Trong lĩnh vực kinh doanh, kế toán đóng một vai trò rất quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hoạt động và quản lý. Hiện nay, pháp luật của nước ta đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn để quy định những nội dung liên quan đến công việc kế toán. Trong đó, phiếu thu là một loại chứng từ phổ biến khi sử dụng hoặc mua dịch vụ.
Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568
Bạn đang xem: Phiếu thu là gì? Công dụng và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp?
Căn cứ pháp lý:
- Luật kế toán 2015;
- Văn bản hợp nhất 02/VBHN-BTC 2019 Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán;
- Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
1. Phiếu thu là gì?
Phiếu thu là một biểu mẫu hoặc chứng từ kế toán hợp pháp sử dụng để ghi lại các giao dịch thu tiền từ đối tác hoặc khách hàng sau khi đã hoàn thành thanh toán cho việc sử dụng hoặc mua bán hàng hóa và dịch vụ.
Một số thuật ngữ liên quan:
- Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin về kinh tế và tài chính của một đơn vị kế toán, được trình bày theo các biểu mẫu quy định trong chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Chế độ kế toán là các quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được ủy quyền ban hành.
- Chứng từ kế toán là các giấy tờ và tài liệu mang thông tin về giao dịch kinh tế và tài chính, đã phát sinh và hoàn thành, được sử dụng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán.
Phiếu thu trong tiếng Anh được dịch là “Receipts”.
Khái niệm phiếu thu trong tiếng Anh được dịch như sau:
“Receipts” được coi là các biểu mẫu và chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại các giao dịch thu tiền từ đối tác và khách hàng sau khi đã hoàn thành thanh toán khi sử dụng, mua bán hàng hóa và dịch vụ.
2. Ý nghĩa và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp:
Thứ nhất, ý nghĩa của phiếu thu hợp pháp
Phiếu thu được quy định nhằm xác định số tiền mặt thực tế được nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi vào sổ quỹ, và ghi sổ các khoản thu liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải được có phiếu thu.
Hiện nay, đối với mỗi doanh nghiệp, phiếu thu đóng vai trò rất quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Mọi khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ thu được từ khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp đều phải được ghi nhận bằng phiếu thu.
Xem thêm : Tìm hiểu về Baby Boomers, Gen X, Gen Y, Gen Z và Gen Alpha
Ngoài ra, việc sử dụng phiếu thu cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công việc kế toán. Thay vì nhập dữ liệu trên máy tính, chỉ cần điền thông tin cần thiết vào phiếu thu. Đồng thời, việc lập phiếu thu giúp doanh nghiệp thực hiện công tác báo cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến thuế. Phiếu thu là bằng chứng rõ ràng và minh bạch nhất trong trường hợp xảy ra tranh chấp về thanh toán tiền trong quá trình kinh doanh. Vì phiếu thu ghi rõ số tiền cần kê khai, người trả tiền, người được trả tiền, và thời gian giao dịch trong các mẫu phiếu thu.
Thứ hai, cách sử dụng phiếu thu hợp pháp
– Góc trên bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ của doanh nghiệp.
– Phiếu thu phải được đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu thu, phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
– Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền.
– Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
– Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam…
– Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu.
Phiếu thu phải ghi đầy đủ các thông tin trên phiếu và có đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ. Sau đó, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế đã nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
3. Một số quy định đối với công tác kế toán:
Thứ nhất, lập và lưu trữ chứng từ kế toán
- Các giao dịch kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải được lập các chứng từ kế toán. Mỗi giao dịch kinh tế và tài chính chỉ được lập một lần.
- Các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu, đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin như tên và số hiệu, ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán, tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung giao dịch kinh tế và tài chính phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của giao dịch kinh tế và tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ đối với các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi tiền; chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Nội dung giao dịch kinh tế và tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa hoặc sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải được viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch ngang. Chứng từ bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không có giá trị thanh toán và không được ghi vào sổ kế toán. Khi viết sai trên chứng từ kế toán, phải gạch ngang bằng cách.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quan. Trong trường hợp phải lập nhiều chứng từ kế toán cho một giao dịch kinh tế và tài chính, nội dung của các chứng từ phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ.
