Bạn đang gặp khó khăn vì chưa biết cách viết một Cover Letter (Thư xin việc) chuyên nghiệp? Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Cover Letter là gì và cách viết một thư xin việc chuyên nghiệp.
Cover Letter là gì?
Cover Letter (hay còn được gọi là Thư xin việc) là một tài liệu dài một trang được gửi đến nhà tuyển dụng, mô tả về thế mạnh và kinh nghiệm của bạn liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Chất lượng của một Cover Letter đóng vai trò quan trọng trong quyết định của nhà tuyển dụng xem liệu họ có nên xem CV (Hồ sơ xin việc) của bạn hay không. Việc sàng lọc ban đầu là cần thiết, vì vậy hãy để thư xin việc của bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp như một ứng viên tiềm năng.
Tạo CV online miễn phí
Cấu trúc cơ bản của một Cover Letter
Để tạo một thư xin việc chuyên nghiệp, bạn cần biết cấu trúc cơ bản của một Cover Letter.
Sau đây là những phần cần có để tạo nên một thư xin việc:
1. Phần giới thiệu: Nội dung này cần được viết chỉn chu, cẩn thận từ ban đầu để thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng. Mục tiêu của phần giới thiệu là lý giải tại sao bạn mong muốn có công việc và vị trí này.
2. Phần trọng tâm: Đây là phần chủ chốt để bạn thể hiện bản thân một cách tối đa. Hãy thông minh và có tư duy chiến lược khi trình bày nội dung. Một phần trọng tâm hiệu quả sẽ bao gồm ít nhất 2 đoạn mô tả chi tiết về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc,… Nhà tuyển dụng sẽ xem xét kỹ phần này để đánh giá mức độ phù hợp của bạn.
3. Phần kết luận: Kết thúc thư xin việc bằng một mô tả ngắn gọn. Đừng quên gợi nhắc người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn (lời kêu gọi hành động).
Một Cover Letter chuyên nghiệp như thế nào?
Bước đầu tiên là đảm bảo rằng Cover Letter của bạn truyền đạt chính xác nội dung của nó. Cover Letter cần nhanh chóng giải thích vì sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn. Qua Cover Letter và kết nối với CV, nhà tuyển dụng cần thấy phong cách cá nhân, năng lực chuyên môn và sự phù hợp với vị trí mà họ đang tìm kiếm. Nhiệm vụ của bạn là thuyết phục nhà tuyển dụng để họ hiểu bạn dễ dàng hơn những gì bạn có.
Nếu so sánh hai mẫu văn bản trên, khả năng nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn Mẫu 2. Điều này đơn giản vì nội dung của nó được khai thác và giữ sự tập trung vào vấn đề. Đó là một biểu hiện của tính chuyên nghiệp trong Cover Letter.
Tính chuyên nghiệp cũng được thể hiện trong phần trọng tâm. Bạn cần trực tiếp đi vào vấn đề và thuyết phục họ vì sao họ nên chọn bạn. Loại bỏ các thông tin không cần thiết và lựa chọn cẩn thận nội dung bạn muốn truyền tải.
Bên cạnh đó, bạn cần đưa các kỹ năng và kiến thức liên quan đến vị trí tuyển dụng vào Cover Letter một cách hợp lý. Đừng quá tải và đơn giản nhưng không lơ là.
Cách viết một Cover Letter hoàn hảo
Có nhiều thắc mắc được đặt ra khi viết thư xin việc: Tôi nên viết gì trong thư xin việc? Cách thể hiện nó như thế nào? Tôi nên viết chi tiết không? Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi đó.
Bước 1: Đặt chi tiết liên hệ của bạn (và của nhà tuyển dụng) vào tiêu đề
Chi tiết liên hệ
Xem thêm : 16 tác dụng của cây xuyến chi dành cho sức khỏe bạn nên biết
Để mở đầu thư xin việc, bạn cần chú ý đến những điều sau:
- Tên và họ của bạn
- Địa chỉ email (hãy đảm bảo email chuyên nghiệp không phải email cá nhân)
- Số điện thoại của bạn
- Địa chỉ email (Tùy chọn)
- Liên kết hồ sơ Linkedin của bạn (Tùy chọn)
Dưới các chi tiết liên hệ của bạn, hãy cung cấp:
- Múi giờ
- Tên người đại diện công ty/tổ chức tuyển dụng
- Địa chỉ công ty
- Số điện thoại công ty
- Tên người quản lý tuyển dụng hoặc địa chỉ email công ty
Bước 2: Xây dựng phong cách xưng hô chuyên nghiệp
Lời chào mở đầu
Hãy để lại ấn tượng ban đầu tốt bằng cách gửi Cover Letter của bạn đến một cá nhân bằng tên thật của họ.
