Cập nhật lần cuối vào ngày 21/12/2022 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Product backlog là danh sách các nhiệm vụ, tính năng hoặc mục tiêu cần hoàn thành là một phần của quá trình phát triển sản phẩm. Bằng cách quản lý backlog một cách hiệu quả, bạn có thể chỉ định các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng cho nhóm phát triển nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng và xây dựng sản phẩm tốt hơn. Dưới đây là cách tạo và quản lý backlog sản phẩm cùng với các mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục trong backlog của bạn.
Bạn đang xem: Product Backlog là gì? Cách quản lý Product Backlog hiệu quả
Product Backlog là gì?
Product backlog là danh sách các công việc hoặc tính năng được ưu tiên giúp bạn đáp ứng mục tiêu và kỳ vọng của dự án. Thông thường, mỗi sản phẩm trong quá trình phát triển sẽ có một backlog riêng. Tương tự, mỗi backlog cũng nên được giao cho một nhóm phát triển đặc biệt.
Đôi khi, có nhiều backlog cho nhiều nhóm làm việc trên một sản phẩm lớn. Ví dụ, hãy xem bộ Creative Cloud của Adobe. Creative Cloud là một sản phẩm toàn diện, với các sản phẩm nhỏ hơn như Photoshop, Illustrator và After Effects nằm bên trong nó. Mỗi sản phẩm nhỏ này sẽ có backlog riêng và được giao cho các nhóm phát triển riêng biệt.
Người sử dụng Product Backlog là ai?
Mặc dù bất kỳ nhà phát triển nào cũng có thể sử dụng backlog sản phẩm, nhưng thường thì các nhóm Agile sử dụng nhiều nhất. Trong các dự án Agile, nhóm dành thời gian để thiết kế sản phẩm và điều chỉnh khi cần thiết. Với tính linh hoạt của phương pháp Agile, các nhiệm vụ trong backlog không cố định và không cần phải hoàn thành tất cả. Thêm vào đó, các nhóm Agile thường xuyên sàng lọc backlog để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ.
Lợi ích của Product Backlog
Product backlog giúp nhóm của bạn hoạt động như một cỗ máy được bôi trơn tốt bằng cách tăng cường tổ chức và quy trình làm việc cộng tác. Nó là một công cụ quan trọng để giao tiếp và giúp mọi người đồng nhất với mục tiêu và kỳ vọng.
Do tất cả công việc liên quan đến một sản phẩm đi qua backlog, nó cung cấp cơ sở để kế hoạch lặp lại. Khi nhóm ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên chỉ đạo của chủ sở hữu sản phẩm, họ cũng xác định khối lượng công việc mà họ có thể cam kết trong một khoảng thời gian cụ thể, gọi là Sprint.
Product backlog cũng thúc đẩy sự phát triển của nhóm Agile bằng cách khuyến khích một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả. Các nhiệm vụ trong backlog không cố định và được nhóm sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trước khi chọn nhiệm vụ tiếp theo để giải quyết.
Sản phẩm backlog bao gồm những gì?
Một backlog sản phẩm thông thường bao gồm tính năng (user story), sửa lỗi, công việc kỹ thuật chưa hoàn thành và thu thập kiến thức. Các mục tiêu này là các công việc cụ thể chưa được gán cho một sản phẩm cụ thể.
1. Tính năng (user story)
Một tính năng, được gọi là user story, là một chức năng của sản phẩm mà người dùng thấy cần thiết và có giá trị. Các tính năng có thể phức tạp hoặc đơn giản. Tạo story map có thể giúp nhóm xác định những gì người dùng cần nhất.
2. Sửa lỗi
Nhóm Scrum của bạn nên xử lý lỗi một cách nhanh chóng để bảo đảm tính toàn vẹn của sản phẩm. Một số lỗi có thể làm gián đoạn Sprint hiện tại của nhóm, trong khi những lỗi khác có thể chờ đến Sprint tiếp theo. Tuy nhiên, quy tắc chung với lỗi là để giữ chúng ở đầu backlog để không bị quên.
3. Công nợ kỹ thuật
Xem thêm : Công tác binh vận là một nghệ thuật
Công nợ kỹ thuật, tương tự như công nợ tài chính, “tích lũy lãi nếu không trả đúng hạn”. Khi công việc kỹ thuật được đẩy xuống cuối backlog, nó tích tụ và trở nên khó hoàn thành. Quản lý backlog hiệu quả giúp ngăn ngừa tích tụ công nợ kỹ thuật. Khi nhóm được tổ chức tốt và đảm nhận công việc kỹ thuật hàng ngày, họ sẽ ít có khả năng tích tụ nhiều công việc kỹ thuật.
4. Thu thập kiến thức
Thu thập kiến thức là quá trình thu thập thông tin để thực hiện các nhiệm vụ trong tương lai. Đây là giai đoạn nghiên cứu. Khi xác định một tính năng cần được nghiên cứu thêm, bạn tạo một nhiệm vụ thu thập kiến thức, chẳng hạn như thiết kế, thử nghiệm hoặc bằng chứng về khái niệm để có đủ thông tin để làm việc trên tính năng đó.
Ví dụ về Product Backlog
Mỗi backlog sản phẩm sẽ khác nhau trong các dự án, tuy nhiên, một số ví dụ có thể bắt đầu với một Epic. Epic là một vấn đề tổng thể mà bạn cố gắng giải quyết cho khách hàng. Dưới đây là một ví dụ:
Epic: Là một nhà quản lý tiếp thị, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung để tôi có thể cung cấp nội dung chất lượng cho độc giả của mình.