- Chứng từ kế toán có thể lập dưới dạng chứng từ điện tử, nhưng phải tuân theo quy định về nội dung và phương thức thể hiện. Đồng thời, chứng từ điện tử phải được bảo mật, bảo toàn dữ liệu, và được quản lý chặt chẽ để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
Lưu ý: Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi giao dịch kinh tế và tài chính. Ngoài ra, cần phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu, đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin. Chứng từ điện tử in ra giấy và lưu trữ theo quy định trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc kết thúc công việc kế toán. Trường hợp không in ra giấy mà lưu trữ trên phương tiện điện tử, cần đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và có khả năng tra cứu trong thời hạn lưu trữ.
Xem thêm : CỔNG GIAO DỊCH BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ
Thứ hai, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
– Đồng Việt Nam được coi là đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán và được ký hiệu là “đ” hoặc “VND”. Để thực hiện kế toán một cách đảm bảo, người làm kế toán cần quan tâm đến giá trị tiền tệ, theo dõi tỷ giá hối đoái từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam tại thời điểm nào có lợi cho doanh nghiệp của mình. Với các loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái trực tiếp với đồng Việt Nam, cần thực hiện quy đổi thông qua một loại ngoại tệ khác có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam và ngoại tệ cần quy đổi. Hiện nay, tỷ giá hối đoái được ứng dụng phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, có hai loại tỷ giá chính và tỷ giá thị trường. Các loại ngoại tệ được sử dụng hiện nay bao gồm Đô la Mỹ, bảng Anh, Euro, Dinar Kuwwait, Rupee Ấn Độ, Nhân dân tệ, Yên Nhật, Baht Thái, Won Hàn Quốc,…
Đơn vị kế toán có các giao dịch kinh tế chủ yếu được thực hiện bằng một loại ngoại tệ, có thể lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ trong kế toán. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm đối với loại tiền tệ đó khi xảy ra tranh chấp hoặc vấn đề liên quan. Các vấn đề liên quan đến việc chuyển đổi và báo cáo tài chính từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam sẽ được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Đối với các khoản mục thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, việc quy đổi ra đồng Việt Nam được thực hiện bằng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm giao dịch. Trong trường hợp tỷ giá trung bình kỳ kế toán gần giống với tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch (chênh lệch không quá 3%), có thể áp dụng tỷ giá trung bình; nhưng nếu chênh lệch nhỏ hơn 5% thì không được áp dụng tỷ giá trung bình.
– Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi có các khoản thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ, cần quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do cơ quan có thẩm quyền quy định để hạch toán thu, chi ngân sách nhà nước tại thời điểm giao dịch phát sinh.
– Các đơn vị sử dụng đơn vị tính trong kế toán bao gồm tấn, ki-lô-gam, mét vuông, mét khối, ngày công, giờ công và các đơn vị đo lường khác theo quy định của pháp luật về đo lường. Đây là các đơn vị đo lường được sử dụng từ lâu ở nước ta và cũng là đơn vị đo lường của các quốc gia trên thị trường quốc tế.
– Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kinh doanh khi lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất từ báo cáo tài chính của các công ty con hoặc đơn vị kế toán trực thuộc, hoặc đơn vị kế toán cấp trên trong kế toán nhà nước khi lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tổng quyết toán ngân sách năm từ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị cấp dưới, nếu có ít nhất 1 chỉ tiêu trên báo cáo có từ 9 chữ số trở lên, sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng); nếu có từ 12 chữ số trở lên, sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu đồng (1.000.000 đồng); nếu có từ 15 chữ số trở lên, sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng (1.000.000.000 đồng).
– Khi công khai báo cáo tài chính hoặc báo cáo quyết toán ngân sách, sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn theo quy định về.
6. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán sẽ làm tròn số theo quy tắc: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn, nếu lớn hơn hoặc bằng 5 sẽ được tăng thêm 1 đơn vị; nếu nhỏ hơn 5 thì sẽ không tính.
Thứ ba, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác liên quan đến kế toán, bao gồm các loại hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản, các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận, các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị, các tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước, và các tài liệu khác.
Đây là thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh bao gồm thu, chi của công ty đối với khách hàng, và là cơ sở pháp lý quan trọng để làm việc với các cơ quan nhà nước khi có tranh chấp hoặc vi phạm xảy ra. Nhiệm vụ của kế toán viên không chỉ thực hiện công tác quản lý, kê khai và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trong công ty mà còn phải có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ các tài liệu kế toán.
