Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART

Mục tiêu theo nguyên lý THÔNG MINH giúp bạn thiết lập mục tiêu hiệu quả và thông minh. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt, bạn cần áp dụng đúng và phù hợp với các nguyên lý đặt mục tiêu THÔNG MINH. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về THÔNG MINH cũng như các nguyên lý xác định mục tiêu THÔNG MINH thông qua bài viết dưới đây.

Có thể bạn quan tâm:

• Nguyên lý THÔNG MINH trong lập kế hoạch
• Nguyên lý THÔNG MINH trong quản lý dự án
• Nguyên lý THÔNG MINH trong quản lý thời gian

Mục tiêu theo nguyên lý THÔNG MINH là gì?

Mục tiêu theo nguyên lý THÔNG MINH đã được George T. Doran đề cập đến trong bài viết “Management Review” được xuất bản vào tháng 11 năm 1981. Sau đó, mục tiêu THÔNG MINH được Giáo sư Robert S. Rubin từ Đại học Saint Louis tiếp tục nghiên cứu và công bố trên báo chí. Trong lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker cũng đã đề cập đến tiêu chí THÔNG MINH.

Qua quá trình hình thành và nghiên cứu phát triển, mục tiêu THÔNG MINH vẫn được áp dụng phổ biến và được coi là nguyên lý giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả. Khi áp dụng THÔNG MINH, bạn sẽ thiết lập mục tiêu dựa trên và đảm bảo 5 yếu tố:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường)
• Achievable (khả thi)
• Relevant (liên quan)
• Time-bound (giới hạn thời gian)

Áp dụng nguyên lý THÔNG MINH xác định mục tiêu có thể mang lại giá trị và ý nghĩa trong công việc, phát triển tổ chức, đội nhóm như:

• S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu, tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Giúp bạn đo lường chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu
• A – Khả thi: Giúp bạn thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở nên vô vọng, bất khả thi
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu bạn thực hiện trong bức tranh tổng thể
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn

Để hiểu rõ hơn về nguyên lý đặt mục tiêu THÔNG MINH, bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh

• S – Cụ thể: Tôi muốn phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh tại Trụ sở chính Hà Nội và Chi nhánh Đà Nẵng, Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh
• M – Đo lường: Với ít nhất 10 người nhân viên kinh doanh / Trụ sở, Chi nhánh
• A – Khả thi: Với năng lực tài chính và danh tiếng công ty hiện tại, tôi có thể đạt được mục tiêu phát triển nhân sự kinh doanh như trên
• R – Liên quan: Nhằm giúp phát triển đội ngũ kinh doanh đồng đều trên cả 3 miền đất nước
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt trước ngày 15/3/2022

Ví dụ 2: Tuyển dụng nhân sự

• S – Cụ thể: Tôi muốn tuyển dụng đội ngũ lập trình viên mới cho phòng sản phẩm
• M – Đo lường: Với ít nhất 2 lập trình viên senior và 5 lập trình viên junior
• A – Khả thi: Với quỹ lương cho phòng sản phẩm trong năm 2022, danh tiếng và cơ hội việc làm tại công ty, mục tiêu trên có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp phòng sản phẩm có nguồn lực thực hiện dự án core sản phẩm 2022
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu tuyển dụng cần hoàn thành trước ngày 15/3/2022

Ví dụ 3: Tổ chức hoạt động nội bộ

• S – Cụ thể: Tôi muốn tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ trên quy mô toàn công ty
• M – Đo lường: Với ít nhất 1 sự kiện, hoạt động trong 1 quý
• A – Khả thi: Với năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ truyền thông nội bộ và quỹ ngân sách hoạt động nội bộ hiện nay, mục tiêu này có thể thực hiện được
• R – Liên quan: Nhằm giúp nhân viên có trải nghiệm làm việc tốt hơn tại công ty
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ quý IV-2021

Nguyên lý đặt mục tiêu THÔNG MINH

Nguyên lý THÔNG MINH trong đặt mục tiêu cần được thiết lập một cách rõ ràng. Chỉ có như vậy, việc đặt mục tiêu THÔNG MINH mới đạt được hiệu quả và đúng hướng từ đầu.

