Phần 1: Cấu trúc của một Email chuyên nghiệp
Bước 1: Chào hỏi
Hãy bắt đầu Email của bạn bằng cách chào hỏi người nhận một cách lịch sự và trang trọng. Dùng mẫu câu sau:
Bạn đang xem: Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Dear + chức danh + họ tên
Ví dụ: Dear Mr| Ms| Mrs Parker
Nếu bạn không biết tên hoặc giới tính của người nhận, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam”.
Bước 2: Lời mở đầu
Xem thêm : RUFUS là gì và cách tạo USB cài win bằng RUFUS từ A đến Z?
Phần này thường là để hỏi thăm về tình hình hiện tại của người nhận. Nếu bạn không quen biết người đó nhiều, bạn có thể hỏi “How are you?” hoặc “How are things?”. Hoặc bạn có thể dùng những câu chúc như: “I hope you are doing well” hoặc “I hope you have a nice weekend”.
Nếu bạn quen biết và đã liên lạc với người đó trước đó, bạn có thể bắt đầu bằng việc hỏi về công việc gần đây của họ hoặc chúc mừng cho những dự án sắp tới.
Bước 3: Giới thiệu
Trong phần này, bạn cần nêu rõ lý do viết Email. Bạn có thể sử dụng cụm từ “I am writing to…” để mở đầu. Ví dụ: “I am writing to ask for the information about the English courses” hoặc “I am writing to check if everything is ready for the launch of the product”.
Bước 4: Nội dung chính
Ở phần này, bạn cần trình bày rõ và ngắn gọn vấn đề mà bạn muốn nhắc đến. Tránh viết quá dài và mơ hồ để người nhận hiểu rõ ý bạn.
Xem thêm : IgfxHK.exe là gì? Hướng dẫn đầy đủ
Ví dụ, nếu bạn viết email để xin nghỉ làm trong một ngày cụ thể, hãy nói rõ ngày đó, buổi làm và lý do. Nếu cần, hãy cam kết bạn sẽ học bài đầy đủ trước khi đến lớp vào hôm sau.
Bước 5: Lời kết
Đừng quên chào lại người nhận và kết thúc Email một cách lịch sự. Bạn có thể sử dụng những câu như “Let me know if you need anymore information”, “Please get back to me as soon as possible”, “I look forward to hearing from you soon”, hoặc “Feel free to contact me if you need further information”. Nếu bạn muốn thêm sự trang trọng, bạn có thể sử dụng những câu như: “Should you need any further information, please do not hesitate to contact me” hoặc “We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon”.
Bước 6: Ký tên
Hãy kết thúc Email của bạn bằng một lời chào tạm biệt và họ tên của bạn. Với Email không cần quá trang trọng, bạn có thể dùng những lời chào như “All the best”, “Best wishes”, “Regards”, “Take care” hoặc “Bye”. Nếu Email cần thêm trang trọng, bạn có thể sử dụng những lời chào như “Best regards”, “Warm regards”, “Yours sincerely” (khi dùng chức danh và họ tên của người nhận ở phần 1) hoặc “Yours faithfully” (khi dùng “Dear Sir/Madam” ở phần 1).
Ví dụ: “Yours sincerely, Nguyen Van An”.
