Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích
Microsoft 365 là một trong những phần mềm công nghiệp được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Với hơn 28 triệu người dùng trên toàn thế giới đến năm 2022, đây là một phần mềm đang phát triển rất nhanh chóng. Với các tính năng như Word, Excel, PowerPoint và email Outlook, Microsoft 365 cung cấp một trải nghiệm cải tiến so với phiên bản truyền thống của Office.
Vậy Microsoft 365 là gì? Nó bao gồm những tính năng nào và được sử dụng như thế nào để tận dụng hiệu quả? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.
1. Microsoft 365 là gì?
Microsoft 365 bao gồm các công cụ quen thuộc như trình soạn thảo văn bản Word, phần mềm tính toán Excel và email Outlook. Tuy nhiên, nó không chỉ dừng lại ở đó. Microsoft 365 là một phiên bản nâng cao của phiên bản truyền thống Office và được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này cho phép người dùng làm việc và cộng tác mọi lúc, mọi nơi thông qua internet.
Thêm vào đó, Microsoft 365 cho phép cài đặt và làm việc trên mọi thiết bị, đồng bộ dữ liệu trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động. Điều này giúp đẩy mạnh khả năng làm việc nhóm và trao đổi thông tin trên nền tảng đám mây. Với những tính năng và tiện ích như vậy, Microsoft 365 được xem là một công cụ hữu ích cho các công ty và tổ chức.
Ví dụ, một bảng tính Excel có thể được chia sẻ và chỉnh sửa đồng thời bởi nhiều người. Mọi thay đổi được cập nhật ngay lập tức trên tất cả các thiết bị.
2. Ưu điểm của việc sử dụng Microsoft 365
Có nhiều lý do khiến Microsoft 365 trở thành một trong những công cụ văn phòng phổ biến trên toàn thế giới:
2.1 Tất cả trong một
Microsoft 365 kết hợp tất cả các ứng dụng của Microsoft thành một gói duy nhất. Việc tạo một tài khoản miễn phí chỉ mất vài phút và cho phép bạn truy cập và đồng bộ dữ liệu trên nền tảng đám mây.
Microsoft 365 không chỉ cung cấp một ứng dụng duy nhất mà còn tạo ra một hệ sinh thái hoàn chỉnh. Bạn có thể gửi email, trò chuyện, chỉnh sửa văn bản và làm việc với các ứng dụng văn phòng chỉ trong một tài khoản duy nhất.
2.2 Sử dụng mọi lúc mọi nơi
Với sự phát triển của internet, việc có thể làm việc từ xa ngày càng trở nên cần thiết. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp cần xử lý tài liệu báo giá và chăm sóc khách hàng.
Với Microsoft 365, bạn có thể truy cập email, chỉnh sửa tài liệu và điều chỉnh thông tin liên hệ từ bất kỳ thiết bị hoặc ứng dụng web nào bạn đang sử dụng.
2.3 Bảo mật dữ liệu
Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một nơi duy nhất trên nền tảng điện toán đám mây. Với hàng ngàn kỹ sư bảo mật hàng đầu trên thế giới, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ.
2.4 Hỗ trợ 24/7
Với đội ngũ IT chuyên nghiệp và đội ngũ chăm sóc khách hàng có kiến thức chuyên sâu, Microsoft luôn sẵn sàng hỗ trợ thông qua tài liệu hướng dẫn hoặc trực tiếp khi bạn cần.
Bạn có thể phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố và hỗ trợ bảo mật mạnh mẽ, điều mà không phản hồi nhà cung cấp dịch vụ đám mây nào khác có thể cung cấp.
2.5 Single Sign-on
Khi sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau, bạn có thể gặp rắc rối khi phải đăng nhập mỗi lần. Microsoft 365 giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng việc cho phép đăng nhập chỉ một lần để sử dụng tất cả các ứng dụng.
2.6 Tự động nâng cấp
Microsoft 365 hỗ trợ tất cả các máy tính trong doanh nghiệp cùng một phiên bản Office và tự động nâng cấp cùng lúc.
Hơn nữa, các ứng dụng trong Microsoft 365 được tự động cập nhật lên phiên bản mới nhất mà không cần phải mất thời gian và tiền bạc để mua bản cập nhật mới.