Các mục tiêu THÔNG MINH cụ thể – Specific

Bộ câu hỏi 5W có thể giúp bạn cụ thể hóa mục tiêu của mình. 5W bao gồm:

• What: Tôi muốn đạt được điều gì?
• Who: Ai tham gia vào mục tiêu này?
• Where: Mục tiêu này cần thực hiện ở đâu?
• When: Khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu này?
• Why: Tại sao tôi muốn đạt được mục tiêu này?

Mục tiêu nên được hình dung như một điểm rõ ràng, cụ thể và nổi bật trên bản đồ, giúp định hướng hành động cho bạn và nhóm. Bộ câu hỏi 5W ở góc độ này cũng như những dấu mốc quan trọng giúp bạn định vị điểm rõ ràng trên bản đồ đó.

Cụ thể hóa mục tiêu sẽ giúp bạn giảm nguy cơ bị chệch hướng. Bạn không nên đặt mục tiêu với những từ ngữ như: Càng sớm càng tốt, tiết kiệm nhất, tốt nhất… Thay vào đó, mục tiêu cần gắn với những từ ngữ, con số cụ thể, định lượng, đảm bảo chính xác, rõ ràng.

Ví dụ:

• Kết quả tuyển dụng cần đảm bảo đúng hạn ít nhất 95% các vị trí đăng tuyển
• Mục tiêu doanh số kinh doanh cần đạt được trước ngày 31/12/2021
• Tiết kiệm ít nhất 5% chi phí văn phòng năm 2021 so với năm 2020

Các mục tiêu THÔNG MINH có thể đo lường – Measurable

Để đo lường mục tiêu, bạn có thể sử dụng câu hỏi 1H (How much / How many). Câu hỏi bao nhiêu giúp bạn xác định được điểm ngưỡng giới hạn cụ thể mà khi đạt được điểm đó đồng nghĩa với việc mục tiêu được hoàn thành. Một số câu hỏi mà bạn có thể sử dụng để đo lường mục tiêu, chẳng hạn như:

• Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu là bao nhiêu?
• Kết quả công việc cần đạt được ở mức nào?
• Khi nào mục tiêu được xác định hoàn thành?

Khi bạn trả lời được câu hỏi 1H ở trên, mục tiêu THÔNG MINH sẽ được định hình rõ ràng hơn, chẳng hạn như:

• Tôi muốn hoàn thành cự ly đạp xe liên tục 100km
• Tôi muốn đạt thu nhập lớn hơn 500 triệu đồng / năm
• Tôi muốn đạt tổng doanh thu ký hợp đồng mới ở mức ít nhất 10 tỷ đồng / năm

Các con số liên tục 100km, hơn 500 triệu đồng, ít nhất 10 tỷ đồng ở trên đều là những thước đo cụ thể giúp bạn đo lường rõ ràng và biết rằng mình có đang thực sự đạt được mục tiêu như kỳ vọng hay không. Nhìn vào các thước đo này, bạn cũng sẽ lập trình được lộ trình hành động cũng như dự phòng được các tình huống rủi ro, khiến bạn và nhóm không đạt được mục tiêu.

Các mục tiêu THÔNG MINH có thể đạt được – Achievable

Bản chất của mục tiêu là những kỳ vọng vượt trội hơn, tốt hơn so với hiện tại. Thiết lập và hướng tới mục tiêu cũng là tập hợp những nỗ lực cao độ, có tính thử thách. Tuy nhiên, bạn nên phân định rõ một mục tiêu có tính thử thách nhưng khả thi với một mục tiêu quá khó khăn và bất khả thi.

Để đảm bảo mục tiêu có tính thử thách nhưng vẫn khả thi, bạn có thể đặt ra và tìm cách trả lời các câu hỏi như:

• Làm thế nào tôi có thể hoàn thành mục tiêu này?
• Tôi có đủ nguồn lực và khả năng để đạt được mục tiêu không?
• Nếu không đủ nguồn lực thực hiện mục tiêu, tôi đang thiếu gì?

Bạn có thể đánh giá việc thực hiện mục tiêu theo các mức độ trực quan, như:

• Màu đỏ: Mục tiêu rất khó đạt được, bất khả thi
• Màu cam: Mục tiêu có tính thử thách nhưng vẫn có thể đạt được nếu nỗ lực
• Màu xanh: Mục tiêu có thể đạt được một cách dễ dàng

Nguyên lý THÔNG MINH nên được thiết lập trong khoảng màu cam. Trường hợp bạn đặt quá nhiều mục tiêu màu đỏ có thể khiến nhóm nản chí, suy giảm động lực làm việc. Ngược lại, nếu bạn chỉ đặt mục tiêu trong khoảng màu xanh dễ dàng thì nhóm của bạn sẽ khó tiến bộ, kết quả công việc đạt được sẽ không có giá trị cao.

