Voicemail là gì? Ưu và nhược điểm của Voicemail Trên Tổng Đài Ảo

Khi gọi tới một doanh nghiệp hoặc tổ chức, không lạ khi bạn được chuyển đến hộp thư thoại và phải chờ đợi hoặc để lại tin nhắn nếu không muốn chờ. Vậy hãy cùng Voip24h tìm hiểu về tính năng hộp thư thoại (voicemail) là gì và đóng vai trò như thế nào trong giao tiếp kinh doanh?

1. Định nghĩa của Hộp thư thoại (Voicemail)

Dù đã ít được sử dụng hơn trong doanh nghiệp ngày nay, hộp thư thoại vẫn đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng và doanh nghiệp. Đây là một tính năng dễ sử dụng, giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh từ các cuộc gọi nhỡ.

Dù việc trả lời cuộc gọi nhỡ bằng tin nhắn có thể hợp lí, việc duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh cũng rất quan trọng. Một tin nhắn văn bản không phải lúc nào cũng hiệu quả. Vì vậy, cần hiểu rõ về tin nhắn thoại – hộp thư thoại.

Hộp thư thoại, hay voicemail, là một hình thức lưu trữ, thay đổi và lưu giữ các tin nhắn đã ghi âm sẵn có cho người dùng từ bất kỳ điện thoại nào. Người dùng có thể tiếp cận hệ thống voicemail thông qua điện thoại cố định, điện thoại di động hoặc từ xa.

Cuộc gọi của người gửi có thể ghi lại và được chuyển tiếp tới hộp thư thoại của người nhận, tương tự như email.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Thot là gì? Ý nghĩa của Thot và nguồn gốc ra đời của Thot
28.1 1024x576 - Tính năng Hộp thư thoại trên Tổng đài ảo
Hiểu rõ về tin nhắn thoại – hộp thư thoại

Hệ thống Hộp thư thoại bao gồm:

  • Tin nhắn thoại.
  • Danh sách phân phối tin nhắn thoại.
  • Gửi fax và nhận fax trong hộp thư thoại.
  • Phản hồi giọng nói tương tác.
  • Mẫu giọng nói có thể truy cập từ mọi nơi trên thế giới bởi bất cứ người dùng nào.

2. Cách hoạt động của Hộp thư thoại

28.2 1024x576 - Tính năng Hộp thư thoại trên Tổng đài ảo
Cách hoạt động của Hộp thư thoại

Khi Người A gọi Người B, nhưng Người B không thể trả lời cuộc gọi.

Cuộc gọi sẽ được chuyển đến hộp thư thoại hoặc máy trả lời tự động của Người B, và sẽ được phát lại khi Người B quay lại và truy cập tin nhắn. Máy trả lời tự động có thể được tùy chỉnh cho từng người dùng hoặc sử dụng chung cho nhiều nhân viên.

Người B có thể truy cập thông tin liên lạc bằng cách nhập mã số nếu có một hệ thống chính xác hoặc được chia sẻ, còn gọi là số hộp thư thoại.

Hệ thống Hộp thư thoại được thiết lập để tự động chuyển cuộc gọi của người gửi sang điện thoại khác thông qua chuyển tiếp cuộc gọi, ưu tiên tin nhắn đến cho người nhận sẵn sàng tương tác và trả lời.

3. Ưu điểm của Tính năng Hộp thư thoại trong giao tiếp kinh doanh

Một hệ thống Hộp thư thoại tốt có thể mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng và doanh nghiệp. Dưới đây là một số ưu điểm của Hộp thư thoại:

28.3 1024x576 - Tính năng Hộp thư thoại trong giao tiếp kinh doanh
Ưu điểm của Tính năng Hộp thư thoại trong giao tiếp kinh doanh

Phục vụ 24/7

Hộp thư thoại giúp doanh nghiệp và nhân viên có thể liên hệ mọi lúc. Dù không thoải mái như giao tiếp trực tiếp, nhưng đó còn tốt hơn là không có cách nào liên hệ với ai.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với nhân viên không sử dụng điện thoại thường xuyên, như nhân viên bán hàng hoặc nhân viên phục vụ khi đi du lịch hoặc trong cuộc họp.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Văn hóa đọc là gì? Cách hình thành văn hóa đọc trong mình

Tính chất lọc cuộc gọi

Nhân viên có thể sử dụng Hộp thư thoại để lọc cuộc gọi. Các cuộc gọi cấp độ ưu tiên cao sẽ được ưu tiên xử lý nhanh chóng, trong khi các vấn đề không quan trọng sẽ được gửi vào hộp thư thoại và xử lý sau.