2.7 Đồng bộ dữ liệu
Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đám mây được đồng bộ hóa. Điều này có nghĩa là khi bạn thay đổi email, lịch hẹn hoặc thông tin liên hệ, tất cả đều được cập nhật và truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.
2.8 Tương tác thời gian thực
Với tính năng chia sẻ tài nguyên, mọi thành viên trong nhóm có thể sử dụng các ứng dụng Microsoft Word, Excel và Powerpoint. Mọi thay đổi đều được cập nhật ngay lập tức.
Microsoft cũng tự động lưu mọi chỉnh sửa, giúp dễ dàng phục hồi dữ liệu. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc khi cả nhóm có thể tương tác trực tiếp với cùng một tài liệu.
3. Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp
Microsoft 365 cung cấp nhiều phiên bản khác nhau, trong đó có các phiên bản dành riêng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng ấn tượng được cung cấp cho doanh nghiệp:
6.1 Tùy chỉnh lưu trữ email
Microsoft cung cấp giao diện tùy chỉnh để bạn có thể tạo hộp thư theo ý muốn. Bạn có thể gửi email có dung lượng tối đa 150 MB và lưu trữ email và dữ liệu OneDrive lên đến 30GB và 1TB. Điều này cho phép bạn lưu trữ nhiều email và tùy chỉnh định dạng và hình ảnh.
6.2 Quản trị dễ dàng
Microsoft 365 cung cấp trung tâm quản trị đơn giản, giúp bạn thiết lập và quản lý email người dùng, khôi phục tài khoản bị xóa và sử dụng các tùy chọn tùy chỉnh khác từ bất kỳ đâu.
6.3 Kết nối từ bất kỳ đâu
Microsoft 365 đồng bộ email, lịch và thông tin liên hệ trên tất cả các thiết bị theo thời gian thực. Điều này đảm bảo ứng dụng của bạn luôn được cập nhật, bất kể bạn sử dụng thiết bị nào.
Bạn có thể dễ dàng lên lịch và truy cập từ bất kỳ đâu mà không gặp khó khăn.
Nếu bạn mất điện thoại, bạn không cần lo lắng. Bạn có thể xóa từ xa để bảo vệ thông tin cá nhân của mình.
Bạn có thể tạo định dạng tùy chỉnh cho email của mình, chèn hình ảnh và sử dụng tên miền riêng của mình với Outlook.
6.4 Chống spam hiệu quả
Spam email là một vấn đề làm phiền người dùng. Thông qua Microsoft 365, tỷ lệ spam tụt xuống tới 99,99%. Bạn không cần phải lo lắng về spam nữa.
6.5 Email theo tên miền doanh nghiệp
Email được gắn kết với tên miền doanh nghiệp ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm. Ví dụ: [email protected] là một ví dụ về email gắn kết với tên miền doanh nghiệp. Điều này tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng và giúp nhớ đến thương hiệu của bạn.
6.6 Tiết kiệm thời gian
Microsoft 365 giúp bạn tìm kiếm và quản lý tài nguyên một cách khoa học. Tất cả các tài liệu trao đổi qua email đều được lưu trữ, giúp bạn không cần phải tốn thêm thời gian tìm kiếm tài liệu. Tất cả các ứng dụng cũng được liên kết với nhau, giúp bạn tiếp cận một hệ sinh thái ứng dụng đồng bộ cho công việc trao đổi.
6.7 Bảo mật tuyệt đối
Tất cả các ứng dụng trong Microsoft 365 được thiết kế dựa trên nền tảng web và cung cấp tính năng bảo mật cao. Nó cũng bao gồm lưu trữ đám mây và ứng dụng di động, cho phép bạn truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu với bảo mật nội dung, cuộc trò chuyện và công việc từ mọi thiết bị kết nối.
3. Các công cụ chính của Microsoft 365 cho doanh nghiệp
3.1 Microsoft Exchange Online
Microsoft Exchange là một nền tảng quản lý thông tin cá nhân lưu trữ trên điện toán đám mây. Nó cung cấp 50GB dung lượng cho mỗi email đăng ký.
Ngoài tiện ích email, Exchange Online cũng cung cấp tính năng nhắc hẹn bằng cách đồng bộ lịch sử và danh bạ trên các thiết bị.
