Khi soạn thảo một file văn bản trên Word, việc đầu tiên chúng ta cần làm là định dạng văn bản. Định dạng chuẩn giúp văn bản trở nên hợp lệ và dễ hiểu hơn cho người đọc. Mỗi văn bản có các thuộc tính và kiểu định dạng riêng.
Tuy nhiên, để đạt yêu cầu và thể hiện sự chuyên nghiệp, chúng ta cần nắm vững các quy định định dạng chuẩn. Để hiểu rõ hơn về định dạng văn bản là gì và cách định dạng văn bản trong Word, hãy tham khảo bài viết dưới đây!
Bạn đang xem: Định dạng văn bản: Khái niệm và cách định dạng chuẩn
Định dạng văn bản là gì?
Đối với những người thường làm việc trên Word, thuật ngữ “định dạng văn bản” không còn xa lạ. Đây là yêu cầu quan trọng khi soạn thảo văn bản trong quá trình học tập và công việc. Tuy nhiên, đối với những người mới học, chưa hiểu rõ về định dạng văn bản là gì.
Định dạng văn bản là cách trình bày văn bản theo các thuộc tính quy định. Định dạng văn bản giúp tạo ra văn bản đẹp, rõ ràng, dễ hiểu và nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài viết. Điều này giúp người đọc dễ dàng hiểu nội dung văn bản hơn.
Các cách định dạng văn bản
Có nhiều cách để định dạng văn bản và mỗi cách sẽ có cách thực hiện khác nhau. Dưới đây là chi tiết từng cách:
Cách 1: Sử dụng các chức năng định dạng trong Paragraph
Bạn chọn tab Home, tìm đến nhóm Paragraph và chọn các chức năng tương ứng để định dạng.
Cách 2: Định dạng với hình mũi tên
Bạn chọn tab Home, nhìn vào nhóm Paragraph và chọn mũi tên. Một hộp thoại Paragraph sẽ hiện lên với các thông tin định dạng văn bản. Phần Alignment cho phép bạn lựa chọn chức năng canh lề:
-
Justified: canh đều hai bên lề trái và lề phải
-
Left: canh đều lề trái
-
Right: canh đều lề phải
-
Center: canh giữa, tạo sự cân đối từ lề trái đến lề phải
Phần Special cho phép bạn thiết lập độ thụt dòng:
-
First line: Tạo độ thụt cho dòng đầu tiên trong đoạn văn, nhập giá trị cần thiết trong mục By
-
Hanging: Tạo độ thụt cho các dòng thứ 2 trở đi trong đoạn văn, nhập giá trị cần thiết trong mục By
-
Xem thêm : Target audience là gì? Cách xác định Target Audience chính xác nhất
None: Không thụt đầu dòng
Phần Spacing cho phép bạn thiết lập khoảng cách giữa các đoạn văn:
-
Before: Tạo khoảng cách trên giữa dòng cuối của đoạn văn và dòng đầu tiên của đoạn văn cần định dạng
-
After: Tạo khoảng cách dưới giữa dòng cuối của đoạn văn cần định dạng và dòng đầu của đoạn văn đằng sau
Sau khi thiết lập các thông số định dạng, bạn nhấn nút OK để hoàn thành. Nếu muốn hủy bỏ thiết lập, nhấn vào dấu tích.
Các thuộc tính trong hộp thoại sẽ được cải thiện dần dần, bạn chỉ cần nhấn OK để hoàn thành. Nếu muốn hủy bỏ, nhấn Cancel.
Cách 3: Sử dụng thước ngang để định dạng văn bản
Thước ngang không hiển thị mặc định trên màn hình, bạn phải bật nó bằng cách chọn biểu tượng View Ruler ở đầu thanh cuộn dọc hoặc tab View. Trong nhóm Show, chọn ô Ruler để hiển thị.
-
First line indent: Tạo thụt đầu dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn văn
-
Left indent: Tạo thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 đến dòng cuối của đoạn văn
-
Right indent: Tạo lề phải cho các dòng của đoạn văn
Xem ngay:
- Dịch vụ viết bài chuẩn SEO
- Dịch vụ quản trị website
Các lệnh định dạng văn bản
Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về định dạng văn bản là gì. Đối với định dạng văn bản, thường có các lệnh sau:
- Định dạng kí tự: Định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, font chữ, màu sắc.
