Định dạng văn bản là gì? Cách định dạng văn bản file Word chuẩn

Tìm hiểu ngay định dạng văn bản là gì và các cách định dạng file word cơ bản trong bài viết dưới đây để áp dụng một cách hiệu quả nhất.

Hiểu được định dạng văn bản là gì không khó. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách định dạng văn bản để tạo ra một file word chuẩn. Đây là cách để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc trình bày văn bản của mình. Dưới đây, Teky sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức cơ bản về vấn đề này. Đừng bỏ lỡ để có thể áp dụng tốt nhất trong công việc của bạn.

Định dạng văn bản là gì?

Theo bạn, định dạng văn bản là gì? Một cách đơn giản nhất, định dạng văn bản là cách bạn trình bày văn bản bằng cách chọn các thuộc tính được quy định trong word. Bước này nhằm đảm bảo rằng văn bản được trình bày một cách rõ ràng, đẹp và dễ hiểu. Đặc biệt, định dạng là cần thiết khi cần nhấn mạnh các nội dung quan trọng.

Định dạng văn bản là gì

Các lệnh định dạng văn bản chuẩn cơ bản nhất

Khi định dạng văn bản, bạn cần sử dụng các lệnh định dạng khác nhau. Tuy nhiên, trong word thường có 2 lệnh định dạng phổ biến nhất. Đó chính là:

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Sến tiếng anh là gì? Có những từ nào đồng nghĩa với “sến”?

Định dạng từng đoạn văn bản

Lệnh định dạng này giúp tăng cường khả năng nhấn mạnh đối với các phần nội dung quan trọng và thu hút sự chú ý của người đọc. Ngoài ra, lệnh định dạng này giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung trong văn bản.

Định dạng các ký tự của văn bản

Để tìm hiểu về định dạng văn bản là gì, bạn không thể bỏ qua thông tin về lệnh định dạng các ký tự. Trong một văn bản, việc định dạng ký tự giúp làm nổi bật nội dung cần chú ý trong văn bản. Ngoài ra, lệnh định dạng này còn giúp văn bản trở nên dễ nhìn và đẹp hơn.

Định dạng các ký tự của văn bản

Các bước định dạng văn bản cơ bản trong file word chuẩn

Để có một file word chuẩn, bạn cần biết cách định dạng văn bản. Tuy nhiên, trong word có nhiều cách định dạng khác nhau. Vì vậy, bạn cần chọn cách định dạng văn bản trong word phù hợp nhất để có kết quả mong muốn. Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn có một file word “đẹp” để tạo ấn tượng với người đọc.

Căn lề và kích thước trong văn bản

Bước này yêu cầu bạn chuyển kích thước của word sang ‘cm’ để căn chỉnh chuẩn. Sau đó, bạn chỉ cần căn lề trái – phải – trên – dưới cụ thể như sau:

  • Lề trên (Top) từ 2cm – 2,5cm
  • Lề dưới (Bottom) từ 2cm – 2,5cm
  • Lề trái (Left) từ 3cm – 3,5cm
  • Lề phải (Right) từ 1,5cm – 2cm.

Để điều chỉnh kích thước, bạn vào mục “Page Layout”, chọn “Page Setup” để tiếp tục.

Các bước định dạng văn bản cơ bản trong file word chuẩn

Sau khi đã chỉnh kích thước, bạn tiến hành căn lề trong word bằng tab Margins như hình dưới.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Bạn hiểu thế nào về rượu vang Biodynamic

tiến hành căn lề trong word bằng tab Margins

Cuối cùng, để hoàn thành bước định dạng word chuẩn này, bạn cần điều chỉnh khổ giấy của word bằng chế độ Portrait như sau:

định dạng word chuẩn

Định dạng Font chữ là cách định dạng văn bản cơ bản

Tùy theo yêu cầu nội dung, cách định dạng văn bản đối với Font chữ sẽ có nhiều thay đổi khác nhau như kiểu chữ, màu sắc, kích thước, font… Bước định dạng này cũng rất đơn giản. Tại thanh công cụ “Home”, bạn chọn mục “Font” và tiếp tục chọn mũi tên để chọn font chữ phù hợp.