Mục tiêu THÔNG MINH thực tế – Realistic

Thiết lập và thực hiện mục tiêu cần có tầm nhìn xa, rộng mở nhưng cũng phải đảm bảo tính thực tế. Một mục tiêu được thiết lập và thực hiện sẽ cần sau đó là chi phí, nỗ lực, các vấn đề về tài chính, nhân lực. Do đó, bạn hãy đảm bảo rằng mục tiêu đó thực tế, thực sự cần thiết để đạt được. Mặt khác, mục tiêu cần phù hợp với tổng thể các mục tiêu khác và mục tiêu chung cuối cùng mà bạn hay tổ chức muốn đạt được.

Ví dụ:

Mục tiêu lâu dài của công ty là mở rộng thị trường phát triển phần mềm sang Nhật Bản. Vì vậy, mục tiêu thực tế lúc này bạn có thể giao cho phòng nhân sự là:

• Tuyển dụng ít nhất 05 kỹ sư thông thạo tiếng Nhật trong quý I-2022
• Tiến hành đào tạo, thành lập câu lạc bộ tiếng Nhật trong công ty, bắt đầu từ quý IV-2021…

Các mục tiêu cần có tính liên kết, thực tế, tạo tiền đề, động lực để bạn và tổ chức đạt được những mục tiêu, kết quả vượt trội hơn.

Để xác định một mục tiêu có phù hợp hay không, bạn có thể cân nhắc trả lời những câu hỏi sau:

• Điều này có đáng giá không?
• Đây có phải là thời điểm thích hợp thực hiện mục tiêu?
• Mục tiêu có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu, mục tiêu khác của bạn không?
• Bạn có phải là người phù hợp để đạt được mục tiêu này không?
• Mục tiêu có áp dụng, thực hiện được trong bối cảnh hiện tại không?

Mục tiêu THÔNG MINH phải có thời hạn – Time-bound

Thời gian cũng là tiền bạc và quan trọng hơn cả là cơ hội cho tổ chức của bạn. Ví dụ, nếu dự án sản phẩm của bạn được nghiệm thu và đi vào vận hành từ quý IV-2021 sẽ rất khác so với việc trôi sang tận quý II-2022. Thêm thời gian triển khai mục tiêu là tạo ra nỗ lực, chi phí lương thêm và giảm cơ hội cạnh tranh, hợp tác kinh doanh của công ty.

Nhìn rộng ra, mọi mục tiêu đều cần được gắn với một thời hạn cụ thể, rõ ràng. Việc bạn gắn mục tiêu với thời hạn hoàn thành sẽ giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của quản lý và giúp họ có thể tổ chức công việc một cách hợp lý. Mặt khác, thời hạn cần hoàn thành mục tiêu cũng là áp lực đủ, phù hợp để giúp nhân viên duy trì động lực và tập trung trong công việc.

Để đảm bảo gắn yếu tố giới hạn thời gian vào từng mục tiêu một cách phù hợp, bạn có thể trả lời các câu hỏi như:

• Mục tiêu của tôi có thời hạn không?
• Đến khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu của mình?
• Mục tiêu này cần thời gian thực hiện trong bao lâu?

Ví dụ:

Bạn mơ ước hoàn thành mục tiêu đạp xe 100km liên tục. Bạn có thể giới hạn thời gian tập luyện trong 6 tháng và cần thực hiện buổi đạp xe trước ngày 30/6/2022 chẳng hạn. Ngày 30/6 là một điểm thời gian cụ thể, rõ ràng, liên quan đến mục tiêu bạn kỳ vọng đạt được.

Hướng dẫn đặt mục tiêu THÔNG MINH qua 5 bước

Thực tế thiết lập và triển khai mục tiêu rất đa dạng và đòi hỏi nhiều nỗ lực, suy nghĩ của nhà quản lý. Bạn có thể tham khảo các bước để đặt mục tiêu theo nguyên lý THÔNG MINH dưới đây:

Xác định một mục tiêu dài hạn (tầm nhìn)

Mục tiêu dài hạn của một tổ chức thường là tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức đó. Những nguyên tắc THÔNG MINH thiết lập mục tiêu trong ngắn và trung hạn cần đảm bảo tác động, đóng góp để biến tổ chức đạt được mục tiêu dài hạn.

