Kính Mong Tiếng Anh Là Gì – Hướng Dẫn Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

E-mail đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay.

Bạn đang xem: Kính mong tiếng anh là gì

Đây không chỉ là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng.

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng electronic mail một cách chuyên nghiệp. Bởi lẽ đó, trong bài viết này, sentayho.com.vn xin chia sẻ cho tất cả các bạn chi tiết các bước để trở thanh cao thủ sử dụng electronic mail.

Nhưng trước khi bắt đầu vào phần chính, hãy cùng sentayho.com.vn tìm hiểu các phần căn bản của một electronic mail thông thường trước nha.

1. Cấu trúc của một E-mail thông thường

Greeting (Chào hỏi) Opening remark (Câu chào hỏi ban đầu) Introduction (Giới thiệu) Foremost level (Nội dung chính) Concluding sentence (Kết thúc electronic mail) Signing off

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Pricey + title (danh xưng) + surname (họ),

Pricey Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Pricey Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận). Thanks in your electronic mail on April 1st. It was my pleasure assembly you on the convention final week.

Ví dụ: Pricey sentayho.com.vne

Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ: Hello Kelly, Pricey Kelly….

Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it could concern” hoặc “Pricey Sir/Madam”

➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

How are you? How are issues?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

Khi một người gửi một electronic mail bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thanks for contacting ABC Firm (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thanks in your immediate reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting again to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

I hope you’re doing effectively. (Hy vọng cô vẫn khỏe) I hope you’ve gotten a pleasant weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

➢ Phần tiếp theo của electronic mail là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết electronic mail, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I’m writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong electronic mail bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

I’m writing to ask for the details about the English programs. (Tôi viết electronic mail này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.) I’m writing to examine if the whole lot is prepared for the launch of the product. (Tôi viết electronic mail này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.) I’m writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….) I’m writing to investigate about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết. sentayho.com.vn/

I’m writing to make clear some factors of the contract. (Tôi viết electronic mail này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Có Thể Bạn Quan Tâm :   OOP là gì? Giải thích dễ hiểu về lập trình hướng đối tượng

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I’m writing to + complain/ clarify/ affirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I want to…” thay cho “I’m writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I simply wish to…”

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của electronic mail. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là electronic mail nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

We remorse to tell you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…) It’s with nice unhappiness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…) After cautious consideration we’ve determined… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…) I’m writing in reply to your letter of 4 September relating to your excellent bill. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

Additional to our dialog, I’m happy to verify our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.) As you began in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …) Relating to … / Regarding … / As regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…) As you advised me,… (Như bạn đã nói với tôi…) As you talked about within the earlier one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…) As I do know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

I’d be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…) I ponder if you happen to might … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… ) May you please …? May you inform me one thing about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…) I’d notably wish to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…) I’d be concerned about having extra particulars about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…) May you please assist me …(inform the scholar of ultimate examination…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?) I want to ask your assist … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

➢ Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc electronic mail như sau:

Let me know if you happen to want anymore data. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin) Please get again to me as quickly as attainable. (Hãy trả lời electronic mail sớm nhất có thể nhé.) I look ahead to listening to from you quickly. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.) Be at liberty to contact me if you happen to want additional data. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé) I’d be grateful if you happen to might attend to this matter as quickly as attainable. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.) If you want any additional data, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.) I look ahead to… (Tôi rất trông đợi…) Please reply at your earliest comfort. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể). Nếu bạn bắt đầu bằng Pricey Mr, Pricey Mrs, Pricey Miss, hay Pricey Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư) Hoặc bạn có thể dùng “Please don’t hesitate to contact me…” để thay thế cho “Be at liberty to contact me…”

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Biến tần là gì? Nguyên lý hoạt động biến tần?

➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

Greatest, Greatest needs, Regards, Take care, Bye,

Trường hợp trang trọng:

Greatest regards, Heat regards,

2. Các bước để có một E-mail chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trang trọng hay không

Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý…

Thư mang tính chất cá nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường dùng viết cho gia đình hoặc bạn bè.

Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư

Chào đầu thư Đoạn văn giới thiệu: nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc đề nghị gặp mặt… Chào kết thư Tên/ Chữ kí

Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Thư mang tính trang trọng

Thư thân mật

Chào đầu thư

Pricey Mr/ Mrs + surname

Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)

Hiya/ Hello + title

Xin chào/ Chào + tên

Pricey Sir or Madam

Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)

Pricey + title

Gửi + tên

Hello there!

