Viện Quản lý dự án ATOHA (Học Online, Offline, In-house)

Định mệnh dự án là gì? Mọi dự án đều cần các tài liệu quan trọng để hỗ trợ quá trình làm việc, vì vậy, việc có Điều Lệ Dự Án là vô cùng quan trọng. Nếu bạn đang giữ các vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, đảm nhiệm vai trò thực hiện các dự án, thì chắc chắn bạn không xa lạ với thuật ngữ này.

Định mệnh dự án là gì

Định mệnh dự án – Hiến chương dự án

Định mệnh dự án là gì? Điều lệ dự án là gì? Hiến chương dự án là gì?

Định mệnh dự án là gì? Nó còn được gọi là bản tuyên ngôn dự án, hay có thể gọi là giấy khai sinh dự án. Thậm chí còn có một số tên khác như “Tài liệu mô tả dự án”, là tài liệu quan trọng nhất khi bắt đầu dự án. Tài liệu này có nhiệm vụ xác nhận sự tồn tại của một dự án, giống như “giấy khai sinh”, đánh dấu sự ra đời của dự án.

Định mệnh dự án (còn được gọi là Hiến chương dự án hoặc Điều lệ dự án) là một tài liệu được người khởi xướng dự án (người khởi xướng dự án) hoặc nhà tài trợ (nhà tài trợ) ban hành chính thức để chấp thuận sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho giám đốc dự án (người quản lý dự án) quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức cho các hoạt động của dự án.

Ở một số doanh nghiệp ở Việt Nam, Định mệnh dự án có thể được gọi là Hiến chương dự án, hoặc Điều lệ dự án, hoặc Tờ trình, hoặc Tờ trình chủ trương, hoặc Báo cáo khả thi, … Dù có tên gọi gì đi nữa thì Định mệnh dự án phải thể hiện được hai yếu tố cốt lõi là (1) xác nhận có một dự án tồn tại và (2) trao quyền cho giám đốc dự án để dẫn dắt dự án đó.

Điều kiện cho Định mệnh dự án có hiệu lực?

Một dự án có hiệu lực khi nhà tài trợ/ủy quyền ký vào tài liệu Định mệnh dự án này.

Xem thêm: Vai trò của Nhà tài trợ/ Người khởi xướng dự án

Người soạn thảo Định mệnh dự án là ai?

Thông thường, để soạn thảo tài liệu Định mệnh dự án này, Giám đốc dự án hoặc quản lý cấp cao, Nhà tài trợ, Người khởi xướng sẽ phải họp để tạo ra một tài liệu cuối cùng để chuyển cho nhà tài trợ hoặc khách hàng ký để khởi động dự án.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Tên tiếng Anh của Công an nhân dân các Tỉnh, thành phố

Định mệnh dự án (Điều lệ dự án) nên được soạn thảo bởi giám đốc dự án. Nếu có thể, một giám đốc dự án nên được xác định và phân công sớm, tốt nhất là trong quá trình soạn thảo Định mệnh dự án và luôn luôn trước khi bắt đầu lập kế hoạch. Định mệnh dự án có thể được phát triển bởi nhà tài trợ hoặc giám đốc dự án phối hợp với đơn vị khởi xướng. Sự hợp tác này cho phép giám đốc dự án hiểu rõ hơn về mục đích, mục tiêu và lợi ích dự kiến của dự án. Sự hiểu biết này sẽ giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động của dự án. Định mệnh dự án cung cấp quyền cho giám đốc dự án để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể xác định được giám đốc dự án lúc khởi xướng dự án. Nếu chưa xác định được giám đốc dự án trong quá trình khởi tạo dự án, người khởi xướng dự án và/hoặc nhà tài trợ sẽ soạn thảo Định mệnh dự án. Sau khi Định mệnh dự án được duyệt, quyền được trao cho giám đốc dự án (được chỉ định từ trong nội bộ công ty hoặc thuê tuyển mới từ bên ngoài) để triển khai dự án.