Exchange Online cũng liên kết với Exchange ActiveSync để cho phép kết nối và truy xuất dữ liệu từ các thiết bị di động.
3.2 Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint Online là dịch vụ cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các trang web của công ty và chia sẻ thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Nó cho phép tạo các trang web nội bộ và công cộng.
3.3 Microsoft Lync Online
Microsoft Lync Online cung cấp tính năng giao tiếp như tin nhắn nhanh, cuộc gọi âm thanh/hình ảnh từ PC đến PC. Nó cũng hỗ trợ tổ chức cuộc họp trực tuyến, chia sẻ âm thanh/hình ảnh, web, bảng biểu và nhiều công cụ khác.
Lync Online cũng hỗ trợ hiển thị thông tin và tính năng Click-to-Communicate có sẵn trong Microsoft Office.
3.4 Microsoft Teams
Microsoft Teams là một ứng dụng nhóm trong Microsoft 365, cho phép thành viên trong nhóm kết hợp và làm việc hiệu quả hơn với nhau.
3.5 Office Web Apps
Office Web Apps là một phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Word và PowerPoint tương tự như Google Docs. Người dùng có thể xem và chỉnh sửa tài liệu trên trình duyệt web mà vẫn giữ nguyên định dạng của văn bản gốc.
4. Các phiên bản Microsoft 365 khác
Ngoài các phiên bản dành cho doanh nghiệp, Microsoft 365 cũng cung cấp nhiều phiên bản cho người dùng cá nhân và gia đình:
4.1 Microsoft 365 Personal
Microsoft 365 Personal bao gồm các ứng dụng văn phòng Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access và Publisher dành cho cá nhân. Ngoài ra, nó còn bao gồm cả Skype và OneDrive để giao tiếp và lưu trữ dữ liệu.
Với OneDrive, người dùng Personal chỉ có dung lượng lưu trữ 1TB. Họ cũng có 60 phút gọi hoặc nhắn tin Skype miễn phí mỗi tháng.
4.2 Microsoft 365 Family
Microsoft 365 Family là giải pháp đa năng cho việc học tập và làm việc cho gia đình hoặc nhóm 6 người. Nó bao gồm tất cả các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive và Microsoft Family Safety.
Ngoài dung lượng lưu trữ 6TB, mỗi người dùng được cung cấp dung lượng lưu trữ 1TB để chia sẻ và làm việc chung.
4.3 Microsoft 365 Education
Microsoft 365 Education được thiết kế đặc biệt cho học sinh, sinh viên và giáo viên. Nó giúp cải thiện tương tác giữa giáo viên và học sinh và thúc đẩy quá trình sáng tạo trong dạy và học.
Giáo viên có thể tạo bài giảng và chia sẻ cho nhiều học sinh mà không bị giới hạn. Các học sinh cũng có thể sử dụng dễ dàng với giao diện đơn giản và thân thiện.
5. Ai nên sử dụng Microsoft 365?
Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ công cụ văn phòng đầy đủ để phục vụ công việc của mình, Microsoft 365 là lựa chọn tuyệt vời. Với các tính năng liên tục được cải thiện, bạn có thể sử dụng tất cả các ứng dụng trên các thiết bị khác nhau và tương thích với hệ điều hành Windows và MacOS.
Hiện nay, Microsoft 365 có nhiều gói và mức giá khác nhau để phù hợp với nhu cầu của mỗi người:
- Nếu bạn chỉ cần sử dụng cho cá nhân, bạn có thể chọn Microsoft 365 Personal.
- Nếu bạn muốn chia sẻ tài khoản với gia đình và người thân, Microsoft 365 Family là sự lựa chọn thích hợp.
- Nếu bạn cần sử dụng email doanh nghiệp và các công cụ cộng tác, Microsoft 365 dành riêng cho doanh nghiệp sẽ là lựa chọn tốt nhất.
Với tất cả các ưu điểm và tính năng của Microsoft 365, phần mềm này đảm bảo nâng cao hiệu suất làm việc và tạo điều kiện tốt nhất cho cộng tác trong công việc.
6. Kết luận
Trên đây là tất cả thông tin về Microsoft 365 mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hãy tạo tài khoản Microsoft của bạn và trải nghiệm những tính năng tuyệt vời của nó.
Chúc bạn thành công!