BCP là gì? Chiến lược xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp

Trong một môi trường kinh doanh không đoán trước được, các doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Để làm được điều này, các nhà quản trị cần xây dựng BCP để đảm bảo duy trì sự khỏe mạnh và bền vững của doanh nghiệp. Vậy thì BCP là gì? Làm thế nào để xây dựng một kế hoạch kinh doanh liên tục chất lượng cho doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Định nghĩa và Tổng quan về Kế hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP)

BCP là gì?

BCP là viết tắt của Business Continuity Plan – Kế hoạch Kinh doanh Liên tục. Đây là một bản kế hoạch mà tổ chức tạo ra để đối phó với các mối đe dọa có thể gây gián đoạn hoạt động. Một kế hoạch kinh doanh liên tục tập trung vào việc duy trì các chức năng kinh doanh và khôi phục hoạt động trong giai đoạn khó khăn nhằm giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

BCP là gì
BCP là gì

Ví dụ về BCP

Một ví dụ điển hình về Kế hoạch Kinh doanh Liên tục là trong giai đoạn dịch Covid-19. Các doanh nghiệp đã phải chịu sự gián đoạn lớn vì ảnh hưởng của các quy định giãn cách và tình trạng nền kinh tế bị đóng băng. Trong trường hợp đó, triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục như làm việc từ xa hoặc có chính sách làm việc linh hoạt đã giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trong thời gian khủng hoảng và giảm thiểu tối đa sự gián đoạn trong quy trình hoạt động. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đã tránh được nguy cơ giải thể trong thời gian ngắn nhờ áp dụng kịp thời chiến lược kinh doanh liên tục.

2. Vai trò của Quy hoạch Kinh doanh Liên tục (BCP)

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh không đoán trước được, Quy hoạch Kinh doanh Liên tục là một bức tường đáng tin cậy bảo vệ doanh nghiệp khỏi các yếu tố bên ngoài. Vậy vai trò của BCP là gì đối với tổ chức nói chung và các cá thể liên quan nói riêng?

Đối với nhân viên

Trước hết, hãy xem xét tầm ảnh hưởng của Quy hoạch Kinh doanh Liên tục đối với nhân viên – những người đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục là cam kết của tổ chức để đảm bảo cho nhân viên có công ăn việc làm. BCP đóng vai trò trong việc xây dựng lòng tin của nhân viên vào năng lực của ban lãnh đạo và tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Khái niệm game lậu, game được cấp phép và cái nhìn công bằng từ game thủ

Ngược lại, một doanh nghiệp không có Quy hoạch Kinh doanh Liên tục sẽ gặp khó khăn trong việc đối phó với các tình huống không may và dễ tạo ra sự bối rối cho nhân viên. Khi nhân viên không an tâm và mất phương hướng, họ có thể dễ dàng rời bỏ doanh nghiệp để tìm kiếm cơ hội tốt hơn.

Đối với đối tác và khách hàng

Một doanh nghiệp có Kế hoạch Kinh doanh Liên tục chất lượng đồng nghĩa với việc họ hiểu rõ mục tiêu của mình và sẵn sàng đối phó với mọi tình huống. Điều này không chỉ gây lòng tin cho khách hàng mà còn xây dựng nền tảng cho một thương hiệu mạnh mẽ.

BCP cũng là một chiến lược để thu hút và duy trì đối tác và khách hàng hiệu quả. Người tiêu dùng và nhà đầu tư luôn sẵn lòng đầu tư cho những thương hiệu đáng tin cậy. Và khả năng đổi mới và đồng phục vụ thông qua Quy hoạch Kinh doanh Liên tục là “bảo lãnh” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.

Đối với tổ chức

Quy hoạch Kinh doanh Liên tục là “từ điển sinh tồn” đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Xây dựng BCP không chỉ đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định cho tổ chức mà còn tạo cơ hội để nhanh chóng phục hồi sau thời kỳ khó khăn. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh liên tục cũng giúp bảo vệ các nguồn lực về tài chính và nhân viên khỏi mất mát và hao hụt. Đồng thời, BCP giúp tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp so với các đối thủ khác.

3. Quy trình Xây dựng Kế hoạch Kinh doanh Liên tục cho doanh nghiệp

Bước 1. Xác định bối cảnh hoạt động

Trước khi bắt đầu xây dựng Kế hoạch Kinh doanh Liên tục, các nhà quản trị cần xác định bối cảnh và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho BCP, đồng thời xác định các rủi ro có thể xảy ra. Để xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản trị cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Những yếu tố nào đảm bảo hoạt động bình thường của doanh nghiệp?
  • Các quy trình quan trọng trong tổ chức là gì?
  • Những yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp? (kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, pháp luật,…)

Bước 2. Thực hiện Phân tích Ảnh hưởng Kinh doanh

Phân tích Ảnh hưởng Kinh doanh là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng Kế hoạch Kinh doanh Liên tục. BIA là quá trình đánh giá và đo lường mức độ ảnh hưởng của các yếu tố gây gián đoạn hoặc làm tạm ngừng quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra rủi ro và khẩn cấp.