Hãy đảm bảo loại bỏ những cách chào truyền thống và phản ánh sự lười biếng của bản thân. Một lời chào mở đầu thiếu chân thành sẽ giảm cơ hội trúng tuyển của bạn.
Trong trường hợp bạn không chắc chắn về chức danh hay tên thật của người nhận, đừng ngại xác minh. Cách hiệu quả nhất là kiểm tra trang web của công ty. Kiểm tra trên Linkedin, thậm chí gọi điện hoặc gửi email cho bộ phận nhân sự để xác minh. Nếu vẫn không chắc chắn, hãy thử những mẹo sau:
- Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của người nhận (như Ông, Bà, Tiến sĩ, v.v.), bạn có thể bỏ qua phần chào tên đó. Ví dụ: “Jane Smith thân mến” là một lời chào có thể chấp nhận được.
- Nếu bạn không thể xác định người nhận, bạn có thể đoán. Ví dụ: nếu bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên nhân sự, bạn có thể gọi tên Giám đốc Nhân sự.
- Nếu bạn không thể tìm thấy tên người nhận, bạn có thể gửi đến bộ phận. Ví dụ: “Kính gửi Bộ phận Nhân sự” là một lựa chọn không tồi.
Dưới đây là một số ví dụ về lời chào mở đầu chuyên nghiệp:
- Gửi Jane Smith
- Gửi cô Smith
- Kính gửi Phòng Truyền thông – Marketing
- Kính gửi [Tên công ty] Nhà tuyển dụng
Bước 3: Hấp dẫn người quản lý tuyển dụng bằng một lời giới thiệu mạnh mẽ
Đoạn giới thiệu quan trọng
Những ứng viên thường gặp khó khăn khi bắt đầu viết thư xin việc. Nhưng thực tế là nó không phức tạp như họ nghĩ. Để tạo một thư xin việc hiệu quả và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
– Vị trí công việc: Đặt tên vị trí bạn đang ứng tuyển
– Tên công ty: Đặt tên công ty bạn đang ứng tuyển
– Ý định ứng tuyển: Thể hiện nhiệt huyết đối với vị trí bạn đang muốn ứng tuyển
Bạn cũng có thể làm phần giới thiệu của mình hấp dẫn hơn bằng cách thêm một số mô tả về tính cách, đam mê hoặc điểm nhấn về nghề nghiệp. Tính cách là điều quan trọng mà nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy trong ứng viên. Tuy nhiên, hãy chắc rằng bạn không quá cầu kỳ. Dưới đây là một số cách để xây dựng một lời giới thiệu độc đáo:
- Thể hiện tình yêu của bạn đối với công ty
- Nêu bật thành tích trong quá khứ
- Chia sẻ niềm đam mê với công việc của bạn
Bước 4: Chứng minh rằng bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc
Đây là phần trọng tâm của thư xin việc. Trình bày một cách thuyết phục vì sao bạn là người phù hợp cho công việc và vị trí đó.
Lưu ý về chia sẻ thông tin
Để chứng minh rằng bạn là ứng viên xuất sắc, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
1. Tự tin, nhưng không tỏ ra kiêu căng: Một thư xin việc mạnh mẽ cần truyền tải sự tự tin. Hãy cung cấp chứng cứ về năng lực và thể hiện chúng trong thư xin việc của bạn. Đừng giảm giá trị bản thân bằng cách đưa ra thông tin không thực tế.
2. Trung thực và không làm giả: Sự chân thật rất quan trọng. Đừng nói dối hoặc kéo dài sự thật về kinh nghiệm cá nhân của bạn. Điều này chỉ làm bạn tụt lại và không bao giờ tiến bộ được.
3. Tránh liệt kê thông tin không liên quan: Thư xin việc của bạn cần điều chỉnh để phù hợp với vị trí và công ty mà bạn ứng tuyển. Nội dung của thư xin việc (và sơ yếu lý lịch) nên trả lời tin tuyển dụng và đề cập rõ đến kỹ năng và trình độ mong muốn của nhà tuyển dụng.
Quan tâm đến kết quả thực tế
Người quản lý tuyển dụng muốn kiểm tra độ tin cậy của thư xin việc của bạn để xác nhận xem bạn có phù hợp cho công việc hay không.
Để tăng sự tin tưởng, bạn có thể sử dụng thành tích gần đây để chứng minh (bằng con số cụ thể) rằng bạn có những kỹ năng để hoàn thành công việc. Dưới đây là một số ví dụ:
- Thành tích nghề nghiệp: Chứng minh số liệu về doanh thu, lợi nhuận, sự hài lòng,…
- Phản hồi chuyên môn: Nhận đánh giá từ quản lý hoặc đồng nghiệp
- Giải thưởng chuyên ngành: Nhận giải thưởng cho sự đóng góp và sáng tạo
Phát triển và rèn luyện các phẩm chất
Xem thêm : KPT (KEEP – PROBLEM – TRY) là gì ?
