5s là gì? Quy trình 5S thực hiện như thế nào trong doanh nghiệp?

Quy tắc 5S là một phương pháp được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp trên toàn cầu và hiện đang được áp dụng phổ biến tại Việt Nam vì khả năng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu lãng phí chi phí. Xuất phát từ Nhật Bản, 5S đã thành công và là một tiền phong trong việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có sự tổ chức trong việc xử lý công việc.

Vậy, 5S là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng hơn về mô hình này và cách thức thực hiện quy trình 5S một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý và sắp xếp môi trường làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đây là hệ thống tổ chức không gian làm việc sao cho sạch sẽ, ngăn nắp và tiện ích để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Quy tắc 5S được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp trên toàn cầu, bao gồm Việt Nam. Phương pháp này được viết tắt từ 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật: Seiri (ngắn gọn), Seiton (Trật tự), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật).

Mỗi chữ S đại diện cho một bước trong quy trình 5S sau:

1. Sàng lọc – Sort: xem xét, phân loại, chọn lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết hoặc không liên quan. Chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết trong không gian làm việc. Đây là bước đầu tiên và cần được thực hiện đều đặn.
2. Sắp xếp – Set in order: sau khi loại bỏ những thứ không cần thiết, tổ chức và sắp xếp các vật dụng sao cho dễ tìm kiếm và tiện lợi khi sử dụng. Đây là bước đòi hỏi sự tuân thủ từ tất cả các cá nhân.
3. Sạch sẽ – Shine: là công việc vệ sinh thường xuyên bị bỏ qua. Mọi người cần thực hiện việc làm sạch, lau chùi và dọn dẹp mọi thứ để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái. Đồng thời, đảm bảo thiết bị và máy móc hoạt động tốt.
4. Tiêu chuẩn hóa – Standardize: để duy trì quy trình 3S liên tục, bước thứ tư này đòi hỏi sự quan tâm và duy trì việc sàn lọc, sắp xếp và làm sạch thường xuyên. Quản lý có thể lên kế hoạch cụ thể, xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc triển khai 3S.
5. Kỷ luật – Sustain: là thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong và tuân thủ quy định tại nơi làm việc để bắt đầu hoạt động kinh doanh của tổ chức và nâng cao năng suất làm việc.

Vì sao phương pháp 5S ngày càng được áp dụng rộng rãi?

Phương pháp 5S trở nên phổ biến vì nó có tính ứng dụng cho mọi ngành nghề và dịch vụ. Với cách thực hiện dễ dàng và mang lại hiệu quả cao, 5S đáp ứng yêu cầu của mọi cá nhân về một môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi phương pháp 5S trở thành một phương pháp phổ biến áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.

Thông thường, người Việt không có thói quen chọn lọc đồ cần thiết và sắp xếp đồ đạc ngăn nắp. Điều này đã tạo ra thói quen không tốt và làm cho không gian sinh hoạt và làm việc trở nên lộn xộn. Phương pháp 5S cũng giúp tối ưu hóa các lợi ích sau đối với doanh nghiệp:

1. Cải thiện môi trường làm việc để trở nên sạch sẽ và tạo ra không gian thoải mái để làm việc.
2. Nâng cao hiệu suất làm việc.
3. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm đồ đạc.
4. Tạo điều kiện cho tất cả nhân viên làm việc trong một môi trường sạch sẽ.
5. Đẩy nhanh quá trình hoạt động trong doanh nghiệp.
6. Tránh lãng phí hàng hóa và trang thiết bị, cùng với việc tạo ra thói quen nề nếp làm việc cho nhân viên.
7. Tạo ra hình ảnh tốt đẹp hơn cho công ty.

Áp dụng 5S tại nơi làm việc góp phần cho các yếu tố PQCDSM:

1. Productivity: giúp cải tiến năng suất.
2. Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm.
3. Cost: Giảm chi phí sản xuất.
4. Delivery: Giao hàng đúng thời điểm.
5. Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên.
6. Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức.

Các công ty hiện nay đang xây dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên việc thực hiện Kaizen 5S là vô cùng cần thiết. 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải thiện môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Các công cụ hỗ trợ quản lý quy trình 5S

Mô hình 5S mang lại lợi ích là cải thiện không gian làm việc sạch sẽ hơn và tăng hiệu quả công việc. Trong quá trình thực hiện 5S, có sự xuất hiện của các công cụ hỗ trợ để triển khai mô hình tốt hơn, bao gồm:

1. Băng đánh dấu sàn: được sử dụng để phô phát, đánh dấu vị trí đặt thiết bị hoặc chỗ cần tránh. Bên cạnh đó, băng này còn có thể được sử dụng trên kệ, bàn làm việc và các bề mặt khác.
2. Nhãn và dấu hiệu: được dùng để truyền tải thông tin cần thiết đến những người khác, cho biết nội dung của ngăn kéo, vị trí của đồ đạc, những vật không nên chạm vào, và có thể sử dụng bảng thông báo với màu sắc và biểu tượng để truyền đạt thông điệp.