Bạn có thể hình dung mỗi khi đặt mục tiêu theo nguyên lý THÔNG MINH cũng giống như một bậc thang, giúp tổ chức của bạn tiến lên từng bước và đủ sức đạt tới mục tiêu dài hạn như kỳ vọng ban đầu.

Lựa chọn ưu tiên (trong thời điểm hiện tại)

Mong muốn và những mục tiêu mà tổ chức kỳ vọng đạt được có thể rất nhiều. Tuy nhiên, nguồn lực của bất kỳ tổ chức nào cũng có giới hạn. Nguồn lực ở đây bao hàm cả vấn đề về tài chính và con người. Do đó, ở góc độ quản lý, bạn cần dựa trên thực tế doanh nghiệp, ưu tiên lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất với tổ chức để thực hiện trước. Những mục tiêu ít quan trọng hơn hoặc không cấp bách hơn có thể thực hiện sau.

Biến các ưu tiên thành mục tiêu THÔNG MINH

Những ưu tiên phát triển của doanh nghiệp cần được cụ thể hóa thành nguyên tắc THÔNG MINH mục tiêu với 5 tiêu chí: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time-bound (giới hạn thời gian).

Khi đảm bảo việc biến các ưu tiên thành mục tiêu THÔNG MINH, bạn sẽ giúp định hình, cụ thể hóa công việc cần thực hiện, đích đến mà bạn kỳ vọng đạt được. Nhóm của bạn sẽ thực hiện các mục tiêu có kế hoạch rõ ràng, hiệu quả thay vì vấn đề nỗ lực vô ích và không đạt được kỳ vọng.

Chia sẻ mục tiêu THÔNG MINH với toàn nhóm

Khi đã thiết lập được các mục tiêu THÔNG MINH, bạn nên chia sẻ mục tiêu rõ ràng với toàn nhóm. Điều này rất quan trọng để giúp toàn team hiểu rõ mục tiêu là gì, nỗ lực để đạt được điều gì. Nỗ lực đúng hướng sẽ giúp cải thiện tập trung, động lực làm việc và hiệu suất của từng thành viên.

Bên cạnh đó, bạn không chỉ nên chia sẻ về nguyên lý THÔNG MINH trong đặt mục tiêu mà còn nên thu thập ý kiến đóng góp từ các thành viên. Mọi thành viên đều có thể đóng góp ý kiến để giúp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu THÔNG MINH phù hợp thực tế hơn.

Người quản lý không nên áp đặt nguyên tắc THÔNG MINH trong lập mục tiêu cho toàn team. Điều bạn khẳng định là đúng, là phù hợp chưa chắc đã hoàn toàn đúng. Do đó, bạn nên lắng nghe từ các thành viên trong team để thiết lập mục tiêu THÔNG MINH hiệu quả nhất.

Giao mục tiêu cho một chủ sở hữu

Mục tiêu THÔNG MINH cần một người chủ sở hữu, chịu trách nhiệm rõ ràng về việc thực hiện mục tiêu đó. Việc kết nối, huy động nguồn lực để đạt được mục tiêu có thể cần rất nhiều người, nhưng chỉ cần một người duy nhất chịu trách nhiệm và là chủ sở hữu mục tiêu. Nếu bạn để nhiều người cùng chịu trách nhiệm và sở hữu, sẽ dễ dẫn đến việc trách nhiệm không rõ ràng và đẩy trách nhiệm cho nhau trong nhóm.

Thiết lập mục tiêu hiệu quả để định hướng công việc cho team đúng hướng ngay từ đầu sẽ giúp tổ chức của bạn tiết kiệm nguồn lực và tối ưu hóa hiệu quả. Bạn có thể tham khảo và áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu THÔNG MINH để điều chỉnh các mục tiêu cụ thể và rõ ràng hơn.

Nếu bạn muốn nhận thêm thông tin, trao đổi về nguyên tắc đặt mục tiêu THÔNG MINH hoặc cần tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ chuyên gia của GoalF sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn