Check-in là gì? Check-out là gì? Và 9 thông tin hữu ích cần biết

Trong ngành dịch vụ khách sạn, check-in và check-out là những thuật ngữ phổ biến được sử dụng. Nếu bạn còn băn khoăn về ý nghĩa của check-in và check-out, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn!

► Check-in là gì?

Tại khách sạn, check-in là quy trình mà nhân viên lễ tân tiến hành để đăng ký và xác nhận cho khách đặt phòng được phép lưu trú. Thời gian check-in thường là vào lúc 14 giờ hàng ngày.

Check-in là gì Check-out là gì

Check-in là quá trình đăng ký cho khách đặt phòng lưu trú.

(Ảnh nguồn: khách sạn Mường Thanh Luxury Bắc Ninh)

– Quy trình check-in cho khách lẻ

• Chào đón và thu thập thông tin của khách

• Kiểm tra xem khách đã đặt phòng trước đó chưa, tùy thuộc vào yêu cầu và tình hình phòng

• Thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng và xác nhận tình trạng phòng

• Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày lưu trú, phương thức thanh toán, các dịch vụ đi kèm và chương trình khuyến mãi

• Yêu cầu khách cung cấp thông tin cá nhân và giấy tờ tùy thân để hoàn thành thủ tục nhận phòng, mời khách ký xác nhận đặt phòng

• Cung cấp cho khách thông tin về các tour du lịch và địa điểm du lịch, giá vé…

• Hỏi khách có yêu cầu đặc biệt nào không

• Giao chìa khóa phòng cho khách

• Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo cho bộ phận hành lý đưa khách lên phòng

• Cập nhật thông tin của khách vào hệ thống

Check-in là gì Check-out là gì

– Quy trình check-in cho khách đoàn (GIT)

• Chào đón khách và xác nhận thông tin đặt phòng của khách đoàn

→ Kiểm tra và thông báo số lượng phòng và thông tin đặt phòng với người đại diện/trưởng đoàn

→ Xác nhận lại việc đặt phòng để đảm bảo số lượng phòng

→ Tạo hồ sơ đăng ký và xác nhận thông tin với khách: Tên khách, tên công ty/cơ quan, loại phòng, số lượng phòng, yêu cầu đặc biệt, thời gian lưu trú và hình thức thanh toán

• Giới thiệu và đề xuất cho khách thuê loại phòng cao hơn nếu có thể, chọn phòng phù hợp cho khách (nếu có phòng trống)

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Thấu cảm là gì? Đặc điểm của người thấu cảm

• Sửa số phòng trong hồ sơ đăng ký nếu cần

• Thông báo cho bộ phận buồng phòng chuẩn bị đón khách lên phòng…

• Chuẩn bị hồ sơ, xác nhận các thông tin cần thiết và trao đổi với người đại diện/trưởng đoàn để chính xác và chu đáo

• Xin số CMT/ hộ chiếu của khách để đăng ký và bổ sung vào hồ sơ lưu trú

• Xác nhận hình thức thanh toán

→ Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc du lịch, yêu cầu khách đặt cọc. Số tiền đặt cọc phải bằng hoặc lớn hơn giá phòng khách dự định ở

→ Nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dụng, yêu cầu khách kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và quẹt thẻ

• Thông báo số phòng (nếu cần) để đảm bảo an ninh cho khách

• Giao chìa khóa/phẳng thẻ cho khách

• Giới thiệu và cung cấp các phiếu dịch vụ miễn phí

→ Giới thiệu phiếu ăn sáng và đề nghị khách gửi phiếu cho nhân viên nhà hàng

→ Giới thiệu các dịch vụ như xông hơi, massage, làm đẹp, vị trí và giờ phục vụ, yêu cầu khách chuyển thông tin cho nhân viên phục vụ khi sử dụng

• Tư vấn và giới thiệu các dịch vụ bổ sung và giải trí có tại khách sạn và khu vực lân cận

• Cung cấp số điện thoại bộ phận lễ tân cho khách liên hệ khi cần

• Liên hệ với bộ phận buồng phòng để hướng dẫn khách lên phòng và giúp khách mang hành lý

• Điền thông tin còn thiếu vào hồ sơ đăng ký và khai báo tạm trú

• Đóng dấu thời gian đăng ký lên phiếu đăng ký khách sạn

• Cập nhật thông tin của khách vào máy tính (mở hóa đơn)

• Thay đổi trạng thái phòng theo yêu cầu khách

• Hoàn tất thủ tục đăng ký và khai báo cho khách đoàn

– Những tình huống phổ biến khi xử lý check-in cho khách

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký khách lưu trú, nhân viên lễ tân có thể gặp phải những tình huống sau:

• Khách đến nhận phòng mà không có hành lý

• Khách đến trước thời gian check-in quy định (14 giờ hàng ngày)

• Khách lẻ đến nhận phòng muộn, khi đó phòng đã được bán cho khách khác

• Khách đặt phòng qua công ty lữ hành, khi đến khách sạn không hài lòng về kích thước phòng hoặc vị trí không thuận tiện

• Khách báo rằng đã đặt phòng nhưng tên không có trong danh sách

Nếu gặp phải những tình huống này, là nhân viên lễ tân, bạn sẽ xử lý như thế nào? Cách giải quyết có thể được tìm thấy trong bài viết này.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Campaign Marketing Là Gì? Cách Tạo Các Chiến Dịch “Chất Như Nước Cất”

