MIS là gì? Kiến thức cần có về Hệ thống thông tin quản lý MIS

MIS là một hệ thống được thiết kế để quản lý thông tin trong các công ty, doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, hệ thống thông tin quản lý MIS cung cấp phản hồi về kết quả hoạt động của tổ chức giúp người lãnh đạo giám sát toàn bộ công việc. Tuy nhiên, không phải người lãnh đạo nào cũng hiểu rõ MIS là gì, chức năng cùng lợi ích mà hệ thống này mang lại. Vì vậy, đừng bỏ qua bài viết dưới đây của MISA AMIS để cập nhật đầy đủ kiến thức cơ bản của hệ thống MIS.

hệ thống quản lý thông tin MIS
Tìm hiểu định nghĩa, chức năng và lợi ích của hệ thống MIS là gì?

I. MIS là gì?

Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp MIS (Administration Info System) là khái niệm chỉ tập hợp các công nghệ, thiết bị, ứng dụng hỗ trợ quá trình giải quyết vấn đề trong quản lý, điều hành doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo sử dụng MIS để tạo báo cáo dữ liệu từ chi tiết đến tổng quan nhằm xác định chiến lược kinh doanh đúng đắn.

Ngày nay, quản trị hệ thống thông tin chủ yếu dựa vào nền tảng công nghệ số để lưu trữ, dịch thuật cũng như chia sẻ tài liệu nội bộ. Về lâu dài, MIS hướng tới đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các vị trí trong doanh nghiệp.

II. Lợi ích hệ thống thông tin quản lý MIS mang lại trong doanh nghiệp

Với hệ thống thông tin quản lý MIS, những công việc truyền thống như trao đổi hợp đồng hay giao việc, ủy quyền, báo cáo tiến độ, lên lịch làm việc… đều sẽ được tập trung lên một hệ thống đồng nhất. Mỗi thành viên sẽ được cấp tài khoản riêng để truy cập vào sử dụng những dữ liệu cần thiết cho công việc chung. Người quản lý có thể phân quyền hoặc giới hạn quyền để quản lý thông tin dễ dàng hơn.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Bruh, dảk dảk, bủh bủh, lmao có nghĩa là gì?
lợi ích của MIS là gì
MIS đem lại nhiều cải tiến trong quá trình vận hành, quyết định của doanh nghiệp

Nhìn chung, việc ứng dụng MIS sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến cách thức quản lý điều hành nhờ những lợi ích sau:

  • Tiết kiệm thời gian quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp.
  • Chuẩn hóa quy trình kinh doanh trước khi ban hành tới các bộ phận.
  • Kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí hoạt động và cân bằng tài chính cho tổ chức.
  • Tổng hợp, lưu trữ và tái sử dụng các dữ liệu giá trị của doanh nghiệp.
  • Tăng khả năng thích ứng của đội ngũ nhân sự với môi trường, mô hình hoặc sản phẩm, dịch vụ mới.
  • Giảm thiểu chi phí dành cho việc in ấn, bảo quản giấy tờ thủ công.
  • Dựa vào những báo cáo đa chiều, người lãnh đạo có điều kiện ra quyết định chính xác, quyết liệt hơn và nắm bắt các cơ hội kinh doanh hiệu quả.

III. Tính năng của hệ thống thông tin quản lý

1. Thu thập thông tin

Khi hiểu rõ MIS là gì, người lãnh đạo có thể phát triển hệ thống quản lý để thu thập hầu hết các thông tin cần thiết. Ví dụ, những số hóa dữ liệu liên quan đến tài chính như doanh thu hay mức phí chi tiêu hàng tháng đều được xem xét nhanh chóng.

Dữ liệu này còn phân loại theo đúng bộ phận chuyên môn hoặc nhân sự đảm nhiệm. Nhờ đó, người quản lý theo dõi, xác định các khu vực cần cải thiện và phản hồi cho nhân sự phụ trách cải tiến tức thời.

Ngoài ra, về phía nhân viên cũng nắm bắt thông tin liên quan như ca làm việc hay thời gian phải hoàn tất hợp đồng, đơn hàng trên hệ thống MIS.

2. Xuất bản báo cáo kinh doanh

Một trong những tính năng được đánh giá cao nhất của MIS là khả năng thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, hệ thống sẽ loại bỏ số liệu trùng lặp, trình bày lại thông tin dưới dạng bảng biểu dễ phân tích, đánh giá nhất. Tùy theo đặc thù và yêu cầu của công việc mà hình thức hiển thị báo cáo có thể thay đổi để người lãnh đạo sử dụng thuận tiện.

mis giúp doanh nghiệp xuất bản báo cáo kinh doanh
MIS giúp doanh nghiệp tổng kết các báo cáo kinh doanh

3. Hỗ trợ nghiệp vụ truyền thông

Bên cạnh những lợi ích trên, MIS còn hỗ trợ đội ngũ PR – Advertising and marketing triển khai truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. Nhân viên có thể chỉnh sửa, chia sẻ các sự kiện và truyền đạt thông báo của ban lãnh đạo đến toàn bộ tổ chức.

4. Tạo cơ sở cho người lãnh đạo ra quyết định chiến lược

Mục tiêu quan trọng mà hệ thống thông tin quản lý hướng tới là giảm áp lực, tăng độ chính xác trong quá trình ra quyết định của người lãnh đạo. Bởi lẽ, nhờ cơ sở dữ liệu logic, người đứng đầu sẽ đưa ra phân tích chuyên sâu về các vấn đề vận hành và quyết định sáng suốt dù ở bất kỳ đâu.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Đơn Vị Newton Là Gì? 1N Bằng Bao Nhiêu Kg, Gam, KN, J/m?

