Cấn trừ công nợ là gì? Các quy định liên quan đến biên bản cấn trừ công nợ

Cấn trừ công nợ không phải khái niệm quá quen thuộc với nhiều người, đặc biệt là những người không thuộc ngành kế toán hoặc mới bắt đầu làm việc. Vậy thực tế cấn trừ công nợ là gì? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ hoặc bù trừ công nợ được hiểu là một loại giao dịch, hoạt động mua bán hoặc cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị. Hai đơn vị này đồng thời đóng vai trò là người mua và người bán. Trong quá trình hợp tác, nếu có các giao dịch phát sinh, hai bên cần tạo biên bản bù trừ công nợ để ghi nhận.

cấn trừ công nợ

Đối với một người cùng là khách hàng và nhà cung cấp, họ sẽ gặp phải việc phải thu và phải trả công nợ. Để cấn trừ công nợ này, nhân viên kế toán cần thực hiện các bước sau:

  • Xác định các loại chứng từ công nợ của các bên
  • Bù trừ công nợ phải thu và phải trả
  • Cập nhật công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.

Hằng tháng, các đơn vị sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ bao gồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng tiền giao dịch. Lúc này, kế toán cần kiểm tra lại tất cả hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cho việc đối chiếu công nợ.

Nếu có sai sót giữa hai bên, kế toán cần đối chiếu công nợ lại một lần nữa để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu lỗi đến từ bên B và liên quan đến số lượng hàng hóa, bên A có quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Bên B sẽ phải xác nhận và thực hiện biên bản đối chiếu lại.

2. Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ

Để đảm bảo quá trình cấn trừ công nợ diễn ra thành công, cần có đầy đủ các loại chứng từ theo quy định sau:

  • Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đặc biệt phải ghi rõ phương thức thanh toán bù trừ công nợ.
  • Các biên bản giao hàng, xuất kho
  • Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
  • Các biên bản đối chiếu công nợ của cả hai bên
  • Các biên bản bù trừ công nợ đã được xác nhận rõ ràng bởi cả hai bên
  • Các loại chứng từ thanh toán (phiếu chi, phiếu thu nếu chênh lệch dưới 20 triệu đồng và giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng trở lên).
cấn trừ công nợ

3. Những lưu ý khi đối chiếu và cấn trừ công nợ

Khi đối chiếu và cấn trừ công nợ, chủ kinh doanh và kế toán cần lưu ý những yếu tố sau để đảm bảo tính chính xác:

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Tốc độ tăng trưởng kinh tế thực là gì? Công thức tính và ví dụ?

3.1 Lưu ý khi đối chiếu công nợ

  • Đối chiếu công nợ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ quy định trong hợp đồng và bên kia chưa thanh toán.
  • Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ phải được kiểm tra và hạch toán chính xác để giảm thiểu sai sót và thất thu trong quá trình giao dịch.
  • Quá trình đối chiếu công nợ áp dụng cho toàn bộ số tiền trong hợp đồng.
  • Số hợp đồng, hóa đơn, công nợ và tiền thanh toán hay chưa đều cần được giải thích cụ thể và chi tiết kèm với tài liệu chứng minh và đối chiếu.
  • Kết luận cần được ký và xác nhận bởi cả hai bên.

3.2 Lưu ý khi cấn trừ công nợ

  • Cấn trừ công nợ thường diễn ra khi cả hai bên mua bán cùng chi trả tiền theo hợp đồng. Tuy nhiên, việc thanh toán thường chưa được thực hiện do cần xác định lại khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và giảm thiểu rủi ro.
  • Công nợ được diễn giải qua ba loại số dư đầu kỳ: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.
  • Công nợ phát sinh tăng thường cần đi kèm với hóa đơn và biên bản giao nhận để chứng minh rằng bên đối tác đã thanh toán tiền nhằm thực hiện hợp đồng.
  • Công nợ phát sinh giảm thường là mức tiền chiết khấu thanh toán so với tổng tiền thanh toán.
  • Trong quá trình cấn trừ công nợ, chỉ được tiến hành cấn trừ công nợ cho cùng một đối tượng.

4. Biên bản cấn trừ công nợ

Biên bản cấn trừ công nợ được hiểu là một bản ghi được lập khi hai bên mua và bán gặp các giao dịch mua bán và đồng ý cấn trừ công nợ. Biên bản cấn trừ công nợ được sử dụng để ghi lại quá trình cấn trừ công nợ của công ty hoặc doanh nghiệp, nhằm bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên khi xảy ra tranh chấp hoặc kiện tụng.

