Scan là gì? Công dụng của scan và cách để scan được ảnh và giấy tờ

Hiện nay, chúng ta đang dần chuyển sang sử dụng dữ liệu số nhiều hơn, và để biến tài liệu giấy thành dạng số, chúng ta cần sử dụng công nghệ scan. Vậy scan là gì? Bản scan là gì? Scan có tác dụng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để khám phá cách để scan ảnh và giấy tờ!

Scan là quá trình chuyển đổi dữ liệu trên các loại giấy tờ, tài liệu (như sách, văn bản, tạp chí…) hoặc hình ảnh trên giấy thành hình ảnh và dữ liệu, sau đó lưu trữ dưới dạng file trên máy tính hoặc điện thoại. Scan hoạt động ngược với photocopy. Photocopy chuyển đổi bản mềm thành bản cứng, trong khi scan chuyển đổi bản cứng thành bản mềm, giúp việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Máy Scan hoạt động tương tự như máy Photocopy, là một thiết bị sử dụng điện để thu thập hình ảnh điện tử từ một mặt giấy bằng cách đo cường độ sáng phản xạ và chuyển đổi thành dữ liệu số, và sau đó lưu trữ thành file trên máy tính hoặc điện thoại.

Scan ảnh và giấy tờ là gì?

Để hiểu rõ hơn về scan và các loại scan khác nhau, hãy cùng khám phá scan ảnh là gì, scan giấy tờ là gì và scan tài liệu là gì!

Scan ảnh và giấy tờ là quá trình chuyển đổi các tấm ảnh, tài liệu (như sách, văn bản, hợp đồng…) thành các file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi, tìm kiếm và lưu trữ mãi mãi. Việc scan giúp tránh tình trạng hỏng, mất mát, phai màu, rách, đặc biệt là scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động lâu năm, số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng tăng, và một số giấy tờ quan trọng có nguy cơ bị thất lạc hoặc hư hỏng. Vì vậy, scan tài liệu là cách tốt nhất để giảm thiểu các rủi ro này. Scan tài liệu cũng giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp, giúp việc tìm kiếm và quản lý tài liệu dễ dàng. Ngoài ra, việc scan cũng hữu ích khi chúng ta cần “làm việc từ xa” trong thời gian dịch bệnh này.

Sau khi đã scan các tài liệu, chúng ta sẽ có file scan. Vậy file scan là gì? Sau khi hoàn tất quá trình scan, chúng ta sẽ có một file scan được lưu trữ trên máy tính có kết nối với máy scan. File scan thông thường có định dạng là PDF hoặc có thể là các định dạng khác tùy thuộc vào sự lựa chọn của người thực hiện scan. Việc lưu trữ dưới dạng file trên máy tính mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên của họ.

Tác dụng của Scan

Từ những phân tích trên, chúng ta đã hiểu rõ scan là gì? Từ đó, chúng ta cũng có thể nhận ra những tác dụng của scan. Scan mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Thứ nhất, lưu trữ tài liệu quan trọng

Trong thời gian dài, doanh nghiệp sẽ dành một không gian lớn để lưu trữ các tài liệu, nhưng phương pháp truyền thống này thường dẫn đến tình trạng tài liệu bị thất lạc, đặc biệt là tài liệu cũ. Do đó, scan tài liệu để số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy tính là một lựa chọn phổ biến của các chủ doanh nghiệp.

Thứ hai, bảo mật thông tin

Sau khi scan tài liệu hoặc ảnh, chúng ta có thể xác định mã truy cập để bảo mật tài liệu. Chỉ có những người được cấp quyền mới có thể xem được tài liệu.

Thứ ba, tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng

Việc chuyển đổi các tài liệu từ bản cứng sang dạng file mềm trong máy tính giúp việc sắp xếp thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Ngoài ra, sau khi scan tài liệu, chúng ta có thể chia sẻ qua email, cloud hoặc các ứng dụng khác, giúp dễ dàng truy cập tài liệu và thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần có mặt tại công ty.

Thứ tư, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Phương pháp lưu trữ truyền thống tốn rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu. Khi đã scan, tài liệu sẽ được lưu trữ linh hoạt hơn, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào những công việc quan trọng khác.

Cách thức scan

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

Sau khi kết nối máy tính với máy scan, hãy mở nắp máy scan và đặt tài liệu hay ảnh cần scan lên mặt kính theo vị trí đã được đánh dấu trên máy.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Mở phần mềm scan và điều chỉnh các thiết lập scan tài liệu theo mong muốn (màu hoặc đen trắng, kích thước bản scan…). Sau đó, nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.

Sau khi hoàn tất quá trình scan, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như xoay ảnh. Bạn cũng có thể lưu tài liệu theo định dạng file mà bạn mong muốn hoặc sử dụng định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi hoàn tất quá trình scan tài liệu, bạn có thể sử dụng các chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi file thành file PDF hoặc ghép các file lại thành một tài liệu đa trang. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hình ảnh như độ sáng, độ nét, độ tương phản…

Qua bài viết trên, chúng ta hiểu rõ scan là gì, tác dụng của scan và cách thức scan tài liệu hoặc ảnh. Chúc bạn thành công!