Quy trình 5S thực hiện như thế nào?

Phương pháp 5S cần được triển khai ở bất kỳ nơi nào có hoạt động doanh nghiệp hoặc nhà máy để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, tiện ích và tránh lãng phí. Quy trình thực hiện Kaizen 5S được diễn ra như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị

Để triển khai mô hình 5S hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết. Việc quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị là đảm bảo nhân sự có trách nhiệm về 5S, bao gồm trưởng ban, phó ban, thư ký và người chịu trách nhiệm về hình ảnh của doanh nghiệp. Những người này sẽ truyền đạt thông tin đến các phòng ban khác, giám sát, đào tạo và đánh giá quy trình.

Bước 2 – Phát động chương trình 5S

Quy trình 5S cần được mọi nhân viên trong tổ chức hiểu và tham gia thực hiện đúng. Công bố chính sách thông qua hình ảnh và biểu ngữ xuất hiện khắp nơi trong công ty để tiếp cận mọi người dễ dàng hơn. Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm triển khai, có thể mời các chuyên gia để phổ biến cho tất cả nhân viên.

Bước 3 – Vệ sinh khu vực

Tổ chức vệ sinh theo từng nhóm nhân viên cho từng khu vực cụ thể và kiểm tra việc thực hiện của nhau. Tổ chức một ngày vệ sinh tổng thể và tạo điều kiện để mọi người cùng tham gia thi đua. Chỉ có như vậy, không khí mới được tạo ra và truyền tải tinh thần tốt nhất cho mọi người. Đặc biệt, mỗi cá nhân tham gia tự nguyện và có trách nhiệm hơn.

Bước 4 – Sàng lọc những thứ cần thiết

Nếu doanh nghiệp đang gặp vấn đề với quy trình công việc không hiệu quả hoặc không sắp xếp khoa học, 5S sẽ là phương pháp hiệu quả để giải quyết. Để quy trình diễn ra theo cách có hệ thống, mỗi bộ phận nên đánh giá và đưa ra tiêu chí cụ thể để lựa chọn những vật cần thiết và loại bỏ những vật không cần thiết.

Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

5S yêu cầu sự đồng nhất và phối hợp đồng đều. Do đó, khi triển khai, các bộ phận cần phải thống nhất cách thức sắp xếp và đặt vật dụng để mọi người dễ dàng tìm kiếm.

Bước 6 – Đánh giá nội bộ 5S

Các thành viên trong ban chịu trách nhiệm của mô hình 5S sau khi triển khai sẽ đánh giá và ghi nhận lại các vấn đề gặp phải trong quá trình thực hiện. Qua đó, họ sẽ biết điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức và đưa ra giải pháp để khắc phục trong tương lai.

Đối tượng nên áp dụng quy trình 5S

Mô hình 5S có thể được áp dụng trong bất kỳ doanh nghiệp và công ty ở mọi lĩnh vực. Đối với những doanh nghiệp đang gặp vấn đề về hiệu quả công việc, sắp xếp không tổ chức hoặc không đạt được hiệu suất như mong đợi, việc áp dụng mô hình Kaizen để cải thiện là điều cần thiết.

Để áp dụng Kaizen 5S hiệu quả, cần có sự tham gia và phối hợp của cấp quản lý, lãnh đạo và nhân viên. Mô hình này đòi hỏi sự thống nhất từ tất cả các cá nhân trong tổ chức, vì nếu có người không tham gia, sẽ khó kiểm soát và không có sự thống nhất trong quá trình hoạt động.

Trong mô hình này, người điều phối có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của mô hình. Người này sẽ theo dõi các nhiệm vụ được giao, duy trì mô hình và giới thiệu nhân viên mới tham gia. Quan trọng nhất, người tham gia cần làm quen và thay đổi tư duy của mình theo mô hình 5S và xem nó là một thói quen của riêng mình.

Nhân sự đóng vai trò gì trong 5S?

Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong thành công của mô hình 5S. Mô hình này tạo ra một sự tập thể, do đó, tất cả nhân sự đều phải tham gia. Để triển khai một mô hình cho toàn bộ công ty, cần có một nhóm chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá quá trình triển khai để nhận biết những ưu điểm và nhược điểm và đưa ra giải pháp để khắc phục.

Phương pháp 5S chỉ đạt hiệu quả khi mọi người hiểu rõ và tuân thủ quy tắc của nó. Để đảm bảo điều này, doanh nghiệp cần xây dựng chương trình đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên để đảm bảo thực hiện đúng và nâng cao hiệu quả công việc.

Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5S

Để thành công trong việc triển khai bất kỳ mô hình nào, cần dựa vào các yếu tố và nguyên tắc nhất định. Đối với mô hình 5S và Kaizen, có một số yếu tố cần lưu ý để điều chỉnh phù hợp:

Lãnh đạo đồng tình, hỗ trợ

Đối với phương pháp 5S, vai trò của ban lãnh đạo rất quan trọng và ảnh hưởng đến tinh thần tham gia của nhân viên. Sự chấp thuận và hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo là một yếu tố then chốt để phương pháp 5S thành công. Họ cần phải tham gia vào quá trình và tham gia đánh giá quy trình cũng như phản hồi từ nhân viên tham gia.

Tiến hành chương trình đào tạo

Người tham gia cần phải hiểu rõ quy trình mới có thể thực hiện đúng. Doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo nhân viên một cách tốt để thúc đẩy mô hình và tránh gặp khó khăn trong tương lai. Sau khi đào tạo, mỗi cá nhân, mỗi phòng ban sẽ nhận thức và đóng góp ý tưởng để phát triển doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Tự nguyện tham gia

Doanh nghiệp không thể ép buộc nhân viên tham gia nếu họ không tự nguyện. Thay vì áp dụng áp lực, doanh nghiệp nên khuyến khích và khích lệ mọi người cùng tham gia và xây dựng ý thức về mô hình trong họ để áp dụng 5S thành công.

Khi mọi người tham gia tự nguyện với sự hào hứng, sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Điều này cũng giúp tăng sự đoàn kết và tinh thần đồng đội giữa các nhân viên. Khi mọi người có suy nghĩ tích cực về mô hình, họ sẽ tự động thực hiện thông qua hành động và dần dần biến nó thành một thói quen.

Cải tiến mô hình 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Quy trình 5S cần được cải tiến qua từng giai đoạn, phát triển liên tục và không ngừng nghỉ. Đây là một quy trình không bao giờ dư thừa. Với sự tập trung vào con người, 5S đã được áp dụng thành công trong các doanh nghiệp Nhật Bản và dần dần phổ biến ở Việt Nam. Có rất nhiều lợi ích mà 5S mang lại, tạo ra hiệu suất cao trong công việc và tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5S

Mỗi phương pháp có đặc thù riêng, không thể áp dụng một cách giống nhau. Áp dụng quy tắc 5S vào doanh nghiệp một cách cứng nhắc sẽ khó đạt được kết quả thành công. Dưới đây là một số lưu ý dành cho doanh nghiệp khi áp dụng 5S đạt hiệu quả:

1. Hỗ trợ từ lãnh đạo: Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong phương pháp 5S. Sự cam kết và hỗ trợ nhiệt tình từ ban lãnh đạo là một yếu tố quan trọng để 5S thành công. Họ cần tham gia vào quá trình, đánh giá quy trình và ghi nhận phản hồi từ nhân viên tham gia.
2. Gắn kết các phòng ban: 5S đòi hỏi mọi người, mọi bộ phận phải có mối liên kết và gắn kết với nhau. Nhân sự từ một phòng ban có thể chuyển đến một phòng ban khác và dễ dàng hòa nhập.
3. Đào tạo: Chương trình đào tạo cần được cập nhật liên tục theo các thay đổi của doanh nghiệp để nhân viên có thể thích nghi và đáp ứng nhanh chóng, từ đó giảm thiểu sai sót.
4. Đánh giá: Để đo đạc kết quả và đảm bảo hiệu quả, đánh giá hiệu suất làm việc là một bước không thể thiếu. Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá quy trình để biết mình đã đi đến đâu và còn cách nào để tiếp tục phát triển.

Với 5S, một doanh nghiệp có thể cải thiện môi trường và tạo ra văn hóa làm việc hiệu quả, đạt được kết quả tốt hơn. Không có lý do gì mà các doanh nghiệp không áp dụng 5S vào tổ chức của mình. Thông tin trên đã giải đáp về 5S là gì và cách thực hiện 5S hiệu quả trong doanh nghiệp.