Trưởng dự án sẽ là người soạn thảo Project Charter

Trưởng dự án sẽ là người soạn thảo Định mệnh dự án

Nội dung của Định mệnh dự án là gì?

Nội dung của Định mệnh dự án là gì? Đó là nội dung để ghi lại thông tin quan trọng nhất về dự án và về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà dự án định đạt, như:

  • Mục tiêu của dự án
  • Mục tiêu của dự án có thể đo lường và các tiêu chí thành công liên quan
  • Yêu cầu tổng thể
  • Mô tả tổng thể, phạm vi và sản phẩm chính của dự án
  • Rủi ro tổng thể của dự án
  • Tóm tắt các cột mốc tiến độ
  • Nguồn tài chính được phê duyệt trước
  • Danh sách các bên liên quan chính
  • Yêu cầu phê duyệt dự án (nghĩa là, cái gì tạo nên thành công của dự án, ai quyết định sự thành công của dự án và ai ký vào dự án)
  • Tiêu chí thoát khỏi dự án (nghĩa là, các điều kiện cần đáp ứng để đóng hoặc hủy dự án hoặc giai đoạn)
  • Giám đốc dự án được giao nhiệm vụ và quyền lực
  • Tên và quyền của nhà tài trợ hoặc người được ủy quyền ban hành Định mệnh dự án.

Ở mức độ cao, Định mệnh dự án đảm bảo mọi người liên quan hiểu về các sản phẩm chính, các mốc quan trọng và vai trò và trách nhiệm của mọi người tham gia dự án.

Vai trò của Định mệnh dự án là gì?

Định mệnh dự án sẽ chứa các thông tin tổng quan, tóm tắt về dự án. Nó sẽ đi từ tổng quan đến tổng thể. Vì vậy, việc làm Định mệnh dự án là điều cần thiết để dự án có thể được triển khai.

Có Thể Bạn Quan Tâm :  

Khi đã xây dựng Định mệnh dự án, bạn sẽ dễ dàng triển khai các bước tiếp theo, bao gồm: quản lý yêu cầu dự án, quản lý phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý chi phí, …

Một bản rút gọn của Định mệnh dự án không thể thiếu các nội dung cấp cao sau: phạm vi tổng thể của dự án, ngân sách tổng dự án, các mốc tiến độ của dự án, các yêu cầu kỹ thuật, …

Thông thường, một bản rút gọn của Định mệnh dự án không vượt quá 2 trang A4 sẽ chứa đủ thông tin cần thiết.

Định mệnh dự án tạo mối quan hệ đối tác giữa tổ chức thực hiện và tổ chức yêu cầu

Trong trường hợp các dự án bên ngoài, một hợp đồng chính thức thường là phương pháp ưa thích để thiết lập một thỏa thuận; ví dụ như công ty xây dựng ABC nhận hợp đồng xây dựng nhà máy cho công ty XYZ là chủ đầu tư, thì hợp đồng ký kết giữa ABC và XYZ chính là lí do để tồn tại một dự án (Định mệnh dự án) của công ty xây dựng ABC. Khi đó:

– Chủ đầu tư XYZ có một vài lý do cụ thể để triển khai dự án của họ (ví dụ như để tăng thị phần), và nhà tài trợ cho dự án này chính là sếp của công ty XYZ.

– Công ty xây dựng ABC có một vài lý do cụ thể để triển khai dự án của họ (ví dụ để có lợi nhuận hoặc danh tiếng), và nhà tài trợ cho dự án của công ty xây dựng ABC chính là sếp của công ty ABC. Lưu ý rằng các sếp của công ty XYZ KHÔNG phải là nhà tài trợ cho dự án của công ty ABC, mà họ chỉ là các bên liên quan quan trọng (các bên liên quan quan trọng) trong dự án của công ty ABC.

