Nếu bạn thường xuyên sử dụng email, bạn chắc chắn đã quen thuộc với các thuật ngữ POP3, IMAP, Exchange hay SMTP. Tuy nhiên, bạn đã hiểu rõ sự khác nhau giữa hai giao thức này và tác động của chúng lên tài khoản email của bạn chưa? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về POP3, IMAP, Exchange là gì? Ưu và nhược điểm của từng giao thức? Và từ đó, bạn có thể lựa chọn giao thức phù hợp nhất cho việc sử dụng email của mình.

Nếu bạn chỉ sử dụng email thông qua trình duyệt web (Chrome, Firefox…), bạn có thể không cần quan tâm nhiều đến POP3 hay IMAP. Tuy nhiên, nếu bạn là người quản trị Mail Server hoặc sử dụng các ứng dụng email client (Outlook, Thunderbird, Eudora GNUMail, Mail của Windows hay Mail của Mac), bạn sẽ phải cấu hình thông số này khi nhập thông tin tài khoản email.

POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) là hai giao thức nhận email qua môi trường mạng (LAN, WAN, Internet). Cả hai giao thức này đều được sử dụng phổ biến để nhận email mọi lúc, mọi nơi. Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync là các sản phẩm/ giao thức độc quyền của Microsoft, tính năng tương tự IMAP nhưng bổ sung thêm một số tính năng cao cấp hơn (thường được sử dụng trong các doanh nghiệp).

Phân biệt Email Client và Webmail

Khi sử dụng email với các dịch vụ mail như Hotmail, Outlook, Gmail, Yahoo mail,… bạn sẽ truy cập vào các dịch vụ này trên web, tiến hành quản lý, duyệt mail, gửi mail, tất cả các hoạt động này được gọi là Webmail. Còn khi sử dụng các dịch vụ email thông qua các phần mềm cài đặt trên máy tính như Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird… được gọi là Email Client. Ví dụ, khi bạn đăng ký Gmail, bạn sẽ sử dụng trình duyệt như Google Chrome hay Mozilla Firefox để đăng nhập và gửi/nhận email.

Về cơ bản, Email Client và Webmail đều phục vụ mục đích duyệt email, chỉ khác nhau về phương thức truy cập và tiếp cận. Với Webmail, tất cả các hoạt động sẽ thực hiện trên trình duyệt và trực tiếp trên dịch vụ email đó. Còn với Email client, bạn sẽ duyệt mail bằng một phần mềm được cài trên máy tính, thông qua các giao thức kết nối như POP3, IMAP, việc duyệt email trên email client vẫn diễn ra bình thường.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Khắc Phục Lỗi ” Seller Is Not Verified Là Gì Các Bac, Why Is My Seller Center Account Not Live

Tìm hiểu giao thức nhận email POP3

POP3 (Post Office Protocol version 3) là một giao thức tầng ứng dụng, dùng để lấy thư điện tử từ server mail thông qua kết nối TCP/IP. POP3 được sử dụng để kết nối tới server email và tải email xuống máy tính cá nhân thông qua ứng dụng email client như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail…

POP là một giao thức nhận mail có lịch sử lâu đời. Giao thức này ra đời từ khi máy tính còn bị giới hạn về tốc độ và băng thông. Được tạo ra nhằm tải các bản copy của email về máy tính để đọc khi không có kết nối Internet, sau đó xóa các email này từ máy chủ.

Cơ chế hoạt động của POP:

  • Kết nối đến server.
  • Nhận toàn bộ email.
  • Lưu cục bộ như email mới.
  • Xóa email trên server.
  • Ngắt kết nối với server.

Mặc định, port POP3 là:

  • Port 110 – port không mã hóa.
  • Port 995 – SSL/TLS port, còn được gọi là POP3S.

Nhược điểm của POP3:

Mỗi lần nhận email, POP sẽ tải email đó về máy tính (và mặc định xóa email trên server). Điều này khiến bạn không thể sử dụng nhiều thiết bị để quản lý cùng một tài khoản email qua giao thức POP. Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình email client để POP3 không xóa email trên server mà chỉ đánh dấu đã đọc với những email đó.

Ưu điểm của POP3:

  • Mail được lưu cục bộ, tức là luôn có thể truy cập ngay cả khi không có kết nối Internet.
  • Kết nối Internet chỉ dùng để gửi và nhận email.
  • Tiết kiệm không gian lưu trữ trên server.
  • Có thể lưu bản sao email trên server.
  • Hợp nhất nhiều tài khoản email và nhiều server vào một hộp thư đến.