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Chính vì vậy, MISA AMIS mời bạn tham khảo nhay E book chuyên sâu dưới đây:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

IV. Thành phần cơ bản của hệ thống MIS là gì?

Mỗi doanh nghiệp có những bài toán khó trong công tác quản lý điều hành khác nhau, do đó, dựa trên cách tiếp cận vấn đề của doanh nghiệp mà hệ thống thông tin quản lý cũng được bố trí phù hợp. Tuy nhiên, MIS thường bao gồm 4 thành phần chính dưới đây:

1. Nền tảng của hệ thống thông tin MIS

  • Khái niệm, kiến thức cơ bản về hệ thống MIS.
  • Vai trò của việc ứng dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp vào quản lý sản xuất, kinh doanh.

2. Lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông

  • Hệ thống thông tin cho nhân viên: Thông tin phục vụ công việc hành chính văn phòng, soạn thảo văn bản, sắp xếp thư từ, thông báo nội bộ…
  • Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất: Thông tin dùng cho nghiệp vụ mua hàng, quản lý kho, tài chính kế toán…
  • Hệ thống thông tin phục vụ quá trình quyết định của quản lý: Tổng hợp các thông tin có khả năng phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh để định hướng các quyết định “sống còn” của doanh nghiệp.

3. Quản lý công nghệ thông tin

  • Quản lý tài sản, tài nguyên công nghệ thông tin hiện có.
  • Lập kế hoạch hoạt động dựa trên tài nguyên công nghệ thông tin.
  • Xây dựng chính sách bảo mật và quy định ứng dụng công nghệ thông tin.

KHÁM PHÁ SỨC MẠNH VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP HỢP NHẤT TRÊN NỀN TẢNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN MISA AMIS

V. Cấu trúc hệ thống MIS

Về cấu trúc, MIS có hai bộ phận là dữ liệu (Knowledge) và thông tin (Info). Trong đó, dữ liệu được xem như nền tảng của thông tin.

cấu trúc của MIS
Cấu trúc của MIS bao gồm 2 tầng chính: dữ liệu và thông tin

1. Tầng dữ liệu

Tầng dữ liệu đóng vai trò như nguyên liệu tạo nên các sản phẩm thông tin giá trị, đáp ứng yêu cầu vận hành của doanh nghiệp. Các dữ liệu này liên quan đến nhiều khái niệm như:

  • Kho dữ liệu doanh nghiệp (EDW): Kho lưu trữ dữ liệu bằng thiết bị điện tử, được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo trong một tổ chức.
  • Dữ liệu chủ (MDM): Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý những dữ liệu quan trọng của mình nhờ liên kết dữ liệu với một điểm tham chiếu chung.
  • Quản trị chất lượng dữ liệu (DQ): Quản lý chất lượng dữ liệu bao gồm các chính sách và công nghệ thực thi các tiêu chuẩn chất lượng về quản trị dữ liệu.
Có Thể Bạn Quan Tâm :   Lỗi 404 Not Found là gì? 9 Cách khắc phục lỗi 404 hiệu quả nhất

2. Tầng thông tin

Thông tin là kết quả của quá trình vận động và biến đổi có chủ đích từ yếu tố dữ liệu. Doanh nghiệp sử dụng những thông tin này để đạt được mục tiêu quản trị, điều hành hiệu quả. Tầng thông tin này được tạo nên từ các khái niệm sau:

  • Trí tuệ doanh nghiệp (BI – Enterprise Intelligence): Các kỹ năng, công nghệ, quy trình giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, hành động và dự đoán tương lai dựa trên kinh nghiệm quá khứ.
  • Mô hình dữ liệu doanh nghiệp: Mô hình biểu diễn khái niệm của các đối tượng, sự liên kết giữa các đối tượng dữ liệu khác nhau.
  • Phân tích nghiệp vụ (BA – Enterprise Analyst): Nhiệm vụ chính của BA là phân tích nhu cầu của khách hàng cho đội ngũ chuyên gia đưa ra phương án cải tiến sản phẩm, dịch vụ tối ưu hơn.

Như vậy, để trả lời cho câu hỏi cấu trúc của MIS là gì, doanh nghiệp chỉ cần ghi nhớ hai tầng dữ liệu và thông tin. Hai bộ phận này có mối quan hệ gắn kết chặt chẽ, không thể tách rời trong một tổ chức.

Điều này đặt ra yêu cầu cho doanh nghiệp phải hình thành hệ thống MIS hoàn thiện hội đủ điều kiện về kiến thức, kỹ năng. Để từ đó, thúc đẩy người lãnh đạo ra quyết định mạnh mẽ, quyết đoán hơn và tiết kiệm thời gian, nắm bắt cơ hội kịp thời.

VI. Kết luận

Việc hiểu rõ định nghĩa, lợi ích của MIS là gì và đưa hệ thống thông tin quản lý vào vận hành sẽ đem lại bước tiến lớn cho các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các nhà quản lý, lãnh đạo cần trang bị kiến thức, kỹ năng và chuẩn bị đầy đủ nguồn lực để ứng dụng MIS hiệu quả. MISA AMIS chúc bạn thành công!

Back to top button