Một Định mệnh dự án vẫn có thể được sử dụng để thiết lập các thỏa thuận nội bộ trong một tổ chức để đảm bảo việc chuyển giao đúng theo hợp đồng; ví dụ như bộ phận Nhân sự, văn phòng yêu cầu và bộ phận Công nghệ thông tin triển khai dự án xây dựng bảng chấm công nhân viên.

Định mệnh dự án được phê duyệt chính thức để khởi xướng dự án và xác nhận sự tồn tại của một dự án.

Ai là người khởi xướng dự án?

Các dự án được khởi xướng bởi một thực thể bên ngoài dự án như nhà tài trợ, văn phòng quản lý dự án PMO, hoặc văn phòng quản lý chương trình (PgMO), hoặc chủ tịch cơ quan quản lý danh mục hoặc đại diện được ủy quyền. Người khởi xướng dự án hoặc nhà tài trợ nên ở mức độ phù hợp để đảm bảo cung cấp nguồn vốn và cam kết nguồn lực cho dự án. Các dự án được khởi động do nhu cầu kinh doanh nội bộ hoặc tác động bên ngoài. Những nhu cầu hoặc tác động này thường kích hoạt quá trình tạo ra một phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi, bản kinh doanh hoặc mô tả về tình huống mà dự án sẽ giải quyết. Khởi xướng một dự án xác nhận mối liên kết của dự án với chiến lược và công việc vận hành hiện có của tổ chức/ công ty.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Game 2D là gì? Top 5+ game 2D đáng trải nghiệm nhất

Hướng dẫn viết Định mệnh dự án cơ bản

Một bản Định mệnh dự án cơ bản sẽ bao gồm các phần sau:

Hướng dẫn viết Định mệnh dự án cơ bản

Hướng dẫn viết Định mệnh dự án cơ bản

– Thông tin chung: Tên dự án, địa chỉ, chủ đầu tư, mô tả dự án,…

– Mục tiêu của dự án.

– Yêu cầu cho dự án.

– Lợi ích của dự án.

– Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án.

– Các rủi ro chính (giả định – phụ thuộc).

– Các mốc đánh giá.

– Nguồn tài chính được phê duyệt trước.

– Các đơn vị tham gia chính.

– Yêu cầu phê duyệt dự án.

– Vai trò, trách nhiệm của các đơn vị tham gia dự án.

– Giám đốc dự án được giao nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn.

– Tên và quyền hạn của nhà tài trợ hoặc người được ủy quyền ban hành Định mệnh dự án.

Lưu ý:

  • Nội dung của Định mệnh dự án không nên quá 2 trang A4.
  • Định mệnh dự án sẽ được lập bởi Trưởng dự án hoặc trưởng nhóm dự án. Họ là những người trực tiếp thực hiện dự án, họ có kiến thức và kinh nghiệm triển khai dự án. Tài liệu do họ viết có sức thuyết phục hơn, có thể làm cho nhà tài trợ hài lòng với dự án.
  • Tài liệu này sẽ được ký duyệt bởi nhà tài trợ hoặc cấp quản lý cao phía nhà tài trợ. Tuy nhiên, đa phần là quản lý cấp cao sẽ ký vào tài liệu vì họ tham gia trực tiếp vào dự án, theo dõi tiến độ dự án hàng ngày.

Lợi ích của Định mệnh dự án là gì?

Việc lập Định mệnh dự án sẽ cho phép các quản lý có thể xác định quyền hạn cho giám đốc dự án để triển khai dự án cũng như dễ dàng theo dõi tiến trình của dự án.

Hơn nữa, tài liệu này cung cấp một liên kết trực tiếp giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức, tạo ra một hồ sơ chính thức của dự án và thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án. Đây chính là lợi ích cao nhất của Định mệnh dự án, giúp giảm thiểu những xung đột và thay đổi không cần thiết trong quá trình triển khai dự án.

Xem thêm:

PMP GUIDE – HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP NGAY LẦN THI ĐẦU TIÊN VỚI KẾT QUẢ TỐI ĐA

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP

Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager

Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor

What is Project Management Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?

LỊCH KHAI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI ATOHA

Back to top button