Đánh giá được sự tiềm năng của ứng viên là một yếu tố quan trọng khác. Đừng lo lắng nếu kinh nghiệm của bạn chưa đủ. Nhà tuyển dụng đánh giá thư xin việc trên cơ sở các phẩm chất khác nhau, bao gồm:
- Thành tích học tập (và thành tích khác): Bằng cấp, điểm GPA, học bổng,…
- Các hoạt động ngoại khóa: Các công việc bán thời gian, các hoạt động tình nguyện, dự án xã hội,…
- Động lực và mục tiêu: Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, ý nghĩa của công việcđối với mục tiêu của bạn
Hãy nhớ rằng bất kỳ thông tin nào bạn đưa vào thư xin việc cần liên quan đến công việc bạn ứng tuyển. Ví dụ, kinh nghiệm công nghệ thông tin sẽ là lợi thế khi ứng tuyển vào vị trí trong ngành IT.
Bước 5: Đánh giá và hoàn thiện nội dung thư xin việc
Khi viết thư xin việc, hãy thể hiện mình là ứng viên lịch sự và tự tin. Dù là cuối cùng nhưng bạn vẫn phải cẩn thận và tỉ mỉ. Để hoàn thành một Cover Letter hiệu quả, hãy lưu ý những điều sau:
Xem thêm: 5 lưu ý để viết đánh giá hiệu suất của bạn
- Cảm ơn người quản lý tuyển dụng đã xem xét sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn
- Tóm tắt lý do bạn là ứng viên tiềm năng
- Nhắc lại niềm đam mê của bạn với vị trí và công việc đó
- Lịch sự yêu cầu họ liên hệ với bạn
Bước 6: Kết thúc Cover Letter bằng một lời chào chuyên nghiệp
Ký tên thư xin việc của bạn với một lời chào kết thúc chuyên nghiệp:
Bạn có thể sử dụng các lời chào kết thúc chuyên nghiệp sau:
- Tôi – Em cảm ơn
- Trân trọng – Trân trọng cảm ơn
- Cảm ơn – Xin cảm ơn
- Chân thành cảm ơn – Xin chân thành cảm ơn
Sau đó, hãy để hai dòng trắng trước khi ghi tên đầy đủ của bạn.
Bước 7: Kiểm tra lại Cover Letter
Hãy kiểm tra xem mọi thứ có đúng không. Thư xin việc của bạn đã đáp ứng tiêu chuẩn và tạo ấn tượng chưa? Hãy tự hỏi những câu hỏi sau:
Định dạng thư xin việc đã đúng chưa?
Một Cover Letter chuyên nghiệp có khoảng 200-350 từ và được trình bày trên một trang A4. Phông chữ được sử dụng phải nhất quán và lề trang cân đối. Khoảng cách lề trang tốt nhất của Cover Letter là từ 1″ – 1,5″.
Ra soát nội dung và các lỗi cơ bản
Phong cách văn phong trong Cover Letter là rất quan trọng. Hãy nhớ rằng bạn không nên viết thư xin việc quá trang trọng. Điều này không làm cho Cover Letter của bạn chuyên nghiệp hơn. Trái lại, nó khiến thư xin việc trở nên cứng nhắc và khó hiểu.
Để cải thiện văn phong và điệu điệu trong thư xin việc của bạn, hãy thử các phương pháp sau:
- Tránh sử dụng những từ ngữ phức tạp, như “suy nghĩ khách quan” và “sức mạnh tổng hợp”
- Chọn những từ ngữ đơn giản, không quá trang trọng
Hãy đọc lại thư xin việc và xem xét lỗi về từ vựng, chính tả, cách diễn đạt và ngữ pháp. Nếu một câu quá dài, hãy cắt bớt những thông tin không quan trọng. Nếu cách diễn đạt mơ hồ, hãy sửa lại ngay để thông điệp của bạn được nhà tuyển dụng hiểu rõ nhất.
Gợi ý các mẫu template Cover Letter/mẫu thư xin việc
Tải ngay những mẫu CV đẹp dành cho lập trình viên tại đây
Tăng hiệu suất ứng tuyển bằng cách tạo CV Online hiệu quả trên TopDev
Bạn có thể quan tâm đến:
- Tips giúp nhà tuyển dụng phỏng vấn ứng viên hiệu quả
- OKR là gì? Kinh nghiệm thiết lập OKR hiệu quả?
- Cách thiết lập và duy trì mạng lưới quan hệ (networking) hiệu quả
Xem thêm thông tin về Việc làm lập trình viên trên TopDev
