Hướng dẫn cách sử dụng Track Changes trong Word
Chức năng Theo dõi thay đổi trong Word là một tính năng rất thú vị và hữu ích, giúp bạn theo dõi các thay đổi trên tài liệu. Hãy cùng tìm hiểu về tính năng này để làm việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn đã sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản trong một thời gian dài, bạn có thể đã biết đến chức năng Theo dõi thay đổi chưa. Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả, hãy theo dõi bài viết sau đây. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng công cụ này.
Chức năng Theo dõi thay đổi là gì?
Chức năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) là một tính năng của Word cho phép bạn xem lịch sử chỉnh sửa trên một tài liệu Word. Tất cả các thay đổi như sửa đổi văn bản, thêm bình luận, ghi chú,… đều được lưu lại và hiển thị bằng các ký hiệu có màu sắc khác nhau để dễ phân biệt. Chức năng này hữu ích khi bạn làm việc nhóm trên Word.
Mọi thay đổi sẽ được lưu lại, giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả và không lo mất nội dung gốc. Vậy bây giờ, chúng ta hãy tìm hiểu cách sử dụng chức năng Theo dõi thay đổi trong Word nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách theo dõi thay đổi trong PowerPoint
Cách sử dụng Chức năng Theo dõi thay đổi trong Word
Cách bật Chức năng Theo dõi thay đổi
Để bật Chức năng Theo dõi thay đổi trong Word, bạn vào thẻ Review, sau đó chọn mục Track Changes trong nhóm Tracking. Ở đây, bạn sẽ thấy ba lựa chọn:
For Everyone: Theo dõi tất cả các thay đổi được tạo ra bởi tất cả mọi người trong tài liệu Word này
Just Mine: Theo dõi các thay đổi do chính bạn tạo ra trên tài liệu Word này
Lock Tracking: Tắt chế độ theo dõi thay đổi trên văn bản
Các tính năng chi tiết của Chức năng Theo dõi thay đổi
Thay đổi cài đặt cho Theo dõi thay đổi trong Word
Để thay đổi thiết lập mặc định của Chức năng Theo dõi thay đổi, bạn nhấp vào mũi tên chỉ xuống trong mục Tracking để mở hộp thoại Track Changes Options
Các tùy chọn cơ bản mà bạn có thể chỉnh sửa sẽ hiển thị ở mục Show, trong khi các thiết lập nâng cao sẽ nằm ở Advanced Options:
Nếu bạn nhấp vào Advanced Options, bạn sẽ thấy một hộp thoại cho phép bạn chỉnh sửa màu sắc và cách hiển thị của Theo dõi thay đổi. Sau khi thay đổi, nhớ nhấp vào nút OK để lưu các thiết lập lại.
Thay đổi tên người dùng
Đầu tiên, bạn nhấp vào mũi tên chỉ xuống trong nhóm Tracking thuộc thẻ Review. Tại hộp thoại Track Changes Options, bạn sẽ thấy một lựa chọn ngay phía dưới mục Show là Change User Name (thay đổi tên người dùng):
Lúc này, phần mềm sẽ chuyển đến hộp thoại Word Options. Bạn nhấp vào thẻ General, sau đó chọn mục Personalize your copy of Microsoft Office. Tiếp theo, bạn có thể thay đổi tên trong ô User Name. Cuối cùng, nhấn OK để lưu tên mới.
Sau khi nhấn OK, quay lại hộp thoại Track Changes Options và nhấp OK lần nữa.
Thay đổi kiểu trình bày và các loại Marker hiển thị
Marker chính là các ký hiệu đánh dấu sự thay đổi khi bạn đang dùng chức năng Theo dõi thay đổi trong Word. Bạn có thể thay đổi cách hiển thị Marker ở biểu tượng gần mục Track Changes trong nhóm Tracking. Có 4 tùy chọn:
All Markup: Hiển thị tất cả các chỉnh sửa đã được thực hiện trên tài liệu Word, có màu sắc và ký hiệu đường kẻ khác nhau.
Original: Hiển thị bản gốc ban đầu, chưa có thay đổi nào
Simple Markup: Hiển thị vị trí đã có thay đổi bằng ký hiệu đường kẻ màu đỏ.
No Markup: Ẩn tất cả các ký hiệu đánh dấu vị trí thay đổi, cho bạn biết cách văn bản trông như sau khi thay đổi.
Bạn cũng có thể chọn Show Markup để chọn hoặc bỏ chọn các loại Marker bạn muốn hiển thị. Có các tùy chọn:
Comments: Hiển thị các bình luận từ người chỉnh sửa trong văn bản của bạn.
Insertions and Deletions: Hiển thị các phần đã thêm và đã xóa.
Formatting: Hiển thị các chỉnh sửa về định dạng.
Balloons: Hiển thị các thành phần ở bên phải.
Specific people: Hiển thị tên người đã thực hiện chỉnh sửa
Xem thêm: Hướng dẫn cách ẩn và hiển thị văn bản ẩn trong Word
Xem các thay đổi trong một cửa sổ khác
Bạn có thể chọn Reviewing Pane và chọn Reviewing Pane Vertical (xem dọc) hoặc Reviewing Pane Horizontal (xem ngang) để xem các thay đổi trong một cửa sổ khác:
Lúc này, bạn sẽ thấy các thay đổi trong văn bản hiển thị như trong hai hình ảnh dưới đây:
Áp dụng các hướng dẫn trên, bạn đã sử dụng Chức năng Theo dõi thay đổi trong Word hiệu quả. Tuy nhiên, hãy cũng có những bạn không muốn sử dụng tính năng này và thấy nó phiền toái. Để xóa các ký hiệu Theo dõi thay đổi, tham khảo bài viết sau:
Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa Theo dõi thay đổi trong Word
Kết luận
Hy vọng hướng dẫn trên đã cung cấp cho bạn kiến thức hữu ích về cách sử dụng Chức năng Theo dõi thay đổi trong Word. Nhớ rằng, các thao tác trong bài viết này được thực hiện trên Word trong bộ Office 365. Tuy nhiên, cách áp dụng tương tự trên các phiên bản Word khác, không có sự khác biệt nhiều về giao diện sử dụng.