Quản lý vận hành là gì? 5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs, Startup), việc quản lý vận hành đóng vai trò rất quan trọng trong việc hình thành và chuẩn hóa quy trình làm việc. Chỉ khi có quy trình và quản trị rõ ràng, nội bộ, tổ chức mới có thể hoạt động ổn định và nâng cao hiệu suất. Tuy nhiên, việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp lại tốn rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời đòi hỏi kiến thức và kỹ năng của lãnh đạo. Nếu không cẩn thận, mọi nỗ lực có thể bị lãng phí.

Vậy làm sao để thiết kế một quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách dễ dàng và thuận lợi? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về 5 bước để xây dựng một quy trình hiệu quả. Hãy cùng SOM tìm hiểu nhé!

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành doanh nghiệp có thể hiểu là việc thiết kế, thực thi và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức. Công việc này bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, quy trình hóa, triển khai và giám sát với mục tiêu:

Đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách đúng cách và hiệu quả.
Tối ưu hóa tài nguyên và tăng hiệu suất.
Có khả năng dự đoán tương lai và xây dựng kế hoạch chính xác.
Dễ dàng kiểm soát rủi ro và điều chỉnh kịp thời.

Quy trình vận hành doanh nghiệp là hệ thống các bước, quy tắc và tiêu chuẩn mà nhân sự các phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức cần tuân thủ. Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động và tính chất dự án, cách để vận hành doanh nghiệp có thể khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều nhằm hướng tới lợi ích cho tổ chức như:

Xác định rõ ràng nội dung, khối lượng và thứ tự công việc.
Rút ngắn thời gian hoạt động và tăng năng suất.
Giảm thiểu rủi ro và cải tiến quá trình vận hành.
Tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý vấn đề.
Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Tăng tốc phát triển và có những bước đột phá hiệu quả.

Có Thể Bạn Quan Tâm : Tổng hợp về game payday là gì | Sen Tây Hồ

5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp một cách dễ dàng, bạn có thể tuân thủ 5 bước sau:

Bước 1: DESIGN (Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp)

Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Trước tiên, bạn cần xác định quy trình vận hành doanh nghiệp bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

Để làm gì?
Áp dụng cho ai và trong phòng ban nào?
Sử dụng trong công việc hoặc dự án nào?
Mục tiêu và kết quả mong muốn là gì?

Chuẩn hóa quy trình thành văn bản mô tả

Để dễ dàng đào tạo nhân viên triển khai quy trình, bạn cần trình bày quy trình một cách rõ ràng và chi tiết dưới dạng mô tả văn bản. Đối với các bản mô tả quy trình hiện tại, bạn có thể áp dụng mô hình 5W-1H-5M:

Mô hình 5W-1H để xác định các yếu tố quy trình:

Why: Lý do xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.
What: Nội dung công việc và các bước thực hiện.
Where: Nơi triển khai quy trình.
When: Thời gian triển khai, các mốc quan trọng, thời gian kết thúc.
Who: Người chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ, người kiểm duyệt cuối cùng.
How: Cách thức hoạt động, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu liên quan.

Mô hình 5M để xác định nguồn lực:

Man (Người): Nhân sự cần có trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng như thế nào.
Money (Tài chính): Chi phí thực hiện quy trình.
Material (Nguyên vật liệu): Nguyên vật liệu cần có hoặc nhà cung cấp là ai.
Machine (Máy móc): Máy móc, công nghệ hỗ trợ quy trình.
Method (Phương pháp): Phương pháp thực hiện quy trình.

Có Thể Bạn Quan Tâm : Quan hệ tình dục là gì? Quan hệ tình dục khi nào phạm luật?

Kiểm soát quy trình

Trong quá trình triển khai, bạn cần theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo hiệu quả quy trình vận hành doanh nghiệp. Bạn cần xác định:

Người chịu trách nhiệm kiểm tra.
Các yếu tố cần kiểm soát, tiêu chuẩn đánh giá, vấn đề quan trọng.
Tần suất kiểm tra.
Phương pháp kiểm tra (công cụ, đơn vị đo lường).

Hoàn thiện thành văn bản

Sau khi bạn có danh sách đầy đủ công việc, cách triển khai, phương pháp kiểm soát và nguồn lực, bạn cần tổng hợp và trình bày tất cả trong văn bản hoàn chỉnh. Những bản mô tả này sẽ trở thành tài liệu hướng dẫn cho nhân sự và đảm bảo tất cả tuân thủ quy trình một cách dễ dàng và hiệu quả.

