1. OPM – Định nghĩa về tổ chức quản lý dự án
Tổ chức quản lý dự án là việc thực hiện quản lý các thay đổi trong doanh nghiệp như sáp nhập và mua lại, tái cấu trúc, thay đổi quy trình và thay đổi văn hóa. Nó tập trung vào khía cạnh con người của sự thay đổi – thúc đẩy sự chấp nhận và giảm thiểu sự phản kháng.
Trong nhiều trường hợp, tổ chức quản lý dự án tập trung vào việc truyền thông chiến lược, phát triển lãnh đạo, khuyến khích và quản lý hiệu suất.
Bạn đang xem: OPM là gì? Có bao nhiêu cách tổ chức quản lý dự án
Tìm việc ngay: Việc làm Quản lý dự án
2. Các cấu trúc tổ chức quản lý dự án
Cấu trúc tổ chức quản lý dự án rất quan trọng đối với thành công của một nhóm dự án; một tổ chức hoặc nhóm dự án có cấu trúc tốt hỗ trợ cho công việc đang được thực hiện. Tổ chức hoặc nhóm dự án không được chỉ định sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả của dự án. Điều này xảy ra bởi vì cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến quyền hạn của người quản lý dự án và cách dự án được điều hành. Nó không cần phải nói rằng các nhóm quản lý dự án không có cấu trúc thường thiếu hướng dẫn và một nhóm được hướng dẫn thường thúc đẩy thành công của dự án. Thông thường, sơ đồ Gantt chart được sử dụng để lập kế hoạch thời gian và quản lý tiến độ dự án.
Một tổ chức có thể được định nghĩa là một nhóm người cùng nhau để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra; để đạt được những mục tiêu này, người quản lý dự án phải hiểu rõ cách tổ chức văn phòng quản lý dự án.
3. Ba loại cấu trúc quản lý dự án
Cấu trúc tổ chức có thể được mô tả như các quyền kiểm soát và quyền hạn chính thức trong một tổ chức. Cấu trúc quản lý dự án cho biết cách các hoạt động báo cáo làm việc trong một tổ chức cụ thể.
Tùy thuộc vào môi trường, mục tiêu và bản chất công việc của tổ chức, bạn sẽ thấy rằng có ba cách tổ chức:
– Cấu trúc tổ chức theo chức năng
– Cấu trúc tổ chức ma trận. Nó có thể được chia thành ma trận cân bằng, ma trận mạnh và ma trận yếu
Xem thêm : Press Release là gì? Cách viết thông cáo báo chí 2020
– Cấu trúc tổ chức dự kiến
Bây giờ chúng ta đã biết cách phân loại các cấu trúc tổ chức, chúng ta hãy tìm hiểu kỹ hơn về từng cấu trúc để hiểu điểm độc đáo của chúng.
Xem thêm: Các kỹ năng quản lý dự án quan trọng cho nhà lãnh đạo
3.1. Cấu trúc tổ chức theo chức năng
Trong một cấu trúc tổ chức theo chức năng, bạn sẽ thấy các phần tử hệ thống phân cấp trong đó quyền quyết định về ngân sách, lịch trình và thiết bị được đặt trong tay người quản lý chức năng có trình độ chuyên môn cao trong cùng lĩnh vực. Trong các dự án lớn, người quản lý dự án có thể là giám đốc dự án.
Điều này có nghĩa là người quản lý dự án, trong loại cấu trúc này, có ít hoặc không có quyền lực; trong một số tổ chức theo chức năng, vị trí đó có thể không tồn tại.
Tuy nhiên, công việc được phân chia thành các phòng ban như phòng nhân sự, kinh doanh, tài chính, quan hệ công chúng, hành chính,…
Để dễ hiểu, nó có thể được so sánh với mô hình công ty truyền thống, nơi nhân viên được quản lý bởi một người giám sát dựa trên chức năng của họ trong tổ chức và giao tiếp thường xuyên được thực hiện thông qua các quản lý cấp cao.
