Khi bạn làm việc hoặc cần gửi thông tin với đối tác, có thể sẽ yêu cầu bạn gửi tài liệu qua Fax. Bạn có biết Fax là gì và cách gửi Fax qua máy tính không? Nếu chưa, hãy tham khảo thông tin dưới đây.
Fax là gì?
Fax là kỹ thuật điện tử để gửi bản sao trực tiếp qua hệ thống điện dây. Máy Fax có khả năng quét bản gốc, chuyển đổi thông tin thành tín hiệu và gửi qua đường dây điện thoại đến máy của người nhận.
Bạn đang xem: Tìm hiểu Fax là gì? Cách gửi Fax bằng máy tính?
Fax là kỹ thuật điện tử để gửi bản sao trực tiếp
Cách gửi Fax qua máy tính
Để gửi Fax qua máy tính, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
– Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop
– Mở chương trình Fax
– Nhấn nút New Fax
– Chọn File
– Chọn Send a Fax
– Khi xuất hiện hướng dẫn gửi Fax, nhấn Next để tiếp tục
– Nhập tên địa chỉ của người nhận vào ô To
Xem thêm : Exness
– Nhập số Fax (hoặc số điện thoại kết nối với máy Fax) vào ô Fax number
– Nếu có sẵn địa chỉ trong sổ địa chỉ, bạn có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn Address Book
– Bạn cũng có thể gửi Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn Add và nhập Tên và số Fax thêm
– Sau khi nhập xong, nhấn Next để tiếp tục
Cách nhận Fax qua máy tính
Khi nhận tín hiệu Fax, nếu máy tính của bạn đã cài đặt chế độ nhận Fax tự động, chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết rằng bạn đang nhận một Fax. Nếu bạn không đặt chế độ nhận Fax tự động, bạn có thể mở chương trình Fax, nhấn Receive now hoặc truy cập File, chọn Receive a fax now để tự động nhận Fax.
Chương trình sẽ tự động kết nối để bạn biết mình đang nhận Fax
Lưu ý khi gửi Fax
Các Fax chưa được gửi sẽ nằm trong Outbox. Khi gửi thành công, các Fax này sẽ được lưu trong mục Send Items. Fax nhận sẽ lưu trong mục Inbox. Hãy ghi nhớ các mục này để dễ dàng tìm kiếm Fax trong quá trình sử dụng.
Thêm vào đó, tùy thuộc vào cài đặt, các Fax có thể được in ngay sau khi nhận hoặc được lưu thêm bản sao trong thư mục chỉ định.
Đặc biệt, ngoài cách gửi Fax qua chương trình Fax của Windows, bạn cũng có thể gửi Fax từ các ứng dụng khác như Word, Excel, chương trình xử lý ảnh…
Xem thêm: Service Superfetch là gì? Có nên vô hiệu hóa tính năng này?
Kinh nghiệm chọn máy Fax
Khi chọn máy Fax cho công việc văn phòng, bạn nên xem xét những yếu tố sau để quá trình gửi và nhận Fax diễn ra thuận lợi.
Tốc độ
Các dòng máy Fax khác nhau có tốc độ truyền dữ liệu khác nhau. Nếu bạn cần in số lượng lớn Fax, hãy kiểm tra tốc độ in ấn trước khi mua máy.
Loại máy in
Xem thêm : Thiên hà là gì? Ngân hà là gì? Vũ trụ có bao nhiêu thiên hà?
Phần lớn máy Fax thông dụng hiện nay sử dụng máy in nhiệt. Điều này đòi hỏi máy Fax cần sử dụng giấy đặc biệt. Sử dụng loại giấy này sẽ giúp máy Fax hoạt động tốt hơn.
Kích thước giấy
Giấy sử dụng trong máy Fax có hai kích thước chính là 8,5 inch và 10,1 inch. Một số máy Fax chỉ chấp nhận giấy kích thước nhỏ hơn, vì vậy bạn có thể cần mua máy cắt giấy thêm.
Quay số tự động
Máy Fax có tính năng quay số tự động cho phép bạn lập trình để gửi và nhận tài liệu một cách dễ dàng. Hãy chú ý điểm này để tiết kiệm chi phí điện thoại khi sử dụng Fax.
Máy Fax có tính năng quay số tự động
Lưu ý khi sử dụng máy Fax
– Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn, ẩm mốc
– Không sử dụng giấy đã in một mặt để in Fax
– Tránh đặt máy Fax ở nơi ẩm thấp
– Tránh đặt máy Fax ở nơi có nhiệt độ cao
– Kiểm tra giấy trước khi in, không in trên giấy bị dính
– Thường xuyên làm sạch máy Fax
– Sử dụng giấy chất lượng để tránh tình trạng kẹt giấy khi in Fax
Xem thêm: Bus Ram là gì? Cách kiểm tra Bus Ram trên máy tính