Tìm hiểu giao thức nhận email IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) là giao thức chuẩn Internet được sử dụng bởi các ứng dụng email để truy xuất thư email từ máy chủ thư qua kết nối TCP/IP. IMAP đã được tạo ra từ năm 1986 và vẫn phù hợp với công nghệ hiện đại. Ý tưởng của IMAP là thay vì người dùng phải ràng buộc vào một email client cụ thể, họ có thể kiểm tra mail trực tiếp trên Internet từ bất kỳ thiết bị, ứng dụng nào.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   WOL là gì? Tìm hiểu về tính năng Wake On LAN

Cơ chế hoạt động của IMAP:

  • Kết nối đến server.
  • Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ (chẳng hạn như danh sách mail mới, tổng kết tin nhắn hay nội dung của các email được chọn)
  • Xử lý yêu cầu từ người dùng, ví dụ như đánh dấu email là đã đọc hay xóa…
  • Ngắt kết nối với server.

Mặc định, port IMAP là:

  • Port 143 – port không mã hóa.
  • Port 993 – SSL/TLS port, còn được gọi là IMAPS.

Nhược điểm của IMAP:

Vì IMAP lưu các email trên mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi nhà cung cấp dịch vụ mail. Nếu bạn có một lượng lớn email cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi/nhận mail khi hòm thư đầy. Nhiều người giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một bản sao copy của các email đó thông qua mail client, sau đó xóa email gốc trên server. Nếu sử dụng Gmail theo tên miền và vượt quá giới hạn dung lượng mặc định là 15GB/tài khoản, bạn có thể mua thêm dung lượng tài khoản với giá từ 700k / năm.

Ngoài ra, để sử dụng IMAP, bạn cần phải có kết nối Internet để truy cập email (IMAP chỉ kéo về tiêu đề email, nội dung email vẫn được giữ trên server).

Ưu điểm của IMAP:

  • Mail được lưu trên server, tức có thể truy cập từ nhiều địa điểm.
  • Xem nhanh hơn khi chỉ có tiêu đề email được tải về cho đến khi nội dung email được yêu cầu.
  • Email được sao lưu tự động trên server.
  • Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ.
  • Vẫn cho phép lưu email cục bộ (nếu bạn cấu hình).

Tìm hiểu giao thức Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync

Microsoft đã phát triển MAPI (Messaging API) sau khi IMAP và POP được sử dụng. MAPI là một giao thức cho phép các ứng dụng và email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng tương tự IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hoặc ứng dụng. Tính năng này được gọi là “Exchange ActiveSync”.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   HR Admin Là Gì? Công Việc HR Administrator & Những Kỹ Năng Thiết Yếu

Tùy thuộc vào loại thiết bị hoặc chương trình mà bạn sử dụng, công nghệ này có thể được gọi là Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync, nhưng chúng đều có ý tưởng tương tự như IMAP.

Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft, chỉ những công ty sở hữu Exchange Mail server hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng Exchange. Tuy nhiên, nhiều email client và cả trình duyệt mail mặc định trên Android và iPhone cũng hỗ trợ Exchange ActiveSync. Người dùng Hotmail có thể sử dụng kiểu duyệt email cơ bản giống IMAP, mặc dù Hotmail không hỗ trợ IMAP.

Giao thức nào là tốt nhất? Chọn POP3 hay IMAP?

Nhiều yếu tố cần xem xét để quyết định giao thức mail phù hợp như POP3, IMAP hoặc Exchange. Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn đưa ra quyết định:

Chọn POP3 nếu:

  • Bạn chỉ muốn truy cập email từ một thiết bị.
  • Bạn cần truy cập email thường xuyên dù không có kết nối Internet.
  • Bạn quan tâm đến không gian lưu trữ trên server.

Chọn IMAP nếu:

  • Bạn muốn truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau.
  • Bạn có kết nối Internet thường xuyên và đáng tin cậy.
  • Bạn muốn nhanh chóng xem email mới hoặc email trên server.
  • Bạn quan tâm đến không gian lưu trữ cục bộ.
  • Bạn lo lắng về việc mất dữ liệu do hỏng hóc trên các thiết bị cục bộ.

Trên đây là một số thông tin để phân biệt các giao thức nhận mail như POP3, IMAP hay Exchange. Hy vọng với những thông tin này, bạn có thể lựa chọn giao thức và cách thức sử dụng email phù hợp với nhu cầu và thiết bị của bạn. Nếu bạn cần tài khoản email doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với MGA.vn để được tư vấn và tạo tài khoản email doanh nghiệp.

Back to top button