Bước 2: MODELLING (Mô hình hóa quy trình)

Để công việc theo dõi và hiểu rõ quy trình, bước mô hình hóa là quan trọng, giúp biểu thị quy trình một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn. Mô hình quy trình phổ biến có thể áp dụng là Flowchart (sơ đồ/lưu đồ).

Flowchart giúp doanh nghiệp biểu thị các bước công việc một cách trực quan, làm rõ các giai đoạn quan trọng, nhấn mạnh các điều kiện thay đổi.

Bước 3: EXECUTION (Thực thi quy trình vận hành doanh nghiệp)

Sau khi hoàn thành bước xây dựng, tổ chức bắt đầu áp dụng quy trình vào công việc theo kế hoạch đã đề ra. Các nhân sự có thể lưu trữ tài liệu, thực hiện theo thời gian và đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, đánh giá đồng thời tối ưu quy trình.

Trong thời đại công nghệ số, nhiều công ty sử dụng các nền tảng quản trị để quản lý vận hành hiệu quả: Base, Trello, Chatwork, Airtable… Các hệ thống này giúp lãnh đạo theo dõi công việc một cách trực quan với số liệu thống kê cho từng bước trong quy trình. Trên cơ sở đó, nhà quản lý có thể theo dõi, đánh giá và cải thiện từng bước trong bước tiếp theo.

Bước 4: MONITORING (Theo dõi quy trình và đánh giá hiệu quả)

Bước này rất quan trọng để tổ chức đánh giá từng bước và toàn bộ hệ thống quy trình vận hành doanh nghiệp, bao gồm:

Thời gian xử lý.
Chi phí sử dụng (so sánh thu-chi, lợi nhuận, ngân sách được điều chỉnh do sai sót…).
Chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra.

Có Thể Bạn Quan Tâm : Prenup là gì? một cách giải thích dễ hiểu nhất.

Từ đó, lãnh đạo có thể biết quy trình hiện tại đã tốt chưa, có những điểm chặn nào, mô hình và thực tế có khớp nhau không… để cải thiện vận hành.

Bước 5: OPTIMIZATION (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Dựa vào kết quả đánh giá ở bước 4, lãnh đạo sẽ điều chỉnh hoặc loại bỏ các bước, yếu tố trong bước 1 để hoàn thiện quy trình. Bạn cần phân tích đa chiều và cẩn thận để xác định các điểm không hợp lý, đưa ra dự đoán các nguy cơ, tìm kiếm cơ hội cải thiện quy trình.

Lưu ý rằng 5 bước trên không cố định, tổ chức có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với dự án, nguồn lực và công ty của mình.

Khóa học EMBA đào tạo cách vận hành doanh nghiệp nhỏ và vừa

Để biết cách điều chỉnh quy trình cho phù hợp với doanh nghiệp, vai trò của lãnh đạo là quan trọng. Họ sẽ là người đánh giá cuối cùng, phân tích các đề xuất từ cấp dưới và đưa ra giải pháp cải thiện quy trình.

Để thực hiện công việc này dễ dàng và thuận lợi hơn, nhà quản lý cần có:

Kiến thức đa ngành để đưa ra phương án cho quy trình của mọi phòng ban.
Kỹ năng giải quyết vấn đề, ra quyết định và các kỹ năng lãnh đạo khác để dẫn dắt tổ chức vượt qua mọi thách thức.
Kinh nghiệm sâu rộng để nhanh chóng tìm ra phương pháp phù hợp, dựa trên những bài học quá khứ hoặc nguồn kinh nghiệm trong lĩnh vực.

Và tất cả những điều trên đã được tích hợp vào khóa học Đối tác quản lý doanh nghiệp EMBA tại SOM-AIT. Khóa học này giúp học viên hoàn thiện kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm quản lý vận hành doanh nghiệp, tối ưu quy trình vận hành theo 5 bước trên cho tổ chức của mình.

Để được tư vấn về khóa học EMBA, vui lòng để lại thông tin của bạn trong form bên dưới. Chúng tôi sẽ sắp xếp đội ngũ liên hệ để giải đáp ngay nhé.