– Những lưu ý lễ tân cần biết trong quá trình giao tiếp với khách khi check-in

• Hiểu rõ tâm lý và đặc điểm của từng loại khách để có cách ứng xử phù hợp

• Luôn mặc đồ gọn gàng và sạch sẽ

• Tự tin chào đón khách, có cử chỉ lịch sự và mỉm cười

• Đối xử công bằng với tất cả khách hàng

• Luôn sử dụng tên khách kết hợp với đại từ xưng hô trong quá trình tiếp đón

• Thể hiện sự chân thành và nhiệt tình giúp đỡ khách

• Xin lỗi khách nếu buộc khách phải chờ lâu

• Tránh cáu gắt, tranh cãi hoặc thể hiện thái độ thờ ơ với khách

Check-in là gì Check-out là gì

Nhân viên lễ tân cần luôn niềm nở và tươi cười khi chào đón khách đến check-in

(Ảnh nguồn: Brandi Nha Trang Hotel)

► Check-out là gì?

Check-out là quy trình mà nhân viên lễ tân tiến hành để thanh toán và xác nhận việc khách hàng trả phòng. Thời gian check-out thường là 12 giờ trưa.

– Quy trình check-out cho khách lẻ

• Chào hỏi khách và hỏi khách có hài lòng với kỳ nghỉ tại khách sạn không?

• Xác nhận số phòng và thông báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra phòng và minibar

• Kiểm tra các đồ dùng mà khách đã mượn/thuê từ khách sạn, yêu cầu khách trả lại nếu có

• Kiểm tra các dịch vụ đã sử dụng và xác nhận lại với khách

• Nhận thông báo từ bộ phận buồng phòng về tình trạng phòng và các đồ uống đã sử dụng trong minibar, xác nhận lại với khách

• Lập hóa đơn thanh toán và cho khách kiểm tra

• Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán

• Thực hiện việc thanh toán. Nếu công ty thanh toán, yêu cầu khách ký xác nhận và giữ lại hóa đơn. Nếu khách thanh toán bằng voucher, kiểm tra và đối chiếu số tiền thanh toán qua voucher, cung cấp voucher kèm hóa đơn

• Đóng dấu “Đã thanh toán” trên hóa đơn và trao lại cho khách (nếu khách thanh toán trực tiếp)

• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ cá nhân, đồ đã gửi, thư, bưu kiện (nếu có)

• Cung cấp phiếu Check-out cho khách để nhân viên hành lý vận chuyển hành lý lên xe

• Hỗ trợ khách tìm phương tiện di chuyển nếu cần

• Tiễn khách, chúc khách có một chuyến đi vui vẻ và hẹn gặp lại

– Quy trình check-out cho khách đoàn

• Chuẩn bị danh sách khách đoàn

• Chào đón khách và xác nhận phương thức thanh toán của đoàn: chung cho cả đoàn hoặc riêng từng phòng

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Chào mừng bạn quay trở lại Banthe247.com

• Thông báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng

• Xác nhận các dịch vụ đã sử dụng trong quá trình lưu trú của khách đoàn

• Lập hóa đơn thanh toán

• Yêu cầu trưởng đoàn hoặc đại diện từng phòng kiểm tra lại

• Thực hiện việc thanh toán: nếu hóa đơn đã thanh toán, trả lại cho khách. Nếu công ty thanh toán, yêu cầu khách ký xác nhận và giữ lại hóa đơn

• Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ của khách (nếu có)

• Kiểm tra ý kiến của khách về dịch vụ khách sạn

• Cung cấp phiếu Check-out cho khách để nhân viên vận chuyển hành lý lên xe

• Hỗ trợ khách tìm phương tiện di chuyển nếu cần

• Tiễn khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại

– Express Check-out là gì?

Express Check-out là dịch vụ thanh toán và trả phòng nhanh gọn của khách sạn. Quy trình chi tiết của Express Check-out có thể được tìm thấy trong bài viết liên quan.

– Những tình huống phổ biến khi xử lý thanh toán check-out cho khách

• Khách phàn nàn vì cho rằng hóa đơn sai sót và không muốn thanh toán

• Khách không thể thanh toán vì đã mất ví tiền

• Khách thanh toán bằng tiền giả hoặc sử dụng thẻ tín dụng giả

• Khách thanh toán bằng séc du lịch nhưng không có chữ ký hợp lệ trên séc…

Nếu gặp phải những tình huống trên, bạn sẽ xử lý các vấn đề đó như thế nào để đảm bảo quyền lợi của khách sạn và khách hàng? Cách giải quyết có thể được tìm thấy trong hướng dẫn tại đây.

– Các công việc của lễ tân sau khi khách trả phòng

Sau khi khách hàng rời khách sạn, nhân viên lễ tân cần thực hiện các công việc sau để hoàn tất quy trình phục vụ khách lưu trú:

• Cập nhật lại tình trạng phòng trong hệ thống: chuyển trạng thái của phòng từ “đã thanh toán” sang “phòng trống chờ dọn”

• Tổng hợp hồ sơ của khách hàng với đầy đủ thông tin cá nhân, sở thích và thói quen tiêu dùng

• Chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán – với trường hợp khách chưa thanh toán, nhân viên lễ tân cần chuyển toàn bộ hóa đơn và hồ sơ liên quan

Là nhân viên lễ tân khách sạn, bạn không chỉ cần hiểu về ý nghĩa của check-in và check-out – mà còn phải thành thạo quy trình thực hiện check-in và check-out. Hi vọng rằng bài viết này đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích.

Ms. Smile

Back to top button