Ưu điểm của cấu trúc này là nhân viên có kỹ năng cao hơn trong lĩnh vực chuyên môn của mình, từ đó tạo ra hiệu suất công việc cao hơn. Mọi người đều biết ai chịu trách nhiệm nếu xảy ra sai sót vì trách nhiệm đã được xác định trước.
Tuy nhiên, công việc có thể trở nên đơn điệu theo thời gian, dẫn đến việc thiếu động lực và lòng trung thành với tổ chức giảm đi. Hơn nữa, giao tiếp giữa các phòng ban trở nên kém và cảm giác liên quan cao có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định.
Xem thêm : Phân quyền là gì? Tại sao phải phân quyền cho nhân viên?
Xem ngay: 10 cách quản lý công nhân hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất
3.2. Cấu trúc tổ chức dự kiến
Cấu trúc tổ chức dự kiến đối lập hoàn toàn với cấu trúc tổ chức theo chức năng, mặc dù tổ chức vẫn có thể nhóm nhân viên theo chức năng công việc của họ.
Trong trường hợp này, cấu trúc quản lý dự án được xây dựng sao cho người quản lý dự án có quyền quyết định về dự án. Anh ta có quyền tự quản lí ngân sách, tiến độ của dự án và nhóm dự án. Anh ta đứng ở trên cùng của cấu trúc phân cấp, quyết định tất cả; còn các nhân viên đóng vai trò hỗ trợ cho dự án. Khi dự án kết thúc, các thành viên trong nhóm dự án được giải phóng và tài nguyên được chuyển đến các dự án liên quan hơn. Quản lý dự án đóng một vai trò then chốt và cấu trúc chức năng của nhóm cũng cần rõ ràng.
Ưu điểm của kiểu cấu trúc này là có quyền lực rõ ràng, được xác định; dẫn đến việc ra quyết định và phê duyệt nhanh chóng hơn. Giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn và các thành viên của nhóm dự án có thêm kinh nghiệm trong làm việc trên các dự án khác khi cần thiết.
Tuy nhiên, một nhược điểm lớn của kiểu cấu trúc này là nhân viên có thể cảm thấy áp lực cao, đặc biệt nếu họ phải làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Điều này thường dẫn đến giao tiếp kém giữa các thành viên trong nhóm vì tất cả mọi người đều bị bỏ lại phía sau.
3.3. Cấu trúc tổ chức ma trận
Cấu trúc tổ chức ma trận có thể được coi là sự kết hợp giữa cấu trúc tổ chức theo chức năng và cấu trúc tổ chức dự kiến, tùy thuộc vào loại cấu trúc ma trận được áp dụng.
Ví dụ, cấu trúc tổ chức ma trận mạnh có một số điểm tương đồng với cấu trúc tổ chức dự kiến trong việc người quản lý dự án chịu trách nhiệm về một dự án. Nếu tổ chức áp dụng một cấu trúc ma trận yếu, quyền lực của dự án sẽ nằm trong tay người quản lý chức năng – tương tự như trong cấu trúc tổ chức theo chức năng. Điều thú vị là, trong một cấu trúc tổ chức ma trận cân bằng, cả người quản lý dự án và người quản lý chức năng chia sẻ quyền lực ngang nhau đối với dự án.
Nếu một tổ chức nhận thấy mình đang hoạt động trong một môi trường động, thì cấu trúc tổ chức này có thể phù hợp và góp phần nâng cao hiệu suất, giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc thay đổi trên thị trường nhanh chóng hơn.
Điều này dễ dàng đạt được vì trong khi người quản lý dự án có quyền lực theo chiều ngang, người quản lý chức năng lại có quyền lực theo chiều dọc. Ví dụ, người quản lý dự án có thể quyết định lịch trình hoặc ngân sách dự án trong khi người quản lý chức năng chịu trách nhiệm định rõ và phân phối trách nhiệm, giám sát hiệu suất thiết bị…
Xem thêm: Cách quản lý nhiều dự án trong doanh nghiệp
