Trong quá trình hoạt động kinh doanh, không thể tránh khỏi sai sót và rủi ro. Vậy làm thế nào để giảm thiểu mối nguy cơ này? Quy trình kiểm soát là câu trả lời cho vấn đề này. Vậy quy trình kiểm soát là gì? Có những loại thủ tục kiểm soát nội bộ nào phù hợp để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra chính xác và hiệu quả?
I. Quy trình kiểm soát là gì?
– “Quy trình kiểm soát: Là các quy định và thủ tục mà Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị, nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể” (Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 – Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC)
– Mục đích của quy trình kiểm soát là:
Bạn đang xem: Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ
+ Kiểm soát việc thực hiện các chính sách và quy tắc trong nội bộ của công ty. Điều này giúp công ty hoạt động một cách khoa học và có trật tự.
+ Quy trình kiểm soát giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các nguy cơ, rủi ro và nguồn gốc của chúng. Sau đó, kế hoạch khắc phục sẽ được đề ra và giải quyết nhanh chóng.
+ Quy trình kiểm soát ngăn chặn nguy cơ lừa đảo và sai sót do nội bộ doanh nghiệp gây ra.
+ Kiểm soát nội bộ còn đánh giá tính chính xác của các loại báo cáo như báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Điều này giúp hệ thống nội bộ của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hoàn thiện hơn.
Bạn có thể quan tâm đến việc tìm việc làm trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ:
– Nhân viên phân tích dữ liệu và dự báo mua hàng tại Bách Hoá Xanh
– Nhân viên kiểm soát vận hành siêu thị Bách Hoá Xanh
II. Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ
“Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các quy định và các thủ tục kiểm soát được xây dựng và áp dụng bởi đơn vị được kiểm toán, nhằm đảm bảo rằng đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện sự lừa đảo và sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; và để bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản hiệu quả của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.” (Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 – Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC)
Xem thêm : Osu! game là gì? Game dành cho những ai yêu âm nhạc
Một cách dễ hiểu, kiểm soát nội bộ là quá trình xây dựng các chính sách và quy định nhằm giảm thiểu rủi ro, lừa đảo và sai sót trong tổ chức. Từ đó, kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Kiểm soát nội bộ được chia thành hai loại chính, kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Mỗi loại có đặc điểm và mục tiêu riêng.
1. Kiểm soát trực tiếp
– Kiểm soát trực tiếp là loại kiểm soát nhằm thực hiện mục tiêu cụ thể được đề ra trong chi tiết kiểm soát. Đây là những quy chế và thủ tục trực tiếp, rõ ràng. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại thủ tục chính:
+ Thủ tục kiểm soát bảo vệ tài chính và thông tin: có mục tiêu đảm bảo sự an toàn và toàn vẹn của tài sản và thông tin trong doanh nghiệp. Quy trình kiểm soát này bao gồm việc phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin, xác định thông tin của những người không có trách nhiệm, đảm bảo sự an toàn của các cơ sở, thiết bị để bảo vệ tài sản và thông tin, thiết lập quy định kiểm kê hiện vật và lấy xác nhận từ bên thứ ba…
+ Thủ tục kiểm soát quản lý: còn được gọi là kiểm soát độc lập với thực hiện. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc tuân thủ đúng và đủ quy chế và chính sách trong tổ chức. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng nhân viên chấp hành quy tắc không đầy đủ, không trách nhiệm. Quy trình kiểm soát quản lý đưa hoạt động kinh doanh và văn hóa công ty theo thời gian và tạo ra hiệu quả cao.
+ Thủ tục kiểm soát xử lý: các hoạt động kinh tế luôn cần có sự lưu trữ chính xác. Vì vậy, quy trình kiểm soát xử lý đảm bảo các hoạt động được thực hiện chính xác và được lưu trữ theo quy định. Điều này giúp quản lý và thống kê trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
– Vai trò của kiểm soát trực tiếp: quy trình kiểm soát trực tiếp tập trung vào điểm yếu nhất định và đưa ra phương pháp phù hợp để kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó, rủi ro từng thành phần được xác định và giải quyết kịp thời.