định dạng word chuẩn

Để tiết kiệm thời gian định dạng lại font chữ sau mỗi lần mở file Word, bạn nên đặt font chữ thường sử dụng làm mặc định. Điều này sẽ tiện lợi hơn khi sử dụng.

Sử dụng phím tắt để định dạng văn bản

Để tiết kiệm thời gian định dạng trang word, bạn có thể sử dụng các phím tắt để thực hiện định dạng. Dưới đây là một số phím tắt phổ biến mà bạn có thể áp dụng:

  • Ctrl+B: Bôi đen văn bản
  • Ctrl+D: Mở hộp thoại để định dạng font văn bản
  • Ctrl+I: In nghiêng văn bản
  • Ctrl+U: Gạch chân văn bản
  • Ctrl + Shift + >: Tăng kích thước văn bản sau khi bôi đen
  • Ctrl + Shift + <: Giảm kích thước văn bản sau khi bôi đen
  • Ctrl + L: Căn trái văn bản
  • Ctrl + R: Căn phải văn bản

định dạng word chuẩn

2 điều quan trọng cần biết khi định dạng văn bản chuẩn

Để định dạng word chuẩn, ngoài việc nắm bắt các bước định dạng và lệnh định dạng cơ bản, bạn còn cần nhớ 2 điều quan trọng sau đây. Chúng sẽ quyết định xem định dạng văn bản của bạn có mang lại kết quả như mong muốn không.

Các cài đặt định dạng trang word có sự khác nhau giữa các phiên bản

Phần mềm word được cải tiến theo thời gian. Do đó, có nhiều phiên bản xuất hiện trên thị trường để bạn có thể cài đặt vào máy. Ví dụ như word 2007, word 2010, word 2019… Mỗi phiên bản sẽ có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong thiết kế bản word. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu đặc điểm của phiên bản word bạn đang sử dụng. Chỉ khi đó, bạn mới dễ dàng tìm thấy vị trí các tính năng khi định dạng văn bản.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Bảo hộ thương mại là gì? Tác động và cách thực hiện

2 điều quan trọng cần biết khi định dạng văn bản chuẩn

Sử dụng font, kích thước và màu sắc văn bản hợp lý

Mục đích của định dạng văn bản là gì? Nó giúp tạo ra tính thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của người đọc. Định dạng giúp thông tin văn bản dễ dàng nhìn thấy và hiểu rõ hơn. Vì vậy, bạn cần đảm bảo sử dụng kích thước, màu sắc và font chữ một cách hợp lý. Nếu sử dụng quá nhiều, nó sẽ ngược lại so với mục đích của việc định dạng.

2 điều quan trọng cần biết khi định dạng văn bản chuẩn

Nếu bạn còn chưa biết định dạng văn bản là gì hoặc muốn tìm hiểu cách định dạng văn bản chuẩn, đừng bỏ qua bài viết của Teky. Chúng tôi tự tin có thể giúp bạn thành thạo các kỹ năng word và các phần mềm ứng dụng văn phòng khác. Điều bạn cần làm là liên hệ với Teky để được tư vấn, hỗ trợ chọn khóa học phù hợp với bạn. Chắc chắn, việc xử lý công việc văn phòng sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn tin tưởng vào chúng tôi.

Xem thêm:

  • Bật mí cách chỉnh kích thước ô trong Excel chi tiết nhất
  • Cách chọn các font chữ đẹp trong Word phổ biến nhất
  • Cách sửa lỗi phông chữ đúng chuẩn – Bí kíp ít ai chia sẻ
  • Lỗi mất chữ trong word: Nguyên nhân thường gặp và cách xử lý
Back to top button