Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

Tổ chức sự kiện là một khái niệm khá mới mẻ ở Việt Nam, và do đó, có nhiều ý kiến khác nhau về khái niệm này. Để hiểu rõ về “SỰ KIỆN” và nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN”, chúng ta hãy tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.

>>> Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện

>>> 21 bước để giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng

Trước khi tìm hiểu về “Tổ chức sự kiện là gì?”, “Tổ chức sự kiện cần làm những công việc gì?”, hay “Người làm tổ chức sự kiện cần phải có những gì?”, chúng ta cần hiểu “SỰ KIỆN” là gì.

1. Khái niệm về sự kiện

Theo từ điển tiếng Việt, “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng trong đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… Một số người hiểu sự kiện không chỉ là những hoạt động quy mô lớn như trên mà còn bao hàm cả những hoạt động cá nhân và cộng đồng trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,… Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,… Tóm lại, sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm và địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event là những hoạt động Marketing liên quan đến sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Rooftop là gì? Gọi tên 6 ý tưởng kinh doanh Rooftop siêu lời cho khách sạn - nhà hàng

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức và thực hiện các công việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi ý tưởng hình thành cho đến khi sự kiện kết thúc. Tổ chức sự kiện cung cấp các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua hình thức hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm truyền đi thông điệp cho công chúng.

Ở những nước phát triển, tổ chức sự kiện là một ngành nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp đầy đủ và chặt chẽ. Tổ chức sự kiện bao gồm các lĩnh vực rộng như:

– Bussiness event: liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.

– Corporate events: liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: nhằm mục đích gây quỹ.

– Exhibitions: hoạt động triển lãm.

– Trade fairs: tổ chức các hội chợ thương mại.

– Entertainment events: mang tính chất giải trí.

– Concerts/live performances: biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Entrepreneurship là gì?

– Festive events: lễ hội, liên hoan,…

– Government events: sự kiện của cơ quan nhà nước.

– Meetings: gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: buổi hội thảo chuyên đề.

– Workshops: bán hàng.

– Conferences: buổi hội thảo.

– Conventions: buổi hội nghị.

– Social and cultural events: về văn hoá, xã hội.

– Sporting events: trong lĩnh vực thể thao.

– Marketing events: liên quan tới marketing.

– Promotional events: kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại.

– Brand and product launches: liên quan đến thương hiệu và sản phẩm.

3. Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm tạo sự chú ý và quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình nhằm tăng doanh số bán. Một sự kiện thành công sẽ tạo được tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại, một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị và hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

4. Mục đích của tổ chức sự kiện:

Mục đích của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư và tổ chức sự kiện đề ra để đạt được trong quá trình tổ chức sự kiện. Một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

– Hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu.

– Giúp cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu.

– Phát triển những hiệu ứng truyền thông để chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Xì Tố 7 Cây Là Gì? Mẹo Chơi Luôn Thắng tại BK8

5. Quy trình tổ chức sự kiện:

Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những công việc sau:

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện: tìm hiểu về thương hiệu/nhãn hiệu, nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan, hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể, chuẩn bị tổ chức sự kiện và xúc tiến quảng bá.

– Giai đoạn thực hiện sự kiện: tiếp đón và khai mạc sự kiện, điều hành diễn biến chính, phục vụ ăn uống và lưu trú, thực hiện các hoạt động phụ trợ và xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu.

– Kết thúc sự kiện và giai quyết công việc sau sự kiện: xúc tiến và quảng bá sự kiện, quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, quản trị tài chính, chăm sóc khách hàng.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, cần có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố, đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh,…

6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã… Chuyên viên này cần có kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ phù hợp.

7. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

Để có hiệu quả tối ưu từ sự kiện, cần có một kế hoạch và đảm bảo triển khai theo đúng kế hoạch. Cũng cần chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất, lập kế hoạch dự phòng và sử dụng công nghệ hợp lý. Quan trọng nhất, luôn lắng nghe và thấu hiểu khách hàng để đáp ứng mục tiêu của sự kiện.

Back to top button