Epic này có thể đối với các user story cụ thể, như cách người dùng tạo nội dung trong hệ thống mới của bạn hoặc cách họ chỉnh sửa và chia sẻ nội dung với nhóm của họ. Ví dụ tiếp theo về backlog sản phẩm sẽ chia các epic thành các user story cụ thể hơn.
User Story 1: Là người sáng tạo nội dung, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung để tôi có thể thông báo cho khách hàng về các sản phẩm của mình.
User Story 2: Là một biên tập viên, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung để tôi có thể xem xét nội dung trước khi xuất bản để đảm bảo nội dung được viết tốt và tối ưu cho công việc tìm kiếm.
Chủ sở hữu sản phẩm, Scṛum Master và nhóm phát triển sẽ xác định các tính năng nên bao gồm từ các user story và ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng.
Các tính năng mà sản phẩm cần bao gồm cho các user story trên:
- Đăng nhập vào hệ thống quản lý nội dung
- Tạo nội dung
- Chỉnh sửa một trang nội dung
- Lưu thay đổi
- Chỉ định nội dung để biên tập viên xem xét
Với vai trò của một người quản lý sản phẩm, bạn sẽ sử dụng epic để hướng dẫn lộ trình sản phẩm và các mục trong backlog của mình. Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, một epic có thể dẫn đến nhiều user story và các tính năng của sản phẩm.
4 bước để tạo Product Backlog
Product backlog không chỉ là danh sách các công việc cần làm mà còn là nơi bạn chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành những bước nhỏ hơn và giao cho các thành viên trong nhóm. Thực hiện theo bốn bước sau để phát triển một backlog sản phẩm hiệu quả.
1. Xây dựng Product Roadmap
Xem thêm : Ví điện tử trên app VinID được dùng để thanh toán những gì?
Product roadmap là cơ sở cho backlog sản phẩm. Trước hết, nhóm của bạn nên tạo lộ trình, nó đóng vai trò như kế hoạch hành động cho sự thay đổi của sản phẩm khi phát triển. Lộ trình là tầm nhìn để phát triển sản phẩm trong tương lai dài.
2. Liệt kê các mục trong backlog sản phẩm
Sau khi đã có roadmap, nhóm của bạn có thể bắt đầu liệt kê các mục trong backlog sản phẩm. Các mục này nên bao gồm cả mức độ ưu tiên và ý tưởng về cách thực hiện. Trong quá trình tạo backlog này, bạn cũng cần tiếp xúc với các bên liên quan và lắng nghe ý kiến của họ để cải tiến sản phẩm. Nếu bạn sử dụng phương pháp Agile, bạn có thể tổ chức cuộc thảo luận như một phần của cuộc họp lập kế hoạch Sprint.
3. Ưu tiên công việc trong backlog của bạn
Sau khi liệt kê tất cả các mục trong backlog sản phẩm, hãy sắp xếp và ưu tiên công việc quan trọng nhất. Bạn có thể xác định các mục ưu tiên hàng đầu bằng cách đặt mình vào vị trí của khách hàng và xem xét mục nào mang lại giá trị cao nhất cho họ.
4. Cập nhật thường xuyên
Khi nhóm của bạn làm việc qua backlog sản phẩm, hãy nhớ rằng đó là một tài liệu sống. Bạn có thể thêm các mục vào backlog hoặc điều chỉnh các mục khi làm việc tiến triển.
Cách ưu tiên công việc trong Product Backlog một cách hiệu quả
Một yếu tố quan trọng của việc quản lý backlog là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Với tư cách Scrum Master, bạn nên hiểu rõ về những tính năng mới mà các bên liên quan muốn thấy trong sản phẩm. Dưới đây là một số chiến lược để ưu tiên các mục trong backlog.
Tinh chỉnh các mục trong backlog
Trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn cần xác định các công việc trong backlog. Hãy thêm các chi tiết như mô tả, quy mô và các chỉ số liên quan.
Sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng
Khi tập trung vào sàng lọc backlog, hãy thử tổ chức công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Nhóm nên ưu tiên các mục trong backlog để cải thiện chức năng của sản phẩm và trải nghiệm người dùng.
Giải quyết các nhiệm vụ phức tạp trước
Nhóm của bạn có thể có xu hướng hoàn thành công việc đơn giản trước để loại bỏ chúng khỏi backlog và rút ngắn danh sách, nhưng đây không phải là cách quản lý dự án hiệu quả. Backlog sẽ tiếp tục phát triển, do đó giải quyết các công việc phức tạp trước là cách hiệu quả nhất.
Hoàn thành công việc trong Sprint
Các nhóm Agile làm việc trong các Sprint để hoàn thành công việc và phương pháp này mang lại năng suất cao. Vào cuối mỗi Sprint, chủ sở hữu sản phẩm và các bên liên quan có thể tham gia buổi đánh giá Sprint cùng bạn và nhóm phát triển để đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra đúng hướng.
Giao tiếp với nhóm của bạn
Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm là một phần quan trọng trong việc ưu tiên backlog. Để sắp xếp backlog thành công và hoàn thành các mục trong thời gian hợp lý, bạn và nhóm của bạn cần làm việc cùng nhau và tuân thủ hướng dẫn Scrum.
Kết luận
Product backlog là một yếu tố quan trọng trong thành công của một dự án. Nếu nhóm của bạn quản lý backlog một cách hiệu quả và tối ưu, các công việc phức tạp và khó khăn sẽ được chia nhỏ thành những công việc đơn giản hơn, từ đó tiến độ thực hiện dự án được đảm bảo và số lượng công việc trong backlog giảm xuống. Mọi thành viên trong nhóm Scrum cần biết cách quản lý backlog để công việc trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện.
