Mail merge là gì? Nhìn chung, Mail merge là một tính năng giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi gửi thư. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng này.
1. Mail merge là gì?
Mail merge là gì? Mail merge, hay còn được gọi là trộn thư, là một tính năng phổ biến trong Word cho phép soạn thư hàng loạt. Với tính năng này, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách soạn thư một lần và sử dụng danh sách người nhận để tự động điền tên và thông tin cá nhân vào các thư tương ứng.
Bạn đang xem: Mail merge là gì? Hướng dẫn sử dụng cách trộn văn bản
2. Cấu trúc của Mail merge
Một trộn thư (mail merge) bao gồm hai phần chính: nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản.
2.1 Nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu trong trộn thư không có cấu trúc cố định và tuỳ thuộc vào nội dung cơ bản của trộn thư. Nguồn dữ liệu này thường được tổ chức thành các danh sách dữ liệu với các thông tin như họ tên, địa chỉ, tên công ty, v.v.
2.2 Nội dung cơ bản
Xem thêm : Hải quay xe là gì? Tại sao lại trở thành Hot Trend trên MXH?
Nội dung cơ bản trong Mail merge bao gồm các phần như: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, nội dung chính của thư.
3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thư
Để trộn thư Mail merge một cách nhanh chóng, bạn có thể làm theo các bước sau:
3.1 Sử dụng Mail merge trong Word
Để sử dụng Mail merge trong Word, bạn cần mở file Word có sẵn và làm theo các bước sau:
- Mở tab Mailings/Start Mail Merge/Step by Step Mail Merge Wizard.
- Chọn “Use the current document” và nhấp Next để chọn người nhận thư.
- Chọn ô chứa dữ liệu từ file Excel và làm theo hướng dẫn.
- Hoàn thành các thao tác và nhấp OK để chuẩn bị chèn dữ liệu.
- Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn và làm theo các bước tiếp theo.
- Điền thông tin cần thiết và đợi kết quả của Mail merge.
- Lựa chọn “Preview your letter” để xem và lưu kết quả cuối cùng.
3.2 Sử dụng Mail merge trong Excel
Để sử dụng Mail merge trong Excel, bạn làm theo các bước sau:
Trước tiên, bạn cần làm quen với hàm Text trong Excel để định dạng các dữ liệu cần thiết, như họ tên, ngày tháng năm sinh và địa chỉ. Sau đó, đảm bảo rằng các ô chứa dữ liệu đã được định dạng theo đúng cách để Mail merge không biến đổi dữ liệu.
3.3 Cách trộn thư từ Excel sang Word
Xem thêm : Game Battle Royale là gì? Chơi game Battle Royale có dễ không?
Để trộn thư từ Excel sang Word, bạn làm theo các bước sau:
- Mở tab Mailings/Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư (thư, email, tem thư, bì thư hoặc tài liệu Word).
- Trong tab Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use Existing List.
- Trong hộp thoại Select Data Source, tìm và chọn file Excel chứa dữ liệu.
- Thêm hoặc xóa người nhận từ danh sách dữ liệu.
- Xác định vị trí điền địa chỉ và dòng chào hỏi.
- Hoàn thành trộn thư và chọn Finish & Merge.
4. Tìm hiểu một số phím tắt trong Mail merge
Dưới đây là một số phím tắt trong Mail merge mà bạn có thể sử dụng:
Bài viết đã trình bày về khái niệm “Mail merge là gì?” và hướng dẫn cách sử dụng tính năng này để trộn thư. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hiệu quả khi gửi thư. Hãy chia sẻ bài viết để những người khác cũng có thể tìm hiểu và sử dụng tính năng Mail merge này.
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