Chào đằng ấy!

Bắt đầu viết thư

Thanks in your letter/ electronic mail about…

Cảm ơn bức thư/ electronic mail của ông/bà về…

Thanks in your letter/ electronic mail.

Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!

Many thanks in your letter/ electronic mail.

Cảm ơn bức thư/ electronic mail của ông/ bà rất nhiều.

Thanks for writing to me.

Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình

I’m writing to request details about/ inform you about/ complain about, apologise for…

Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

I’m writing to inform you about…

Mình viết để kể với bạn về…

I’m writing with regards to your letter.

Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

Guess what?

Bạn đoán được không?

I want to supply congratulations on…

Let me congratulate you on…

Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…

How are issues with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your vacation?

Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?

I’m sorry I haven’t written for some time…

Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…

It was nice to listen to from you once more.

Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.

Chuẩn bị kết thư

I look ahead to hear from you immediately.

Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.

Xem thêm: Chính Xác Thì Ctrl + F5 Là Gì, Sự Khác Nhau Giữa F5 Và Ctrl+F5

Hope to listen to from you quickly.

Mong sớm nhận được thư của cậu.

I look ahead to assembly you.

Tôi mong sớm được gặp ông/ bà

Wanting ahead to seeing you/ listening to from you.

Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.

I hope to listen to from you at your earliest comfort.

Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.

I can’t wait to fulfill up quickly.

Mình không thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau.

Write again quickly. (Nhớ viết lại sớm nhé.)

Chào kết thư

Yours faithfully

Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.

Greatest needs.

Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất.

Your sincerely

Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.

Love. (Yêu bạn.)

Regards/ Greatest regards/ Type regards.

Trân trọng.

All the most effective. (Mọi điều tốt nhất.)

Xxx. (Hôn bạn)

Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)

Be in contact. (Giữ liên lạc nhé!)

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Appium là gì? Tìm hiểu công cụ kiểm thử tự động hóa mã nguồn mở

Lưu ý: Nếu viết electronic mail, bạn cần phải đặt Tiêu đề (topic) cho electronic mail trước khi gửi đi. Tiêu đề electronic mail cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy electronic mail không quan trọng.

3. Những mẫu câu thông dụng trong

➢ Trình bày lý do viết electronic mail

Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết electronic mail ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

I’m writing to you relating to…/ in reference to…

Tôi viết electronic mail này để liên hệ về vấn đề…

Additional to…/ On the subject of…

Liên quan đến việc…

I’m writing to you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết electronic mail này để…

Would possibly I take a second of your time to…

Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)

➢ Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết electronic mail thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong electronic mail cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

I’d recognize it / be grateful if you happen to might ship extra detailed details about…

Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

Would you thoughts…? / Would you be so variety as to…?

Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…

We’re concerned about…and we want to…

Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

We rigorously contemplate…and it’s our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

➢ Xin lỗi người nhận electronic mail

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:

We remorse / are sorry to tell you that…

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

Please settle for our honest apologies for…

Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

We really perceive and apologize for…you’re given as a result of…

Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

I promise this case won’t ever occur once more and it’s our pleasure if you happen to might settle for…as a humble compensation.

Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.

➢ Đề cập đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi electronic mail thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:

Please discover connected…

Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong electronic mail.

Connected you will see…

Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong electronic mail này.

I’m sending you…as an attachment.

Tôi đã đính kèm…

Are you able to please signal and return the connected contract by subsequent Friday?

Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)

➢ Kết thúc electronic mail

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc electronic mail thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

Must you want any additional data, please don’t hesitate to contact me.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

I belief the above element resolves your queries. Please be at liberty to contact us if we might be of additional help.

Tôi hello vọng electronic mail này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply after you have the prospect to…

Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

We recognize your assist on this matter and look ahead to listening to from you quickly.

Lời kết:

Hy vọng với những chia sẻ trên của sentayho.com.vn, sẽ giúp các bạn có một định hướng rõ ràng cho electronic mail của mình. Cùng cách viết E-mail tiếng anh chuyên nghiệp nhất, giúp tăng hiệu quả trong công việc của mình.

Back to top button