2. Kiểm soát tổng quát
– Kiểm soát tổng quát khác với kiểm soát trực tiếp. Quy trình kiểm soát tổng quát được áp dụng đồng thời cho nhiều hệ thống. Trong quá trình này, kiểm soát tổng quát áp dụng cho nhiều hệ thống với các nhiệm vụ khác nhau và sử dụng hệ thống tin học trong kế toán.
– Vai trò của kiểm soát tổng quát: loại quy trình kiểm soát này giúp tiết kiệm chi phí và áp dụng cho toàn bộ hệ thống. Quy trình kiểm soát tổng quát có chính sách và quy tắc cân nhắc phù hợp với toàn bộ công ty.
III. Nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp
Nguyên tắc là một hệ thống các ý tưởng và quan điểm tồn tại trong một giai đoạn nhất định của tổ chức. Nguyên tắc được cân nhắc kỹ lưỡng và phải tuân thủ toàn bộ trong tổ chức. Việc áp dụng nguyên tắc mang lại nhiều lợi ích như định hướng cho sự phát triển của tổ chức, đảm bảo tính thống nhất và ổn định, giúp mọi hoạt động diễn ra chính xác trong doanh nghiệp.
Nguyên tắc được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống và cả trong việc xác định thủ tục kiểm soát. Hãy cùng xem những nguyên tắc này là gì nhé!
1. Nguyên tắc phân công và có trách nhiệm
Xem thêm : Kèo chấp đồng banh là gì? Kinh nghiệm cược kèo chấp đồng banh | sentayho.com.vn
Nguyên tắc phân công và có trách nhiệm đòi hỏi quy định cụ thể đối tượng áp dụng, cách áp dụng và nhiệm vụ phân công một cách rõ ràng. Bởi vì kiểm soát nội bộ nhằm quản lý sự tuân thủ quy định của nhân viên trong tổ chức, quy trình kiểm soát cần phải cụ thể và rõ ràng. Điều này sẽ ngăn chặn sự đẩy trách nhiệm, tranh cãi và các xung đột công việc sau này. Đồng thời, nó giúp nhân viên hiểu và thực hiện các quy định một cách chính xác.
Ngoài ra, phân công nhiệm vụ còn giúp tạo ra sự kiểm soát chéo trong tổ chức. Một nhân viên tạo ra kết quả là những nhân viên khác kiểm tra và ngược lại.
2. Nguyên tắc cấm sự lạm dụng quyền và quyền kiểm soát
Lạm dụng quyền là không được phép trong cấp quản lý cán bộ. Nguyên tắc cấm sự lạm dụng quyền và quyền kiểm soát cấm mối quan hệ gia đình trong cùng một vị trí công việc hoặc giữa những vị trí công việc có liên quan tới nhau. Ví dụ, người bán hàng và quản lý bán hàng không thể là cùng một người, người lên kế hoạch không thể phê duyệt dự án của mình. Đặc biệt, lạm dụng mối quan hệ gia đình giữa nhân viên kế toán và quản lý trực tiếp là cấm. Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp công ty hoạt động công bằng, chính xác và mang lại doanh thu cao hơn.
Xem thêm: Cách quản lý hiệu quả nhân viên bán hàng mà doanh nghiệp cần biết
3. Nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền
Nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền đồng nghĩa với việc phân chia quyền hạn tại các cấp quản lý. Việc phân chia quyền hạn này thường được áp dụng trong việc phê duyệt giới hạn tài chính, tuyển dụng nhân sự và thông tin trong hệ thống công ty. Đơn giản thì, nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền giúp công ty phân chia rõ ràng quyền hạn và giảm thiểu vi phạm vô ý hoặc có chủ ý.
Ví dụ, người quản lý cửa hàng sẽ phê duyệt phiếu nhập kho với giới hạn 100 triệu đồng. Đối với các phiếu nhập kho có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng, giám đốc sẽ là người phê duyệt.
Xem thêm:
– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
– Quy trình kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ
– Chức năng và nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong công ty
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình kiểm soát và các loại thủ tục kiểm soát nội bộ. Nếu bạn thấy nội dung hữu ích, hãy để lại bình luận và chia sẻ cho những người khác biết. Hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo!
