Khái niệm của 5S
5S là một phương pháp quản lý và sắp xếp môi trường làm việc. Tên gọi 5S được viết tắt từ 5 từ tiếng Nhật, bao gồm Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng).
Bạn đang xem: Kiến thức cơ bản về 5S
+ Sàng lọc: Xem xét, phân loại, chọn lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết trong nơi làm việc.
+ Sắp xếp: Tổ chức và sắp xếp các vật dụng sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, và dễ trả lại. Các vật phẩm cần được đặt đúng vị trí để sử dụng tiện lợi.
+ Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, lau chùi, và dọn dẹp những thứ gây bẩn trong nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu nguy cơ và nâng cao độ chính xác của các thiết bị máy móc bằng cách tránh bụi bẩn.
+ Săn sóc: Tiếp tục duy trì và thực hiện các tiêu chuẩn 3S trên một cách liên tục. Đây là nền tảng để phát triển thành 5S.
+ Sẵn sàng: Rèn luyện và tạo ra thói quen tự giác, duy trì kỷ luật và tác phong công việc. 5S cũng yêu cầu tuân thủ chặt chẽ các quy định trong nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
5S là một phương pháp có hệ thống nhằm:
+ Tổ chức và bố trí khu vực làm việc một cách hợp lý.
+ Duy trì vệ sinh trong nơi làm việc.
+ Thực hiện công việc theo các nguyên tắc và tiêu chuẩn.
Các nguyên tắc thực hiện 5S:
+ Giảm thiểu lãng phí (sản xuất quá mức cần thiết, sản xuất thừa, tồn kho, chờ đợi, vận chuyển, thao tác, và sai lỗi).
+ Sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức.
– Tại sao được gọi là 5S
SEIRI
Xem thêm : Số phận là gì? Số phận con người là gì? Có được định sẵn?
SÀNG LỌC
Sàng lọc những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng trong nơi làm việc.
SEITON
SẮP XẾP
Sắp xếp những thứ cần thiết để sử dụng một cách thuận tiện.
SEISO
SẠCH SẼ
– Giữ vệ sinh và trật tự để không có bụi bẩn.
– Thu gom rác vào đúng nơi quy định; Dọn dẹp sản phẩm dở dang; Vệ sinh sạch sẽ các sản phẩm hoàn thành; Lau chùi và bảo dưỡng máy móc.
– Kiểm tra để đảm bảo mọi thứ đặt ở đúng vị trí và trong tình trạng tốt.
SEIKETSU
SĂN SÓC
– Duy trì mức độ vệ sinh cao và áp dụng hiệu quả các nguyên tắc 3S.
– Lặp lại vòng 3S.
SHITSUKE
SẴN SÀNG
– Giáo dục mọi người tự giác duy trì vệ sinh (Hình thành thói quen; Duy trì và tuyên truyền thói quen tốt – thảo luận giữa nhân viên).
Xem thêm : Heat pump là gì ?
Các bước thực hiện 5S:
Bước 1: Chuẩn bị (Lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S; Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S; Xác định phạm vi ứng dụng 5S; Đồ họa hoá hoạt động 5S; Chỉ định người phụ trách 5S; Đào tạo nhân viên về 5S).
Bước 2: Thông báo chính thức từ lãnh đạo (Lãnh đạo cao nhất thông báo chính thức về việc thực hiện chương trình 5S; Lãnh đạo cao nhất trình bày mục tiêu của 5S đến toàn bộ nhân viên; Công bố sơ đồ 5S và phân chia khu vực để phân công trách nhiệm cho từng nhóm; Lên kế hoạch sử dụng các phương tiện tuyên truyền, gồm biển hiệu, áp phích, tờ rơi, và thông tin trên báo chí; Thiết lập chương trình đào tạo nội bộ).
Bước 3: Tổng vệ sinh (Lên lịch tổng vệ sinh; Chia khu vực và phân công nhóm trách nhiệm; Cung cấp đầy đủ dụng cụ và thiết bị cần thiết; Thực hiện tổng vệ sinh trong toàn công ty; Sàng lọc những thứ không cần thiết).
Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri (Xem xét nơi làm việc cùng với đồng nghiệp; Phát hiện và nhận biết các vật phẩm không cần thiết và loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng….)
Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày (Seiri: Loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết, tối ưu hóa không gian làm việc; Seiton: Cải tiến vị trí và phương pháp lưu trữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, lấy và trả; Seiso: Lập lịch vệ sinh định kỳ để tạo ra môi trường thoải mái).
Bước 6: Đánh giá định kỳ (Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S; Phát động cuộc thi giữa các phòng ban; Thưởng cho cá nhân và nhóm hoạt động tốt; Tổ chức tham quan các đơn vị khác để xem thực hiện 5S)
Lợi ích của việc áp dụng 5S trong công việc quản lý hành chính:
1. Tạo môi trường làm việc thoải mái và sạch sẽ, giúp cải thiện sức khỏe cho tất cả cán bộ công nhân viên.
2. Tạo ấn tượng tích cực khi đến giao dịch và liên hệ công việc.
3. Lợi ích trong công việc: Tạo ra sự ngăn nắp tại từng vị trí làm việc, tiết kiệm thời gian làm việc, luôn sẵn sàng cho công việc, giảm thiểu sai sót trong công việc, khuyến khích sáng tạo của cán bộ công nhân viên.
4. Tăng hiệu suất lao động: Quy định sắp xếp hồ sơ và tài liệu giúp vị trí biết công việc chưa giải quyết, đang giải quyết và đã giải quyết.
5. Lợi ích trong công việc văn thư lưu trữ: Sắp xếp hợp lý theo lĩnh vực, mức độ quan trọng hoặc thời gian lưu trữ… để biết khi nào loại bỏ, tài liệu nào cần lưu trữ.
6. Tạo kỷ luật cho toàn bộ cán bộ công nhân viên.
7. Giảm sự suy giảm của công cụ, máy móc phục vụ công việc và hạ tầng văn phòng làm việc.
8. Đảm bảo an toàn trong nơi làm việc và giảm thiểu sự cố.
Nguồn: Trung tâm Phát triển Kỹ năng Hải Phòng