Tránh cuộc gọi chờ đợi

Đối với nhiều người, bị chặn cuộc gọi là trải nghiệm không dễ chịu. Thông qua Hộp thư thoại, đối tác hoặc khách hàng có thể dễ dàng thông báo vấn đề của họ mà không phải chờ đợi. Người nhận sau đó có thể trả lời khi có thời gian, giảm thiểu thời gian chờ của người gọi.

Tiết kiệm chi phí

Hộp thư thoại giúp tiết kiệm chi phí nhân viên mà vẫn cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng. Một công ty không cần nhiều nhân viên chăm sóc khách hàng, và việc cho phép Hộp thư thoại trả lời cuộc gọi chỉ vào những khung giờ cụ thể trong ngày cũng giúp tiết kiệm tiền trả thêm giờ cho nhân viên.

Ưa thích của nhiều khách hàng

Đối tác và khách hàng có thể để lại tin nhắn thoại để liên hệ vấn đề của mình mà không bị gián đoạn. Khách hàng có thể tập trung vào những vấn đề chính mà không bị phân tâm bởi thông tin không liên quan.

4. Nhược điểm của Tính năng Hộp thư thoại trong giao tiếp kinh doanh

Việc sử dụng Hộp thư thoại cũng có nhược điểm. Dưới đây là một số hạn chế của nó:

Vấn đề bảo mật

Kẻ tấn công có thể lợi dụng tính năng Gửi qua email rác, cuộc gọi, tin nhắn hoặc mạng xã hội để đọc tin nhắn, thu thập thông tin nhận dạng cá nhân và thông tin bí mật của công ty.

Chi phí cao

Liên lạc bằng Hộp thư thoại tốn kém hơn các hình thức gửi thư khác. Do đó, nên chỉ sử dụng cho những thông điệp quan trọng và riêng tư.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Ghost32 Là Gì – Hướng Dẫn Cách Ghost Win 10 Đơn Giản, Dễ Làm

Khác biệt ngôn ngữ

Tính năng này không hiệu quả nếu người gửi và người nhận không cùng nói chung một ngôn ngữ. Người nghe có thể mệt mỏi nghe các tin nhắn và xóa chúng mà không thể hiểu nội dung. Điều này có thể làm bạn bỏ lỡ thông điệp quan trọng.

Khó truy cập

Việc nghe và trả lời tin nhắn Hộp thư thoại thường đòi hỏi ít nhất một cuộc gọi đến nhà cung cấp. Điều này không thể làm một cách kín đáo, đặc biệt tại các địa điểm công cộng như rạp chiếu phim. Trò chuyện trên điện thoại di động được coi là không lịch sự hoặc bị cấm.

Phiền toái cá nhân

Kiểm tra Hộp thư thoại có thể gây bất tiện cho một số người, đặc biệt là những người thích trì hoãn. Họ có thể trì hoãn kiểm tra Hộp thư thoại và thuyết phục bản thân rằng sẽ làm sau.

Một số nhược điểm khác của Hộp thư thoại là:

  • Người dùng có thể thiếu niềm tin vào công nghệ.
  • Nếu người dùng không được đào tạo sử dụng tính năng Hộp thư thoại, điều đó có thể gây khó khăn.
  • Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, tính năng Hộp thư thoại có thể không tiết kiệm chi phí.
  • Một số người không thích không thể giao tiếp trực tiếp với người khác.

Hộp thư thoại là một trong nhiều tính năng của Tổng đài ảo cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tính năng Hộp thư thoại trên Tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Nếu bạn quan tâm vấn đề trên, hãy tìm hiểu thêm về tính năng Hộp thư thoại cho doanh nghiệp của bạn hoặc liên hệ với VOIP 24h để được hỗ trợ.

Back to top button