- Định dạng đoạn văn bản: Định dạng căn lề, khoảng cách trước sau, trên dưới của chữ.
- Định dạng trang: Định dạng hướng giấy, kích thước lề.
Cách định dạng văn bản để tạo một file Word chuẩn
Như đã nói, định dạng văn bản là yếu tố quan trọng khi tạo một file văn bản trên Word. Vì vậy, hãy hiểu rõ về định dạng văn bản là gì và cách thực hiện theo quy định trong quá trình soạn thảo văn bản. Sau đây là các bước để định dạng văn bản trên Word:
Thực hiện căn lề, kích thước
Bước 1: Để thực hiện căn lề chuẩn cho văn bản trên Word, chúng ta cần chuyển đổi kích thước sang định dạng “cm”. Tiếp theo, căn lề theo tiêu chuẩn kích thước giấy A4 như sau:
- Top: 2 – 2,5 cm
- Bottom: 2 – 2,5 cm
- Left: 3 – 3,5 cm
- Right: 1,5 – 2 cm
Để thực hiện điều này, nhấn vào tab Page Layout và chọn biểu tượng mũi tên trong phần Page Setup để thiết lập. Bước 1 hoàn tất.
Bước 2: Điều chỉnh lề cho văn bản tại giao diện hiển thị. Trên tab Margins, chúng ta có các mục sau để căn chỉnh:
- Top: Căn lề trên
- Bottom: Căn lề dưới
- Left: Căn lề trái
- Right: Căn lề phải
Bước 3: Chỉnh khổ giấy ngang hoặc dọc cho văn bản
Trong phần Orientation, có tùy chọn để điều chỉnh văn bản thành khổ giấy ngang (Portrait) hoặc khổ giấy dọc (Landscape).
Định dạng font chữ trong Word
Để định dạng font chữ, bạn có thể thực hiện các tùy chọn như chọn cỡ chữ, màu chữ, font chữ, in đậm, in nghiêng… Trên tab Home, nhấn vào biểu tượng Font trong nhóm Font, rồi nhấn vào mũi tên. Tại đây bạn có thể thiết lập font chữ phù hợp. Bạn cũng có thể đặt font chữ mặc định cho phiên làm việc sau.
Chỉnh khoảng cách chữ: Mở mục Font, di chuyển đến Character Spacing và thiết lập. Bạn có thể chọn các tùy chọn sau:
- Normal: Bình thường
- Expanded: Rộng hơn bình thường
- Condensed: Thu hẹp lại
- By: Nhập giá trị tùy chỉnh
Sao chép định dạng Format Painter Word
Tính năng Format Painter giúp sao chép định dạng từ một vùng văn bản sang vùng văn bản khác. Nếu văn bản của bạn có nhiều vùng định dạng giống nhau, bạn có thể dùng lệnh này. Để sao chép định dạng, bôi đen vùng văn bản cần sao chép, click vào tab Home, chọn biểu tượng Format Painter có hình chổi. Bạn có thể bôi đen vào vùng văn bản cần định dạng để sao chép. Vùng văn bản sẽ có cùng định dạng như vùng trước đó.
Định dạng văn bảng bằng các phím tắt
Trong quá trình sử dụng Word, có nhiều phím tắt thông dụng để định dạng văn bản:
-
Bôi đen văn bản, sau đó nhấn Ctrl+B: in đậm toàn văn bản
-
Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ
-
Bôi đen văn bản, sau đó nhấn Ctrl+I: in nghiêng văn bản
-
Bôi đen văn bản, sau đó nhấn Ctrl+U: gạch chân văn bản
-
Bôi đen văn bản, sau đó nhấn Ctrl+Shift+>: tăng kích cỡ font chữ
-
Bôi đen văn bản, sau đó nhấn Ctrl+Shift+<: giảm kích cỡ font chữ
Với những thông tin vừa cung cấp, bạn đã hiểu rõ hơn về định dạng văn bản là gì và cách định dạng văn bản đúng cách trong Word. Việc định dạng văn bản sẽ giúp tạo ra văn bản thống nhất, dễ hiểu và có cấu trúc rõ ràng. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho việc học tập và công việc của bạn!
Ngày xuất bản: 14/01/2021 @ 15:46