Để thực hiện phân tích Ảnh hưởng Kinh doanh, các nhà quản trị cần xác định các tài sản quan trọng đóng vai trò trung tâm trong hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm:

  • Nhân sự – thông tin liên hệ của nhân viên chủ chốt
  • Các nhà cung cấp – thông tin liên hệ cho các nhà cung cấp chính và bên thứ ba
  • Thiết bị – danh sách các thiết bị quan trọng bao gồm máy tính, máy in, máy quét, xe cộ
  • Tồn kho – danh sách hàng tồn kho và kho lưu trữ
  • Dữ liệu – các tài liệu quan trọng, bảng lương, kế toán, hồ sơ, bản sao lưu
Có Thể Bạn Quan Tâm :   "With" Định Nghĩa, Cấu Trúc và Cách Dùng trong Tiếng Anh

Bước 3. Xây dựng kế hoạch ứng phó

Sau khi xác định được các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động liên tục của doanh nghiệp, công việc tiếp theo là xây dựng kế hoạch để ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp: Ở giai đoạn này, trọng tâm là đảm bảo an toàn cho tất cả nhân viên và tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ được triển khai ngay khi có sự cố khẩn cấp xảy ra. Trong nhiều trường hợp khẩn cấp, các nhân viên sẽ tự động thực hiện theo quy trình đã được xác định trước mà không cần sự chỉ huy từ lãnh đạo cấp cao, ví dụ như thiên tai (hỏa hoạn, động đất,…) hoặc tấn công an ninh mạng.
  • Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng: Giai đoạn này sẽ thiết lập các phương án phản ứng của tổ chức trước khủng hoảng. Trong giai đoạn này, sẽ thành lập một nhóm quản lý khủng hoảng. Nhóm này thường bao gồm ban lãnh đạo đưa ra những quyết định quan trọng và những cá nhân có năng lực quản lý và điều hành các hoạt động chức năng trong quá trình khủng hoảng.
  • Giai đoạn 3 – Phục hồi: Giai đoạn này tập trung vào việc khôi phục các chức năng quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay thế hoặc dự trữ tài nguyên để duy trì hoạt động kinh doanh.
  • Giai đoạn 4 – Tái thiết: Giai đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động như trước khi có khủng hoảng xảy ra. Ở giai đoạn này, cần đảm bảo việc chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa để đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường. Ví dụ như trong thời kỳ dịch Covid-19, việc nhân viên đi làm trở lại có thể yêu cầu tiêm đủ mũi vắc xin theo quy định.
Xây dựng Kế hoạch Ứng phó với Rủi ro
Xây dựng Kế hoạch Ứng phó với Rủi ro

Bước 4. Thực hiện và Đào tạo

Để triển khai thành công Kế hoạch Kinh doanh Liên tục, nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng để sẵn sàng đối mặt với các tình huống khẩn cấp. Tổ chức cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình cũng như hành động cần thực hiện khi đối mặt với rủi ro. Việc đào tạo sẽ giúp xây dựng khả năng đối phó và tạo lòng tin cho nhân viên để họ tự tin vượt qua khó khăn và phục hồi hoạt động nhanh chóng.

Để chuẩn bị tốt nhất cho các tình huống khẩn cấp, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định để thực hành triển khai các phương án xử lý.

Bước 5. Kiểm tra và Cải tiến

Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định hiệu quả của BCP. Đánh giá và đo lường hiệu quả của Quy hoạch Kinh doanh Liên tục giúp xác định các điểm yếu và lỗ hổng trong quy trình ứng phó và phục hồi và từ đó đề xuất các phương án cải tiến để hoàn thiện kế hoạch.

Có Thể Bạn Quan Tâm :   Tầng lửng tiếng Anh là gì?

4. Các yếu tố quyết định thành công của BCP

Vai trò của ban lãnh đạo

Một kế hoạch kinh doanh liên tục thành công cần sự tham gia của ban lãnh đạo. Họ chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành và quyết định cách thức doanh nghiệp đối phó với khủng hoảng. Các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao cần thấu hiểu tầm quan trọng của vai trò của mình và cam kết đảm bảo sự an toàn cho tổ chức.

Công tác truyền thông nội bộ

Công tác truyền thông nội bộ là yếu tố quan trọng để triển khai thành công BCP vì nhân viên là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng, vai trò của đội ngũ nhân viên được đánh giá cao hơn bao giờ hết. Để đảm bảo BCP được thực hiện đúng, cần giúp nhân viên hiểu rõ khái niệm và vai trò của BCP đối với tổ chức, bao gồm:

  • Tầm quan trọng và tính cấp thiết của BCP đối với hoạt động của tổ chức
  • Hậu quả khi không triển khai và tuân thủ BCP
  • Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên trước, trong và sau thời kỳ khủng hoảng

Ứng dụng công nghệ số

Để tối ưu hóa quá trình xây dựng và triển khai Kế hoạch Kinh doanh Liên tục, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý công việc là một công cụ hiệu quả giúp các nhà quản trị xác định và đánh giá các rủi ro tiềm và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời để duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

1Office là một nền tảng quản trị tổng thể cho doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường. Phần mềm này giúp doanh nghiệp xây dựng một BCP chuyên nghiệp với các tính năng xuất sắc như:

  • Hệ thống báo cáo trực quan giúp cập nhật liên tục tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ nhiều góc độ, bao gồm biến động về nhân sự, doanh thu, chi phí,…
  • Kiểm soát chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, phân quyền truy cập cho từng cá nhân, phòng ban cụ thể, dễ dàng tra cứu tình trạng tài sản, tránh hao hụt tổn thất không cần thiết
  • Số hóa và quản lý 100% các quy trình trong tổ chức, giúp định vị ngay lập tức các điểm yếu gây gián đoạn quá trình để đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng
  • Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên từ mọi nơi và bất kỳ lúc nào theo thời gian thực

Thông qua bài viết trên, 1Office hi vọng rằng chúng tôi đã cung cấp cho độc giả thông tin hữu ích về định nghĩa và vai trò của BCP cũng như giải pháp tối ưu hóa kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp. Để trải nghiệm phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu thị trường 1Office, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

  • Hotline: 083 483 8888
  • Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
  • Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

Từ khóa liên quan: BCP là gì, Kế hoạch Kinh doanh Liên tục, quy hoạch kinh doanh liên tục là gì

Back to top button