Biên bản cấn trừ công nợ cần đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Tên biên bản: Biên bản cấn trừ công nợ
  • Thông tin đầy đủ về ngày lập biên bản, bao gồm giờ, phút, ngày, tháng, năm
  • Thông tin đầy đủ về các bên liên quan:
  • Họ và tên
  • Địa chỉ
  • Liên hệ: Số điện thoại, email,…
  • Người đại diện
  • Nội dung biên bản:
    • Ghi rõ bên A hoặc bên B là bên nợ
    • Tổng số tiền bên nợ
    • Cách cấn trừ công nợ sẽ được thực hiện
    • Số tiền còn nợ sau cấn trừ công nợ
  • Chữ ký đầy đủ của cả hai bên

Ví dụ biên bản cấn trừ công nợ:

cấn trừ công nợ

5. Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Trong trường hợp cấn trừ công nợ, một bên sẽ vừa có công nợ phải thu và vừa có công nợ phải trả. Khi đó, để cấn trừ công nợ, kế toán cần thực hiện các bước sau:

  • Xác định chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả
  • Bù trừ công nợ phải thu và phải trả của đối tượng
  • Cập nhật tiến trình bù trừ công nợ vào sổ công nợ của từng đối tượng
Có Thể Bạn Quan Tâm :   Hóa trị là gì? Quy tắc hóa trị bạn cần nhớ và cách vận dụng

Khi các bên tiến hành bù trừ công nợ, tức là giữa các đơn vị mua hàng và bán hàng, cung cấp hàng hóa cho nhau, biên bản cấn trừ công nợ được lập để bù trừ cho nhau.

Hằng tháng, các đơn vị sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ để kiểm tra số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng số tiền. Lúc này, kế toán cần kiểm tra lại tất cả hóa đơn mua hàng từ các đơn vị mà mình đối chiếu công nợ.

Nếu có sai sót xảy ra, hai bên kế toán cần đối chiếu lại với các bên thành viên để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu lỗi là do chi nhánh B liên quan tới số lượng hàng hóa vượt quy định, chi nhánh A có quyền hủy bỏ biên bản đối chiếu công nợ với chi nhánh B và yêu cầu chi nhánh B xác nhận và lập lại biên bản đối chiếu.

Các loại chứng từ cần có để cấn trừ công nợ:

  • Hợp đồng mua bán hàng hóa
  • Biên bản giao hàng, xuất kho
  • Hóa đơn GTGT
  • Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của cả hai bên
  • Biên bản cấn trừ công nợ có xác nhận của cả hai bên
  • Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, phiếu thu nếu chênh lệch dưới 20 triệu đồng và giấy báo nợ nếu chênh lệch từ 20 triệu đồng trở lên.

Hoàn chỉnh hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ:

  • Bảng công nợ chi tiết đã thanh toán và còn nợ của khách hàng
  • Các loại hợp đồng kinh tế hiện có với phương thức thanh toán bù trừ công nợ (nếu chưa có quy định thanh toán bù trừ công nợ, cần lập phụ lục hợp đồng)
  • Hợp đồng thanh lý
  • Các biên bản giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu, xuất kho
  • Các bản đối chiếu công nợ đã ký tá và xác nhận của cả hai bên
  • Các chứng từ thanh toán trước đó của cả hai bên: Phiếu chi, giấy báo nợ,…
  • Hóa đơn GTGT hoặc các loại hóa đơn bán hàng thông thường
  • Biên bản cấn trừ công nợ có xác nhận của cả hai bên
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho phần còn lại sau khi bù trừ công nợ

6. Chính sách và quy định liên quan đến thanh toán cấn trừ công nợ

Về thuế GTGT:

Theo Điểm 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT bằng tiền mặt:

a) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ theo phương thức thanh toán bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, mượn hay vay mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng, phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và hàng hóa, dịch vụ bán ra, mượn hay vay. Trong trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba, phải có biên bản bù trừ công nợ của cả ba bên để khấu trừ thuế.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Khái Niệm Điện Trở Thuần Là Gì ? Cách Tính Điện Trở Của Dây Dẫn

b) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bù trừ công nợ như vay mượn tiền hay cấn trừ công nợ qua người thứ ba và phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng, phải có hợp đồng vay mượn tiền bằng văn bản đã được lập trước đó và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên được vay đối với các khoản vay bằng tiền (bao gồm cả việc bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với số tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua hoặc nhờ người mua chi trả).

Về thuế TNDN:

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC, đối với việc trừ khi tính thuế TNDN:

Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi và bổ sung như sau:

1. Trừ các khoản chi không được trừ theo khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) được trả bằng chứng từ không dùng tiền mặt.

Để thực hiện thanh toán cấn trừ công nợ một cách hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT, cần có các yếu tố sau:

  • Hợp đồng mua bán (như hợp đồng nêu rõ về việc thanh toán cấn trừ công nợ)
  • Biên bản cấn trừ công nợ của hai bên (cần xác nhận của hai bên)
  • Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Đây là những yếu tố quan trọng mà các chủ cửa hàng và doanh nghiệp cần hiểu về cấn trừ công nợ. Sapo hy vọng rằng thông tin này có thể giúp bạn xử lý các vấn đề liên quan đến cấn trừ công nợ và quản lý tài chính một cách hiệu quả nhất.

Ứng dụng Sapo 365 ra đời để cung cấp giải pháp giúp chuyên nghiệp hóa quá trình kinh doanh online từ bán hàng, vận đơn đến quản lý công nợ. Bạn có thể sở hữu ứng dụng quản lý công nợ tích hợp nhiều tính năng tiện lợi này mà không cần phải bỏ ra bất kỳ chi phí nào. Hãy tải ngay App Sapo 365 về điện thoại để trải nghiệm và tận hưởng sự khác biệt!

Xem thêm: Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những mẫu yêu cầu thanh toán nào?

Back to top button